Meest recente berichten

Het is inmiddels moeilijk voor te stellen, maar zo’n 20 jaar geleden werkten de meeste klantenservices met postbussen. Had je een klacht? Dan stuurde je maar een brief. Een organisatie die zo met klanten omgaat, zou nu niet meer kunnen bestaan. Er is ongelofelijk veel veranderd in het domein van de klantenservice. Webcare is hierin het sleutelwoord en zal dat voorlopig nog wel even blijven. In dit blog lees je er alles over, van definities tot trends, toepassingen en tools.

Wat is webcare?

Webcare is nu een vanzelfsprekendheid bij iedere organisatie die klanttevredenheid hoog in het vaandel heeft staan. De term webcare lijkt echter geen vaste betekenis te hebben en wordt te pas en te onpas gebruikt. Sommige mensen vinden elke reactie op online berichten al onder webcare vallen, anderen zweren bij de term, zodat ze ’het gevat reageren op social media comments’ een naam kunnen geven.

Maar deze definities zijn nogal technisch, terwijl webcare vooral draait om het doel; (potentiële) klanten online helpen om hun problemen, vragen, klachten of opmerkingen op te lossen. In de kern is dat webcare: online klantenservice. Omdat klanten zich online voor het overgrote deel via social media kanalen laten horen over merken, zou je in plaats van online klantenservice ook social media klantenservice kunnen zeggen.

Wat is webcareniet?

Webcare is dus niets meer en niets minder dan online klantenservice. Waar mensen webcare zeggen bedoelen ze echter vaak iets anders. We leggen deze begrippen voor de duidelijkheid nog even uit.

Community management:

Eén van de vakgebieden die zeer regelmatig wordt aangezien voor webcare. Maar het doel van community management is niet direct om klanten te helpen, maar volgers of publiek te betrekken, te vermaken of nieuw publiek te vinden. De handeling – reageren op social media posts of reacties – is hetzelfde, hoewel je als community manager vooral reageert op comments onder eigen posts.

Voorbeelden hiervan zijn er genoeg:

Reputatiemanagement:

Deze vorm van reageren op social media wordt ook nog weleens verward met webcare. En net als bij community management zit het voornaamste verschil hier in het doel dat je er als merk mee hebt. Bij reputatiemanagement gaat het niet om het helpen van klanten, maar om het ingrijpen bij klachten of vragen die uit de hand lopen om je reputatie te beschermen. Webcare is meestal ondergebracht bij klantenservice, terwijl reputatiemanagement gewoonlijk belegd is bij communicatie-afdelingen.  

Vormen en toepassingen van webcare

Er zijn verschillende manieren waarop je webcare in de praktijk kunt aanpakken. De belangrijkste verschillen worden gemaakt over twee assen; webcare kan proactief of reactief zijn, en open of gesloten.  

Reactieve webcare

Reactieve webcare is de basis-variant van online klantenservice, waar veel organisaties mee starten bij hun eerste stappen in webcare-land. Reactieve webcare beslaat het behandelen van klachten die expliciet aan een organisatie gericht worden. Een bericht op jouw Facebook-pagina, een @-mention op Twitter of een DM op Instagram zijn hier de meest logische voorbeelden van.

Proactieve webcare

Als jouw webcare-tool het zoeken naar keywords ondersteunt, kun je de volgende stap zetten met proactieve webcare. Dit komt ook neer op het behandelen van klachten, vragen en opmerkingen – het blijft immers webcare – maar je reageert hierbij ook als het bericht niet expliciet aan jou gericht is.

Het gaat dan bijvoorbeeld om Facebook-berichten op andere pagina’s of tweets zonder @-mention aan jou. Het grote voordeel van proactieve webcare is het verrassingseffect. Mensen hebben niet automatisch de verwachting dat ze na deze berichten geholpen worden. Als jij dat dan toch doet, zijn ze extra tevreden.

Bedankt voor je proactieve reactie. Op zich kan ik nu prima verder maar eigenaardig is het wel. Hier is een screenshot, daarin zie je ook dat de menu's gewoon in het Engels zijn. pic.twitter.com/pknLrtZ7h6

— Tony? (@caselongo) 2 mei 2019

Open webcare

Open webcare is de webcare die je op het openbare deel van een social media platform uitvoert. Het gaat om berichten die iedereen kan zien, zoals tweets, Facebook-comments en posts en dergelijke. Dit zijn de berichten die, als je ze niet tijdig behandelt, uit de hand kunnen lopen en in het domein van reputatiemanagement kunnen komen. Om escalatie te voorkomen en privacy te waarborgen, vragen veel organisaties na een eerste publiekelijke reactie om het gesprek ‘gesloten’ voort te zetten.

Een belangrijk voordeel van het feit dat iedereen kan meekijken, is echter dat je mogelijk meerdere mensen met een zelfde vraag tegelijk kunt helpen. In de praktijk komt dit zelden voor.

Gesloten webcare

Gesloten webcare is een soort online één-op-één gesprek. Alleen jij als organisatie en je klant kunnen het gesprek bekijken. Het grote voordeel hiervan is dat je eventueel wat persoonlijkere gegevens, zoals klantnummer, adres en telefoonnummer kunt vragen om de klant beter te helpen. Zoals gezegd begint een gesprek vaak open, om het vervolgens gesloten verder te behandelen. Voorbeelden van gesloten berichten zijn DM’s op Twitter, Facebook en Instagram.

Trends in webcare

Klantenservice is dus al tientallen jaren in beweging, en zal dat de komende jaren nog zeker blijven. Webcare blijft centraal staan, maar er ontstaan wel verschillende nieuwe trends waar het vak mee te maken krijgt, die vooral ingegeven worden door technologische vooruitgang en steeds hogere eisen van de consument.

1. Customer experience

Webcare wordt tegenwoordig niet meer als losstaand vak beschouwd, maar als onderdeel van een breder domein dat zich focust op klantbeleving: customer experience (ook wel CX genoemd). Hier gaat het om de volledige ervaring die een klant heeft in contact met een organisatie. Van het kopje koffie in de showroom tot de verpakking van een opgestuurd pakketje en – jawel – de online klantenservice.

Als je dit soort zaken in één domein onderbrengt, geeft dat je de kans om de verschillende dienstverlenende aspecten op elkaar af te stemmen. Ook interne samenwerking wordt een stuk eenvoudiger en soepeler. Een zeer positieve trend, want een klant is niet geholpen met een piekfijn online antwoord als de offline behandeling vervolgens te wensen overlaat. Lees hier waarom deze afstemming één van de belangrijkste eigenschappen van de ideale webcare-medewerker is.

2. 360-graden klantbeeld

Als je die volledige klantervaring samenbrengt, kun je ook veel meer klantdata met elkaar gaan koppelen. Door gegevens uit je webcare-systeem bijvoorbeeld te koppelen aan je CRM-systeem, ontstaat er een zogenaamd 360-graden klantbeeld. Wanneer heeft een klant bijvoorbeeld jouw product aangeschaft? Heeft hij eerder al contact gehad met de telefonische klantenservice? En wat was zijn klacht via webcare? Zo krijg je een beter idee van waar je klant mee zit en kun je hem gerichter helpen.

3. Chatbots/AI

Je kunt tegenwoordig geen webcare meer zeggen of iemand roept er ‘chatbots’ of ‘artificial intelligence’ achteraan. Doordat de technologie zich in rap tempo ontwikkelt binnen dit domein, zijn de mogelijkheden de afgelopen jaren sterk uitgebreid. Chatbots die vragen van klanten beantwoorden in plaats van webcare-agents zorgen voor efficiëntie en verdelen de werkdruk beter over medewerkers. Maar er kleven ook nadelen aan. In dit chatbot-blog schreven we er een uitgebreid verhaal over.

4. Persoonlijke webcare 2.0

De tegenhanger van de trend waarin technologie en automatisering een alsmaar belangrijkere rol krijgt, is de trend waarin webcare juist steeds persoonlijker wordt. Door een 360-graden klantbeeld is het immers mogelijk om steeds meer over je klant te weten te komen. Daardoor kun je hem ook beter helpen, verrassen of zelfs aan je merk binden. Veel experts betogen dat dit dé manier is waarop de menselijke maat zich in service nog kan onderscheiden van steeds slimmer wordende machines.

Hier hebben we 3 tips geschreven voor het creëren van een unieke klantbeleving.

Webcare tools

Eén van de meest gestelde vragen die we te horen krijgen als we het hebben over de enorme voordelen van webcare voor je organisatie, is: hoe? Webcare is, zoals gezegd, interessant voor iedere organisatie die geeft om zijn klanten. Veel merken denken echter ten onrechte dat de tools daarvoor te hoog gegrepen zijn.

Dat hoeft absoluut niet het geval te zijn. Je kunt webcare desnoods stapsgewijs aanpakken, met tools die steeds geavanceerder worden.

1. Social media platformen

Je zou kunnen beginnen met webcare via social media platformen zelf. Wanneer je nog niet veel berichten te verwerken krijgt, en begint bij één platform dan werkt dat prima. Start bijvoorbeeld met Facebook en stel je app zo in dat je meldingen krijgt voor elk bericht dat er op je pagina wordt geplaatst. Wordt de stroom berichten te groot om te behandelen, dan kun je denken aan een single-platform tool.

2. Single-platform tools (bijv. Tweetdeck)

Een single-platform tool als Tweetdeck stelt je in staat om berichten te ordenen en organiseren voor één platform (in dit geval Twitter). Daardoor komen berichten gestructureerd binnen en blijft het ook met een grotere hoeveelheid behapbaar om klanten van een reactie te voorzien.

3. Webcare-tools (bijv. Coosto)

Wil je webcare verlenen op meerdere platformen of accounts, of wil je een betere workflow (zoals werken met een team, resultaat en voortgang meten), dan is een volledige webcare-tool als Coosto onmisbaar. Alle berichten van alle platformen kun je laten binnenkomen in één grote inbox die je georganiseerd kunt behandelen.

Wanneer jouw webcare-tool ook een social media monitoring module bevat (bijvoorbeeld Listen in Coosto), dan kun je bovendien proactieve webcare verlenen.

Je hebt al kunnen lezen wat crisismanagement is en wat de impact is van een reputatiecrisis. Maar enig idee welke actie je moet ondernemen als er zich een crisis voordoet? Misschien niet. En dat is wel belangrijk, want de negatieve gevolgen kunnen schadelijk zijn voor je merk. Als crisismanagement eenmaal is ingebed in je organisatie – cruciaal om snel te kunnen anticiperen – heb je drie keuzes als er sprake is van een crisissituatie. Deze drie hoofdpijlers zijn gebaseerd op traditionele marketingcommunicatiedoelstellingen en gaan je verder helpen ‘when shit hits the fan’.

‍

1. Kennis - informatievoorziening

Als je kiest voor informatievoorziening, dan voorzie je mensen van informatie om foutieve geruchten te ontkrachten, onterechte zorgen weg te nemen of informatievragen te beantwoorden. Dat kan middels een persbericht, maar ook een tweet, Facebookpost of rectificatie bijvoorbeeld.

CASE: Albert Heijn

In januari 2017 plaatste een klant een bericht op de Facebookpagina van Albert Heijn. Een bericht dat niet alleen 9000 keer werd gedeeld, maar ook kon rekenen op meer dan duizend reacties. De klant wilde mensen waarschuwen voor pannen – afkomstig van Albert Heijn - waar wellicht giftige stoffen in zaten. Waarom? Haar vogels hadden de dood gevonden nadat ze de pannen had gebruikt.

De klantenservice van de Albert Heijn reageerde vrij snel op het bericht, nam contact op met de klant en gaf vervolgens terugkoppeling op social.

Het bericht riep veel vragen en reacties op. Daarom besloot Albert Heijn niet alleen in de comments, maar ook met een algemeen bericht op de eigen Facebookpagina klanten te informeren, om zo duidelijkheid te scheppen.

Albert Heijn laat heel duidelijk weten dat de pannen gewoon veilig zijn voor mens en dier. Daarbij geeft ze aan al contact te hebben gehad met mensen die vragen hadden over de pannen in combinatie met vogels. Ook geeft de winkelketen aan met de leverancier verder onderzoek te doen, waardoor klanten voelen dat er wordt geluisterd. Een goede manier om met een dergelijke crisissituatie om te gaan.

2. Houding - betekenisgeving

Als je kiest voor betekenisgeving, dan neem je een stelling in en geef je jouw mening over de crisissituatie of een bepaalde discussie. Een statement of excuusbrief wordt hier vaak voor gebruikt.

CASE: SIRE

In juli lanceerde SIRE de nieuwe campagne ‘Laat jij jouw jongen genoeg jongen zijn?’. Een campagne waarmee de organisatie Nederlandse opvoeders aan het denken wil zetten over hun gedrag tegenover jongens. Het onderwerp werd breed opgepakt en online werd er flink gediscussieerd.

SIRE zag de berichten voorbijkomen en concludeerde dat de campagne meer duiding nodig had, om ervoor te zorgen dat men begreep waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. De teller aan reacties stond inmiddels zó hoog, dat SIRE besloot haar volgers meer tekst en uitleg te geven middels een statement:

In het statement erkent SIRE de discussie die is ontstaan. De organisatie geeft aan hier blij mee te zijn, juist omdat SIRE lastige onderwerpen bespreekbaar wil maken. Dat maakt dit statement meteen zo krachtig: de organisatie neemt een duidelijk standpunt in. SIRE blijft achter de keuze staan om deze campagne te lanceren en sluit af met de visie op haar werk. Of ze daarmee iedereen aan hun kant hebben staan? Nee. Maar door een krachtig statement te maken, is een crisis zeker afgewend. Een aanpak die de organisatie én haar merkwaarden siert.

3. Gedrag - schadebeperking

Bij schadebeperking onderneem je een beleidsmatige handeling om de schade aan je reputatie direct te beperken. Denk daarbij aan een terugroepactie of een schadevergoeding.

CASE: Halloween Costumes

Een simpele ‘sorry’ of uitleg is soms niet genoeg. Mensen kunnen expliciet eisen dat je actie onderneemt, maar de ophef kan ook zo hevig zijn dat er gewoonweg geen andere optie overblijft. Dat was het geval bij de Amerikaanse webshop HalloweenCostumes.com. De webshop verkocht een Anne Frank-pakje als halloweenkostuum. Wellicht goed bedoeld, gezien de bijbehorende tekst op de website (‘We kunnen altijd leren van de geschiedenis’), maar het sloeg de plank natuurlijk volledig mis. Social media dacht daar hetzelfde over.

Carlos Galindo-Elvira, die wordt vermeld in bovenstaande tweet, is de regionale directeur van de Anti-Defamation League Arizona. Een organisatie die zich inzet tegen haat, discriminatie en hypocrisie in alle vormen, gericht tegen alle groeperingen. Ook hij laat zich uit over dit onderwerp.

Het duurde niet lang voordat Halloween Costumes kwam met een officieel statement: ze gaf aan direct te stoppen met de verkoop van het kostuum.

Een verstandig besluit, al bleven mensen vraagtekens hebben. Waarom verkocht het bedrijf überhaupt dit kostuum? Hoe is het mogelijk dat dit idee tot uitwerking is gekomen? Was het een slechte publiciteitsstunt?

Al met al kritische geluiden. In dit geval was er actie nodig vanuit Halloween Costumes om ervoor te zorgen dat de situatie verder zou escaleren, en het bedrijf heeft het daarbij gelaten. Ergens een gemiste kans. Ik vergelijk het weleens met een bijensteek. Gestoken worden is pijnlijk, maar het insect vervolgens opruimen en zalf over de plek smeren is niet afdoende. Dit bedrijf had de angel uit de zere plek kunnen halen door persoonlijk te reageren op kritische comments. Uitleg geven of nogmaals excuseren. Misschien zou dit tevens hét moment zijn om nog eens goed te kijken naar het aanbod van kostuums. Zitten er inderdaad nog andere kostuums tussen die klanten als beledigend kunnen ervaren? Dán zouden ze proactief aan de slag gaan met het verbeteren van de reputatie en hebben klanten het idee dat er naar hen wordt geluisterd.

We splitsen crisismanagement hier op in 3 pijlers, maar dat wil niet zeggen dat je er altijd maar voor één moet kiezen. Integendeel. De sterkste statements en reacties ontstaan juist doordat je ze met elkaar combineert. Gebruik de pijlers daarom vooral om tijdens elke periode ergens de nadruk op te leggen. Zo kun je focussen op het aspect dat in dat uur / op die dag het belangrijkst is. En hoe onverwachts een reputatiecrisis ook plaatsvindt, je kunt je er altijd op voorbereiden.

1. Het analyseren van lopende campagnes

Als je social media strategie staat en je begint campagnes te draaien, dan zijn (tussentijdse) resultaten belangrijk. Hoe worden bepaalde social posts ontvangen? Op welke kanalen en tijdstippen wordt een update beter gelezen? Hoeveel potentieel bereik leveren al je inspanningen op? Welke (invloedrijke) personen hebben het over je merk of campagne? Door te monitoren, krijg je antwoord op die vragen. Zo kun je bijsturen waar nodig, of misschien wel je toekomstige content aanpassen omdat het niet converteert.

2. Werken aan je reputatie

Wat wordt er over je gezegd? Door wie? Hoe invloedrijk zijn die personen? En met welk sentiment wordt er over je merk gepraat? Een aantal vragen die centraal staan bij reputatiemanagement. Dankzij monitoring ben je in staat tijdig een stijging of daling in sentiment te signaleren. Dat geeft je de mogelijkheid om in te spelen op kansen die je merkreputatie helpen te versterken, maar kan ook een crisis voorkomen.

Dat monitoring belangrijk is, ervoer de Rabobank een paar jaar geleden. Alexander Klöpping (CEO Blendle) liet zich negatief uit over de bank, wat veel reacties opriep.

Bij de Rabobank kun je 15 maanden je transacties online terugkijken. Voor de rest moet je betalen. €5 per afschrift. Fuckers.

— Alexander Klöpping (@AlexanderNL) July 28, 2014

Doordat Rabobank dit op tijd signaleerde, kon ze tekst en uitleg geven bij deze regelgeving. En ook al werd het probleem daar niet mee opgelost, de uitleg werd wél gewaardeerd. Een goed voorbeeld dat laat zien hoe Rabobank aan het roer staat van haar reputatie.

@Rabobank echt, laat ff iemand uitproberen hoe het rekening-opheffen-proces is aan klantkant. It’s not pretty. Maar dank voor de reactie.

— Alexander Klöpping (@AlexanderNL) July 28, 2014

3. De doelgroep leren kennen

Misschien staan er al buyer persona’s centraal in je marketingstrategie. Maar die zijn vaak gebaseerd op kwalitatief onderzoek. De aannames die je doet op basis van dat kwalitatief onderzoek, kun je toetsen met monitoring. Specifieke content publiceren en monitoren (hoe wordt het ontvangen?) levert je inzichten op.  Inzichten waardoor je jouw doelgroep beter leert kennen. Je scherpt zo je persona’s aan, maar misschien ook wel je product. Luisteren naar je doelgroep wil namelijk ook zeggen dat je ervaringen en reviews tegenkomt. En ook die geven relevante inzichten. Monitoring wordt daarom ook vaak ingezet om producten of diensten te verbeteren.

Starbucks heeft dit goed aangepakt via ‘My Starbucks Idea’. Klanten kunnen hier ideeën en suggesties geven met betrekking tot de producten en diensten van Starbucks. Zo leren ze niet alleen de behoeftes van hun doelgroep beter kennen, maar zijn ze ook in staat aanpassingen door te voeren als een grote groep hier om vraagt. Als Starbucks gebruikmaakt van social media monitoring, zien ze daarbij ook de suggesties die niet rechtstreeks aan de keten gericht zijn.

Thanks for the suggestion! ? You can share your idea with us on our website: https://t.co/4VdT6jrspU

— My Starbucks Idea (@MyStarbucksIdea) December 12, 2016

4. Social benchmarking

Monitoring geeft statistieken en inzichten, maar hoe weet je hoe je deze inzichten moet interpreteren? Een potentieel bereik van 80.000 zegt namelijk niks als je het nergens mee kan vergelijken. Om die reden is social benchmarking belangrijk. Dat doe je bijvoorbeeld door je resultaten af te zetten tegenover een vorige periode. Óf tegenover de concurrentie. Welke social kanalen gebruiken ze? Hoe vaak plaatsen ze iets op social? Hoeveel engagement krijgen ze op social posts? Gebruik de inzichten uit monitoring om te vergelijken.

Een start maken met social media monitoring is dus één, maar bepaal van tevoren altijd eerst je doel. Probeer daarbij niet in de verleiding te komen om teveel tegelijkertijd te willen monitoren. Richt je pijlen op een toepassing die voor jouw organisatie momenteel het meest relevant is en begin klein. Zodra je eerste resultaten intern kunt delen – en daardoor een steeds groter draagvlak krijgt – loont het zich om monitoring in te zetten voor meerdere toepassingen.

Weet je waar je social media monitoring voor wilt gebruiken maar weet je nog niet wat je dan moet monitoren? Lees dan het blog 'social media monitoring: wat je moet meten', zodat je er vandaag nog mee aan de slag kan.

Storytelling in optima forma

Er wordt in marketing en communicatie al zeker een decennium volop gesproken over storytelling. Verhalen zijn vermakelijker, worden beter onthouden en wekken meer emotie op dan standaard berichten, lijsten, of – toegegeven – blogposts zoals deze. Toch zijn er maar weinig marketeers en communicatieadviseurs die de techniek goed onder de knie hebben.

Daarom is het goed om eens bij de entertainment-industrie te spieken, waar de echte professionals zitten. Op Netflix vind je honderden ontroerende, grappige of anderszins pakkende documentaires die zoveel verder gaan dan platgeslagen video’s met daarin een opsomming van feiten. Wat je van Netflix kan leren: ga voorbij aan de droge feiten, want het is vaak het verhaal áchter het nieuws dat de aandacht trekt.

Veel mediabedrijven hebben dat trucje inmiddels al afgekeken. Het stuk van Het Parool over een mysterieuze Japanner die veertig jaar lang brieven schreef aan een Volendams hotel, vind ik zelf het ultieme voorbeeld van storytelling. Het verhaal telt een duizelingwekkende 5971 woorden, maar als je content goed genoeg is, doet die lengte er blijkbaar niet eens toe. Het verhaal werd op X meer dan 500 keer gedeeld.

Ene Mr. Kaor stuurt al tien jaar wekelijks dezelfde brieven naar Hotel Spaander in Volendam. Maar wie Mr. Kaor? Paroolredacteur Lex Boon zet alles op alles om de mysterieuze afzender te vinden en komt in een bloedstollend verhaal terecht.https://t.co/nB45bSAxtF

— Het Parool (@parool) 29 december 2018

Na Hollywood en Hilversum is het nu aan social media marketeers om onze storytelling-vaardigheden uit de kast te halen. Probeer daarom vanaf nu, net als Netflix, met pakkende verhalen de show te stelen op social media.

De 20-80 regel

Waarom heeft (bijna) iedereen van Netflix-series als Breaking Bad, La Casa de Papel en Narcos gehoord, maar zijn films als Luka Chuppi, Les Goûts et Les Couleurs en Ek Ladki Ko Dekha Toh Aisa Larga minder bekend bij het publiek?

Voor elke succesvolle en viral serie die Netflix in haar aanbod heeft, zijn er minstens 4 veel minder populaire shows en films. De vergelijking met jouw social media content is gemakkelijk te maken. Ook daar scoort hooguit 20% van je posts waarschijnlijk zo’n 80% van je views. Maar Netflix toont aan dat dit helemaal geen probleem hoeft te zijn. Sterker nog, het brede aanbod met enkele populaire uitschieters is één van de redenen waarom het een breed publiek aanspreekt en daarmee succes heeft. Iets om mee te nemen in je content: die posts met wat minder likes, clicks of comments zijn heus niet zo’n ramp en bedienen misschien alleen de fijnproevers.

Mix van eigen en gecureerde content

Als je de Netflix-app opent, valt op dat het bedrijf met bovengemiddelde trots haar eigen werk presenteert: de Netflix Originals. De streamingdienst is namelijk niet alleen een doorgeefluik van series en films, maar is sinds een aantal jaar zelf ook productiemaatschappij. Met uniek eigen werk kan Netflix haar onderscheidend vermogen behouden ten opzichte van andere aanbieders van video-content.

Toch had het merk nooit zo’n succes kunnen worden als het alleen zou leunen op eigen producties. Daarom is een groot deel van haar content van andere productiemaatschappijen. Je zou het gecureerde, gedeelde content kunnen noemen.

Die mix van eigen en gecureerde content is wat Netflix zo sterk maakt en het vormt meteen een mogelijke succesformule voor jouw social media content. Soms zijn marketeers – onnodig – wat huiverig om content van anderen te lenen of ernaar te linken. Juist als je er niet voor terugdeinst om goed werk van anderen (misschien zelfs concurrenten) te delen, leren mensen dat ze jou moeten volgen voor kwalitatieve content in jouw domein, ongeacht de afzender.

Formules en categorieën

Hoe onpraktisch zou het zijn als je willekeurig door alle Netflix-films en serie-afleveringen zou moeten scrollen tot je iets naar keuze gevonden hebt? De categorieën (zoals Films met goede kritieken, comedy, thrillers) zijn een zegen om snel te navigeren naar wat jij interessant vindt. En als je één aflevering van een serie leuk vindt, dan binge je natuurlijk meteen de tweede, derde, vierde, enzovoort.

Toch is veel marketing-content niet zo praktisch ingedeeld. Ga eens voor jezelf na (wij hebben dat ook zojuist gedaan en beseffen dat er nog wel wat te verbeteren valt): gebruik je al content-categorieën, formats of series? Kunnen klanten of prospects er van op aan dat je bepaalde content op gezette tijden en dagen publiceert? Is er voor je publiek een gemakkelijke manier om content te volgen en andere te negeren? Door dit soort zaken piekfijn in orde te maken zorg je ervoor dat je content voorschotelt die aansluit bij de persoonlijke wensen van jouw volgers.

Sit back and relax

Weet je hoe je ook betere content maakt? Door af en toe juist niet bezig te zijn met betere content. Creatieve geesten zijn erbij gebaat om niet altijd ‘aan’ te staan. De beste ideeën komen voort uit periodes van rust. Dus heb je last van een writer’s block? Neem die bak chips en fles cola er gerust bij en slinger je Netflix aan. Ik betwijfel of je werkgever jouw avonden voor de buis als werkuren goedkeurt, maar je bent hoe dan ook weer opgeladen om de volgende dag weer content te knallen. Geniet ervan!

Applaus fascineert me. Een bijzondere, communicatieve uiting die teruggaat tot in ieder geval het Romaanse rijk. Een emotionele vorm van communicatie die, zoals we weten, veel verder gaat dan woorden. Juist het non-verbale maakt het mooi, moeilijk te vangen en genuanceerd. Hoe je op verschillende manieren kunt klappen en daarmee subtiel een andere betekenis kan geven. In mijn beleving is dat subtiele en diepgaande er een beetje af in ons dagelijks leven op social media. Of vergis ik me?

Likepods vs. klapvee

Zogenaamde likepods vormen een bijzonder fenomeen op – met name - Instagram. Social posts die snel veel likes verdienen, worden door het algoritme vaker vertoond en ontvangen hierdoor weer meer likes. Om dat te beïnvloeden zijn veel influencers likepods gestart. Het idee? Een groep die met elkaar afspreekt elke nieuwe post van een lid van die groep te liken of van een comment te voorzien, om zo het algoritme voor de gek te houden en posts vaker te laten vertonen. Een dubieuze praktijk, die door Instagram ook zoveel mogelijk uitgebannen wordt. Zo oppervlakkig was het vroeger niet, toch?

Maar dan lees ik ineens iets over theater in de achttiende en negentiende eeuw. Toen was applaudisseren een heus vak. Je kon ingehuurd worden om het applaus te verzorgen bij theatervoorstellingen of politieke bijeenkomsten. Je hoefde de inhoud niet eens daadwerkelijk te waarderen, als je maar braaf de handen op elkaar kreeg. Zo’n groep mensen die voor een basistarief applaus kwam afleveren, werd klapvee genoemd, een term die nu ook nog weleens voorbij komt. Waardering ‘kopen’ is dus een fenomeen dat veel ouder is dan je misschien zou denken.

Internettrollen vs. Boe-roepers

Online hechten we veel waarde aan de mening van anderen. Met sterren en cijfers laten we weten wat we van ons Airbnb-appartementje of onze Uber-chauffeur vonden. Een lage rating zorgt voor minder vertrouwen en in het vervolg minder klanten. Dat speelt kwaadwillende in de kaart. Zij kunnen dit gegeven namelijk gebruiken om anderen zwart te maken, door bewust slechte recensies achter te laten of negatieve reacties te plaatsen. Deze internettrollen zijn moeilijk aan te pakken en hebben een enorme impact; ze kunnen naar verluidt zelfs verkiezingen beïnvloeden. Gelukkig was vroeger alles beter, toch?

Dat blijkt ook een illusie. Want dat klapvee van zojuist? Die mensen kon je kennelijk ook inhuren om het omgekeerde te doen. Als je voldoende geld op tafel legde, kreeg je de garantie dat de oppositie uitgejoeld werd of dat er negatieve zaken werden geroepen over een concurrerende theatervoorstelling. 

Likes lokken likes uit vs. sociale klappers

Wist je dat een social media post zonder likes veel moeilijker van de 0 afkomt, dan dat hij van bijvoorbeeld 3 naar 4 gaat? Als een post eenmaal likes ontvangt, is het hek van de dam en kan de teller snel oplopen. Hoe dat komt? Likes blijken een sociaal fenomeen te zijn. Als je ziet dat een connectie van je een post van commentaar voorziet of een like toewijst, ben je veel eerder geneigd hetzelfde te doen. Het is in die zin veel ‘enger’ om de eerste te zijn die een like uitdeelt aan een post. Klinkt dit niet herkenbaar? Vergelijk het dan eens met onderstaand sociaal experiment. Wedden dat jij er ook zou intuinen?

Is dat met good-old applaus heel anders? Think again. Ook applaus is een sociale aangelegenheid. Wanneer iemand begint met klappen, klapt de rest van het publiek gewoon mee. Dat heeft met conformiteit te maken, een haast automatische drang om gedrag van anderen te kopiëren. Heel lang geleden was dat instinct een goede manier om je overlevingskans te vergroten. Nu is het vooral een bijzonder overblijfsel van oude tijden, dat door marketeers en communicatieprofessionals nog dagelijks dankbaar wordt gebruikt.

Viral content vs. staande ovatie

Viral content is misschien wel de droom van een content marketeer. Jouw content die zó goed wordt ontvangen dat mensen hem massaal delen en hij de wereld over gaat; het lijkt de ultieme uiting van waardering. Maar van de andere kant… een post delen is in feite ook maar één druk op een simpele knop. Een bekende meme luidt dat achter iedere ‘hahahaha’ een neutraal kijkende internetgebruiker schuilgaat aan de andere kant van het scherm. Wordt de mate van daadwerkelijke waardering niet vaak overschat?

Voor een laatste keer gebruiken we deze blik op de offline wereld. Ben je ooit naar een theatervoorstelling geweest die níet met een staande ovatie werd afgesloten? En zelfs als dat zo is, vergelijk alle staande ovaties eens met elkaar. Waren al die voorstellingen nu echt even goed? Een staande ovatie zou de ultieme blijk van waardering moeten zijn, maar is in de praktijk aan inflatie onderhevig. We gebruiken een staande ovatie in het theater te pas en te onpas, en niet zelden is het meer een blijk van beleefdheid of conformiteit dan waardering.

Zelfs het subtiele, genuanceerde van applaus (in frequentie of volume bijvoorbeeld) kent een moderne variant. We deden met de social media monitoring tool Coosto Listen namelijk onderzoek naar emoji-gebruik in Nederland en Vlaanderen, en daarin kwamen we veel meer subtiele betekenissen tegen dan je misschien zou verwachten van de bekende gele poppetjes.

Behoefte aan waardering is van alle tijden

Dit soort vergelijkingen helpen als je cynisch dreigt te worden door een ‘steeds oppervlakkiger social media landschap’. Want het blijkt niet uit te maken of we emoji gebruiken, sterren, likes, shares of het ‘ouderwetse applaus’. Of het online of offline is. De behoefte aan waardering is van alle tijden. Waardering streelt niet alleen ons ego, maar is ook broodnodig om inkomsten te blijven behouden als je beroep lijkt op dat van een theatermaker, Instagram-influencer of content marketeer. De manieren waarop we die waardering uiten en manipuleren lijkt door de jaren heen niet eens zo sterk veranderd te zijn ?...

Wat is social media monitoring?

Social media monitoring (ook wel social listening genoemd) is het structureel volgen en in kaart brengen van actuele berichtgeving over een bepaald onderwerp op social media platformen. Dat onderwerp kan een organisatie zijn, maar ook berichten over campagnes, concurrenten, branches of een ander relevant thema.

Social media monitoring is in de praktijk echter ook een synoniem voor de bredere begrippen online monitoring en media monitoring. Social media monitoring beperkt zich namelijk vrijwel nooit tot enkel social media. Meestal worden ook andere bronnen doorzocht waarop dynamische online content wordt geplaatst, zoals nieuwssites, blogs, reviewsites en fora. In sommige gevallen worden die nog verder aangevuld met berichten van radio, televisie en printmedia. 

Waar kun je social media monitoring toepassen?

Social media monitoring is als instrument mateloos populair onder marketing- en communicatieprofessionals. Deze beroepscategorie heeft er in de uitoefening van het vak bij uitstek baat bij om te weten wat er rond hun organisatie speelt, wat de maatschappelijke tendens is en wat er openbaar gezegd wordt. Er zijn echter veel manieren waarop die kennis binnen een organisatie kan worden toegepast. Een opsomming van de 5 belangrijkste:

1. PR & Communicatie

Door media te monitoren krijg je zicht op meningen en opinies over jouw organisatie of andere relevante thema’s. Met die kennis op zak maak je slimmere communicatiebeslissingen.

2. Branding 

Met social media monitoring kun je de earned media van jouw merk of organisatie meten. Door de ontwikkeling daarin bij te houden, stel je gemakkelijk vast hoe succesvol en viral je campagnes zijn geweest.

3. Crisiscommunicatie

Als je social media goed weet te monitoren tijdens een crisissituatie, kun je snel handelen en de impact van een crisis beperken.

4. Contentmarketing

Door social media monitoring weet je altijd wat er speelt rond jouw merk, product of branche. Zo beschik je over een constante stroom aan ideeën voor nieuwe social media posts.

5. Webcare

Als je de berichtgeving over je organisatie bijhoudt, ziet je ook vragen en klachten die niet aan jouw organisatie gericht zijn. Met behulp van media monitoring kun je er toch snel en simpel op reageren.

Hoe kunnen social media monitoring tools helpen?

Social media monitoring zonder technologische hulpmiddelen is onbegonnen werk. Er worden elke dag honderden miljoenen berichten online geplaatst, op honderdduizenden bronnen, en slechts een fractie daarvan is voor jou relevant. Die berichten handmatig gaan doornemen is als zoeken naar een speld in een hooiberg. 

Het is bovendien een illusie om te denken dat je ook al voldoende op de hoogte bent als je alleen de organisatie-accounts op social media 'bijhoudt'. Je gaat dan namelijk 99% van de relevante berichten missen, aangezien er veel meer óver organisaties wordt gesproken dan dat er tégen hen wordt gezegd.

Je ontkomt er dus niet aan: wie 'social media monitoring' zegt, moet ook 'tools' zeggen. Gelukkig zijn die er inmiddels in overvloed. We onderscheiden 3 categorieën tools die je kunnen helpen met social media monitoring. 

a. Gratis online alerts

De laagste drempel in social media monitoring tools is die van de gratis online alerts. Je maakt in zo'n tool een zoekopdracht aan op een relevant trefwoord en krijgt een mailtje of notificatie zodra er nieuwe berichten worden gevonden die dat trefwoord bevatten.

Groot nadeel: eigenlijk mogen deze tools geen social media monitoring tools heten, want in de regel kunnen ze geen social media doorzoeken. De mogelijkheden zijn daarnaast zeer beperkt. Het belangrijkste voordeel is dan weer dat ze zonder uitzondering geheel gratis zijn, en zo een mooi eerste opstapje vormen naar professionelere tools.  

Bekendste voorbeeld: Google Alerts (zie afbeelding)

b. Platform-specifieke tools

De volgende stap is die naar een platform-specifieke tool. Deze categorie tools zijn al een stuk uitgebreider, en bieden je bijvoorbeeld de mogelijkheid om meerdere zoekopdrachten aan te maken en te blijven volgen. Ze bieden filteropties en beter inzicht in social media dan het gewone platform dat doet.

Ook deze categorie tools is meestal gratis, maar daar kleven dan ook kanttekeningen aan. Ze zijn platform-specifiek, wat wil zeggen dat ze maar voor één of enkele platformen functionaliteit hebben (bijvoorbeeld alleen Twitter of Facebook). Voor een compleet beeld zou je dus voor elk kanaal zo'n tool moeten beheren, wat een volledig onwerkbare situatie oplevert. 

Bekendste voorbeelden: Tweetdeck (zie afbeelding), Creator Studio. 

c. Professionele tools

De eerste twee categorieën voldoen meestal voor persoonlijk gebruik, maar het is niet voor niets dat vrijwel elke organisatie grijpt naar professionelere social media monitoring tools. Deze zijn in veel gevallen naar wens samen te stellen, kunnen de meeste grote platformen doorzoeken en hebben eindeloze opties. Daarnaast tonen ze niet alleen berichten, maar voegen ze er 'meta-informatie' aan toe. Dit wil zeggen dat deze tools niet alleen naar een bericht zelf kijken, maar ook naar de informatie die daaraan hangt: zo kunnen deze tools meestal ook bereik, sentiment (positief of negatief), auteurs, aantal comments en website-informatie te tonen. 

Alle beschikbare professionele tools werken op abonnementsbasis: je betaalt een maand- of jaarbedrag, en soms is er een gratis testperiode. De kosten zijn af en toe voorgedefinieerd, maar meestal afhankelijk van je wensen.

Toch zijn er ook niet alle professionele tools gelijkwaardig aan elkaar. Er zijn behoorlijke kwaliteitsverschillen. Binnen de Benelux komen organisaties in hun zoektocht meestal bij de social media monitoring tool van Coosto uit, en daar hebben ze goede redenen voor:

• Coosto doorzoekt meer dan 1,5 miljoen Nederlandstalige bronnen: grootste dekking van alle beschikbare tools.
• Coosto biedt volop extra meta-informatie zoals gerelateerde reacties, geplaatste URL’s, pr-waarde en nog veel meer.
• Coosto biedt een gebruiksvriendelijke interface die iedereen zo onder de knie heeft.
• Coosto doet prijsvoorstellen op maat: de kosten zijn helemaal afhankelijk van jouw wensen en situatie. 
• Coosto is all-in-one: naast monitoring heb je ook de mogelijkheid om te publiceren en reageren op social media. 

Welke social media tool past bij mij?

Social media monitoring? Of toch een tool om alleen te publiceren of juist te reageren op social media? Wat het best bij jou past? Dat kun je zelf testen met onze keuzehulp!

Pinterest voor meer verkeer naar websites en -shops

Pinterest heeft in Nederland zo’n 3,5 miljoen gebruikers, waarvan 89% aangeeft het platform te gebruiken voor aankoopbeslissingen. Pinterest is daardoor vooral populair binnen e-commerce, mede vanwege de mogelijkheid om pins direct te linken aan artikelen in webshops. Zo levert Pinterest een belangrijke en rechtstreekse bijdrage aan meer websiteverkeer, sales en omzet.

Totaaloplossing voor social media management

“We willen graag dat onze klanten meetbare resultaten boeken met social media, en Pinterest is daar een uitgelezen kanaal voor. We zijn daarom zeer tevreden dat we Pinterest aan ons product hebben kunnen toevoegen”, vertelt Paul van den Broek, productmanager bij Coosto.

“Bovendien zien we dat social media het meeste resultaat opleveren als merken het publiceren van content combineren met het luisteren naar hun doelgroep. We bieden die mogelijkheden al geruime tijd voor grote social media kanalen, maar zoeken ook altijd nieuwe kansen om dé totaaloplossing op het gebied van social media management te blijven. Met de toevoeging van Pinterest zetten we die ambitie kracht bij.”

Meer informatie: www.coosto.com/nl/pinterest

*Bron: https://www.marketingfacts.nl/berichten/social-media-in-nederland-2020

Over Coosto

Coosto ontwikkelt en levert online en social media software die volledig gericht is op het managen van online gesprekken. Met behulp van Coosto kun je vragen via social media, messengers en livechat beantwoorden, jouw doelgroep bereiken met social media posts en je online communicatie verbeteren door het analyseren van online data over jouw organisatie of markt. Zo helpen we mensen aan organisaties te verbinden.

Wat is het ideale aantal hashtags op Instagram?

Je kunt Instagram niet openen zonder overspoeld te worden met hashtags. Eén van de posts in onze analyse telde er in totaal maar liefst 76(!). Er wordt regelmatig beweerd dat het extreem gebruik van hashtags op Instagram een krachtige motor is voor interactie. Als we gaan bekijken hoeveel interactie gemiddelde Instagramposts krijgen per 1000 volgers, zien we dat die beweringen kloppen. 

De stijgende lijn toont aan dat je de meeste interactie kunt verwachten als je helemaal losgaat met hashtags. Onze analyse laat zien dat posts zonder hashtags zo’n 0,8 comments per 1000 volgers krijgen, terwijl posts met meer dan 10 hashtags ruim boven de 2 comments per 1000 volgers scoren (ter vergelijking: het gemiddelde van alle onderzochte posts ligt op 1,12 comments per 1000 volgers).

Bijzonder detail trouwens: als we het aantal volgers niet meenemen in onze analyse, zien we dat hashtags juist mínder interactie opleveren. We vermoeden dat het vooral de kleinere accounts zijn die zeer veel hashtags gebruiken, en dat de hele grote merken zich wat meer op de #vlakte houden. 

Meest gebruikte hashtags op Instagram:

‍Geo-informatie: #Rotterdam, #Amsterdam, #Nederland
Seizoen of (feest)dag: #Kerst, #Spring, #Pasen, #Zondag
Sfeerwoorden: #Happy, #Love, #Inspiration 
Beroep of activiteit: #Makelaar, #Klussen, #Interieurontwerp

Aantal comments per 1000 volgers

De gemiddelde Instagram-post in onze dataset krijgt ongeveer 11 comments, maar dat aantal verschilt enorm, afhankelijk van het aantal volgers. Bovendien zien we bepaalde keuzes (hashtag-gebruik bijvoorbeeld) relatief vaker bij pagina’s met weinig volgers. We hebben deze analyse daarom aangepast en meten telkens het aantal comments per 1000 volgers.

Hoe formuleer ik de ideale Instagram-caption?

Je doet er als merk goed aan om in te spelen op de ‘persoonlijkheid’ van een social platform. Instagram heeft een heel positief karakter, omdat mensen er vooral laten zien hoe fijn, avontuurlijk en geweldig hun leven is. Onze dataset lijkt dat karakter enigszins te bevestigen. Posts met een positieve beschrijving (caption), krijgen net wat meer engagement dan captions die neutraal of negatief zijn geformuleerd. Bij onze analyse van X zagen we juist dat negatieve tweets meer interactie opleverden. 

Hoe lang is de ideale caption op Instagram?

Een beeld zegt meer dan 1000 woorden, maar een beeld maakt woorden nog niet overbodig. Juist de combinatie van beeld en tekst zorgt voor de ideale Instagram-post. Wat blijkt? De beste Instagramposts hebben een beschrijving van ongeveer 650 tekens. 

Moet ik mijn locatie taggen op Instagram?

Met hashtags geef je je foto een extra manier om zichtbaar te zijn voor iedereen op Instagram. Maar wist je dat hetzelfde geldt voor locatie-tags? Laat mensen weten waar de foto is genomen, zodat hij verschijnt in locatie-gebonden top-foto’s. Je kunt er net even wat meer engagement door verwachten.

Is het slim om emoji te gebruiken op Instagram?

Een platform waar mensen zo uitgesproken jubelen over hun leven, móet natuurlijk wel bol staan van de vrolijke emoji. Klopt helemaal. Bijna de helft van de posts die we analyseerden bevatte ten minste één emoji. We plotten de resultaten in onderstaande grafiek, en zien aan de trendlijn dat het gebruik van emoji inderdaad samengaat met meer engagement. 

Moet ik een link plaatsen in mijn Instagram-caption?

Wij marketeers zijn eigenwijze baasjes. We zoeken oplossingen waar ze niet zijn, en die creativiteit helpt meestal om ons doel uiteindelijk toch te bereiken. Maar soms keert die eigenschap zich tegen ons. Denk aan het linken naar externe websites op Instagram. Zonder gepromote post staat Instagram dit niet toe. Dat wil zeggen, het platform maakt links in je beschrijving niet klikbaar.

Maar waar een wil is, is een weg: tóch een link toevoegen blijkt helemaal niet zo’n gek idee voor je engagement. Het effect van links in bio’s hebben we niet kunnen meten.

Hoe ziet de ideale Instagram-post eruit?

De perfecte Instagrampost heeft een positieve beschrijving van ongeveer 650 tekens lang, bevat véél hashtags en staat vol met emoji. Je tagt je locatie, en je voegt een link toe aan je post. . 

Natuurlijk is het niet zo dat je alleen door deze tips ineens interactie-records gaat breken. Zie het als details die het verschil kunnen maken tussen een post die de interactie krijgt die hij verdient en een post die onmiddellijk voorbij wordt gescrold. Uiteindelijk blijft de inhoud namelijk verreweg het belangrijkst. Als je niet relevant bent voor je volgers, gaan de bovenstaande tips je waarschijnlijk onvoldoende helpen. We hebben daarom in het whitepaper ‘In 6 stappen een succesvolle contentstrategie’ precies beschreven hoe je op social media relevant wordt voor je publiek. 

Maak merkbekendheid belangrijk

We hebben als marketeers de laatste jaren een soort verslaving aan getallen opgebouwd. We willen alles wat we doen meetbaar maken, zodat we er data-gedreven op kunnen sturen. Op zich een goede ontwikkeling. Maar het lijkt erop dat gemakkelijk meetbare doelstellingen (leadgeneratie, sales, aantal content downloads) hierdoor steeds vaker voorrang krijgen op de doelstellingen die zich wat moeilijker in getallen laten uitdrukken (vertrouwen, imago, reputatie en – jawel – merkbekendheid). Een moeilijk meetbare doelstelling staat echter nog niet gelijk aan een onbelangrijke doelstelling.

De positieve relatie tussen merkbekendheid en omzet is namelijk meer dan eens bewezen. Als je niet óók blijft werken aan brede brand awareness en brand equity, ga je dat uiteindelijk merken aan moeizamere leadgeneratie en sales. Dus als jij kunt aantonen dat je merkbekendheid stijgt, dan heb je een prima argument te pakken om brede merkbekendheidscampagnes te kunnen voeren. Branding, waarvan jij als marketeer natuurlijk weet dat het van onschatbare waarde is voor jouw merk.

Maar hoe maak je die merkbekendheid dan meetbaar? Om je uit de droom te helpen: één meetlat die je met één getal vertelt hoe je merkbekendheid ervoor staat, bestaat niet. Maar er zijn wel degelijk methodes en KPI’s die je gecombineerd kunt gebruiken om een goede indicatie te krijgen van je merkbekendheid.

1. Surveys

Je kunt bijvoorbeeld uitgebreide (offline) onderzoeken laten uitvoeren om de actieve en passieve merkbekendheid te meten. Een belangrijk voordeel van deze methode is dat hij behoorlijk betrouwbaar is als het onderzoek gedegen wordt uitgevoerd. Het groot aantal nadelen zorgt er echter voor dat maar weinig merken daadwerkelijk voor deze vorm van onderzoek kiezen.

Zo is een merkbekendheidsonderzoek bewerkelijk, prijzig en gaat er lange tijd overheen voordat je resultaten hebt. Merkbekendheid is in het online tijdperk bovendien behoorlijk veranderlijk. De resultaten uit zo’n merkbekendheidsonderzoek zijn daardoor snel verouderd. Dit maakt het lastig om subtiele veranderingen in merkbekendheid snel op te merken. Real-time inzichten zijn met deze methode al helemaal een illusie. Daardoor zijn de uitkomsten van merkbekendheidssurveys niet meer dan nice to have. Er daadwerkelijk op sturen, om zo je merkbekendheid te vergroten, is ronduit onrealistisch.

2. Social media monitoring tools

Merkbekendheidsonderzoek met een social media monitoring tool vangt deze nadelen voor een groot deel op. In plaats van mensen expliciet te vragen naar merken, observeer je met zo’n tool vooral wat mensen zeggen en waarover praten. Zo kun je real-time meten hoe vaak je merk wordt genoemd op online en social media. Sommige tools indexeren zelfs volledige discussies als je merk slechts één keer genoemd is. Daardoor krijg je een heel goed beeld van het totaal aan buzz rond jouw merk.

Het aantal keer dat consumenten, journalisten en andere merken proactief jouw merk noemen, is natuurlijk een prima indicator voor jouw merkbekendheid. Maar daar stopt het niet. Je kunt in social media monitoring tools ook bekijken wat het bereik van die berichten is, door wie ze geplaatst zijn, op welke websites ze geplaatst worden en of ze bijvoorbeeld links naar jouw website bevatten. Die gegevens samen vormen een prima mix van KPI’s om je merkbekendheid in kaart te brengen. Door in je marketing direct te reageren op veranderingen, houd je merkbekendheid op niveau.

Als je jouw statistieken vergelijkt met je concurrentie of branche, kun je merkbekendheid zelfs actief gaan uitbouwen. Zie je bijvoorbeeld dat er veel over je branche wordt gesproken door een relevante influencer of invloedrijke website? Een potentiële groeikans die je op een presenteerblaadje krijgt aangereikt! Grijp die kans en verander de focus van je marketing. Doordat social media tools 24/7 toegankelijk zijn, kun je op ieder moment van de dag zo’n eigen ‘merkbekendheidsonderzoek’ uitvoeren.

3. Website analytics

Website analytics vormen een uitstekende aanvulling op de cijfers die je uit een social media monitoring tool kunt halen. Vooral websiteverkeer dat gelabeld wordt als ‘Direct’ of ‘Referral’ is een goede indicator van je merkbekendheid. Ga maar na: mensen die direct jouw URL intikken in hun browser, moeten jouw merk op één of andere manier kennen.

Onder Referral vallen mensen die via een link vanuit een andere webpagina op jouw website terecht zijn gekomen. Jouw website wordt dus op een andere website genoemd, wat zonder merkbekendheid nooit was gebeurd. Sterker nog, je zal zien dat meer Referral-verkeer samengaat met meer merkbekendheid.

Goed om deze bronnen in je website analytics in de gaten te houden, en in te grijpen als je ze plots ziet dalen. 

4. Zoekmachine-trends

Een andere handige manier om merkbekendheid in kaart te brengen, is door trends in zoekverkeer te bekijken. Het principe is ongeveer hetzelfde als dat van het directe verkeer naar je website: als mensen op jouw merknaam gaan zoeken in Google, dan moeten ze die naam wel eerst kennen. Over het algemeen gezien kun je daarom stellen dat hoe meer zoekverkeer er is naar jouw merk, hoe ‘bekender’ je merk is.

Zie als voorbeeld deze vergelijking tussen het aantal zoekopdrachten naar Netflix (blauw) en Spotify (rood).

Bron: Google Trends

‍

Er zijn dus heel veel verschillende manieren om delen van je merkbekendheid in cijfers uit te drukken. Welke (gecombineerde) methode je ook kiest: het is belangrijk om ermee aan de slag te gaan. Want in deze tijd geldt steeds vaker dat je zonder cijfers geen draagvlak voor budgetten krijgt. En we weten allemaal: investeringen in merkbekendheid zijn voor elk merk nodig om op lange termijn te overleven.

Tip 1. Neem extra tijd als je daardoor betere beslissingen maakt

‘Berichtgeving op social media gaat zo snel dat je ook razendsnel moet reageren’ is een uitspraak die naadloos in ons rijtje communicatieclichés zou kunnen passen. Er zit een kern van waarheid in, want snelheid is inderdaad geboden tijdens een reputatiecrisis. Maar we slaan een beetje door met z’n allen. Snelheid wordt veel te vaak gezien als een doel op zich, een heilige graal. ‘Als we maar snel communiceren, dan zal het met de gevolgen wel meevallen’. Terwijl dat natuurlijk onzin is.

Als communicatieprofessional weet je dat inhoudelijk sterke communicatie altijd het hoofddoel moet zijn. Snelheid is niet meer (en niet minder) dan een voorwaarde voor goede crisiscommunicatie. Een social media monitoring tool die je automatisch op de hoogte brengt van een snel stijgend aantal berichten over een bepaald onderwerp, helpt daarbij. Ons motto tijdens crises biedt je in dit soort situaties mogelijk houvast: neem (alleen) extra tijd als die leidt tot betere beslissingen.

Tip 2. Maak gebruik van procesantwoorden

Dat brengt ons meteen bij tip 2. Communicatie van hoog niveau en snelheid zijn geen gelukkig huwelijk. Een inhoudelijk sterke reactie is zelden goed getimed, en een snelle reactie is vaak ondoordacht geformuleerd. Toch is er een reddingsboei die je uit deze paradox helpt: het procesantwoord.

Je hoeft namelijk niet per se meteen antwoord te geven op vragen die leven bij het grote publiek. Als je maar direct laat weten dat je op de hoogte bent van de kwestie, dat je ermee bezig bent, en dat je met een reactie komt. Om zo’n reactie wat extra lading te geven, kun je bijvoorbeeld toevoegen wanneer mensen een antwoord mogen verwachten of welke interne stappen je neemt om tot een boodschap te komen.

Je zegt daarmee eigenlijk niets, maar je kunt mensen toch geruststellen en tijdelijk kalmeren. Je ‘koopt’ daarmee als het ware tijd om met een inhoudelijke reactie te komen. Een persoonlijk favoriet voorbeeld blijft ING. Zij combineerden tip 1 en 2 in de kwestie rond het al dan niet uitnodigen van Kevin Spacey bij een ondernemersevenement.

Tip 3. Luisteren, luisteren en nog eens luisteren

Hoe vaak ‘communiceren begint met luisteren’ er ook is ingestampt tijdens je opleiding; wanneer je geconfronteerd wordt met een crisis ben je toch automatisch geneigd zo snel mogelijk te reageren. Het is belangrijk om die verleiding te weerstaan en je communicatiekennis te laten spreken.

Goede communicatie begint namelijk daadwerkelijk met luisteren, en zoals gezegd, bieden social media een onuitputtelijke bron van informatie. Oók over de reputatiecrisis waar jij zojuist mee bent geconfronteerd. Luister met een social media monitoring tool naar wat mensen over de reputatiekwestie te zeggen hebben, en vooral hóe ze dat doen. Welke woorden gebruiken ze bijvoorbeeld om de gebeurtenis te framen, wat is de impact van hun berichten en wie zijn je voor- en medestanders?

Verzamel in korte tijd zoveel mogelijk informatie over wat stakeholders van je vinden of denken, zodat je weloverwogen een communicatietactiek kunt bepalen. Alleen dan kun je met een tegenreactie komen die hout snijdt en voorkom je (verdere) schade aan je reputatie.

Tip 4. Ga niet in discussie via social media

Noud Bex, crisiscommunicatiespecialist bij Bex*communicatie, gaf deze belangrijke tip in een interview dat we eerder met hem hadden. Social media mogen dan wel de deuren openen voor interactie, maar niet tijdens een crisis: ga nooit, maar dan ook nooit de dialoog aan via social media. Er zijn zo ontzettend veel mensen die een mening over je hebben, dat je tijdens een crisis simpelweg de tijd en prioriteit niet hebt om op iedereen te reageren. Bovendien verzand je vaak in eindeloze discussies die niets opleveren.

Wat je beter kunt doen, is luisteren (zie tip 3) naar alle vragen en meningen die mensen online over je hebben, zodat je ze kunt verwerken in een algemene Q&A of een statement op je website. Natuurlijk kun je social media vervolgens wel gebruiken om die webpagina breed te verspreiden onder mensen die jouw social kanalen op dat moment scherp in de gaten houden.

Tip 5. Stem je boodschap af op de publieksbehoefte

Het in kaart brengen van wat stakeholders over een reputatiekwestie te zeggen hebben, doe je natuurlijk niet zomaar. Het doel van informatieverzameling is een boodschap die beter aansluit bij de beleving van het grote publiek. Maar de praktijk is weerbarstig. De link tussen wat jouw analyses vertellen en wat merken vervolgens zelf in hun boodschappen uitdragen, is niet altijd even duidelijk aanwezig.

De drie pijlers in crisiscommunicatie bieden dan een handig hulpmiddel om de informatie over je stakeholders daadwerkelijk te vertalen in je boodschap.

1. Informatievoorziening

Zie je in je analyse dat er vooral (foutieve) geruchten de ronde doen, of is er een duidelijke behoefte aan meer informatie? Dan zou je in je boodschap de nadruk moeten leggen op informatievoorziening.

2. Betekenisgeving

Merk je dat mensen vooral hun emoties tonen? Uiten ze boosheid, verdriet, ongeloof? Probeer dit te spiegelen door de crisissituatie vanuit jouw perspectief te duiden. Maak je excuses, toon begrip of medelijden: geef hoe dan ook betekenis aan de situatie.

3. Schadebeperking

Zie je dat mensen actie eisen of oproepen tot bijvoorbeeld een boycot? Dan is het misschien al te laat voor een nadruk op betekenisgeving of informatievoorziening. Kies dan eieren voor je geld en communiceer wat je beleidsmatig gaat doen om de schade te beperken. Denk bijvoorbeeld aan een terugroepactie of schadevergoeding.

Benieuwd hoe je met een social media monitoring tool in kaart kunt brengen hoe er over jouw merk of relevante onderwerpen wordt gesproken? Vraag nu een demo aan!

Ja, míts...

Het korte antwoord? Ja, je kunt je reputatiecrisis voorkomen. Het lange antwoord? Dat gaat niet zomaar. De meest cruciale factor in deze is handelingssnelheid. De crux van het voorkomen van een crisis, is het signaleren van de situatie nog vóórdat die zich heeft ontwikkeld tot een crisis. Alleen dan kun je er snel en gepast op anticiperen, waarmee je vaak een reputatiecrisis kan voorkomen.

Handelingssnelheid dus. Klinkt logisch, maar het is tegelijkertijd de grootste uitdaging van crisispreventie. Zodra je negatieve berichtgeving hoort op tv en radio of leest in de krant, ben je namelijk al te laat. Maar hoe kun je dan wél snel genoeg zijn?

Wees dáár waar het nieuws begint

Het is de kunst om bij het nieuws te zijn als het nog klein genoeg is om in te perken. En steeds vaker begint dat nieuws online. Door een negatief bericht te signaleren voordat het veel gedeeld wordt, geef je jezelf de ruimte om helder na te denken: wat wordt de volgende stap? Vergt het negatieve bericht verder onderzoek? Hoeveel impact verwachten we dat dit bericht gaat hebben? Kunnen we überhaupt de impact voorkomen of juist alleen beperken? En willen we er al op reageren? Gaan we een statement brengen? En via welke kanalen gaan we dan communiceren? Een statement via een statusupdate, of slechts een reactie op het bericht zelf?

"24 uur per dag alle online bronnen door spitten kost niet alleen veel tijd, het is ook nog eens onwijs veel werk. Niet aan te beginnen."

De realiteit is echter dat je niet in staat bent om 24 uur per dag alle online bronnen door te spitten. Ten eerste is dat onwijs veel werk, en ten tweede zijn we doorgaans ook niet 24/7 met ons werk bezig. Om die reden gebruiken marketing- en communicatieafdelingen vaak social media monitoring tools. Die brengen hen - door middel van alerts - automatisch op de hoogte als er nieuwe berichten over een bepaald onderwerp verschijnen. Zo kunnen ze hun reguliere werkzaamheden blijven uitvoeren en het crisismanagement pas oppakken als het nodig is. Wel zo fijn, want daardoor verdwijnt de angst om ‘iets’ te missen.

De rol van de communicatieprofessional

Soms is een reputatiecrisis onvermijdelijk, omdat het een logisch gevolg is van inhoudelijk beleid of simpelweg pech. De reputatiecrisis die banken beleefden na de financiële crisis, had bijvoorbeeld niet voorkomen kunnen worden door alleen snelle en adequate externe communicatie. Er vroeg bij zijn, geeft dus niet altijd de garantie dat een crisis wordt voorkomen.

Toch is de communicatieprofessional tijdens crisissituaties een belangrijke spin in het web. Van een communicatieprofessional wordt namelijk verwacht dat zij is voorbereid op crises. Dat er scenario’s zijn uitgedacht, dat er draaiboeken zijn. Communicatiedeskundigen horen externe, potentiële crisissituaties binnen no-time op te pikken, het sentiment van het publiek tijdens een crisis aan te voelen, en op basis daarvan te adviseren welke acties ondernomen moeten worden. Noud Bex, eigenaar en oprichter van Bex* communicatie vertelt er meer over in dit interview.

"De communicatieprofessional is tijdens een crisissituatie een belangrijke spin in het web."

Een communicatieprofessional moet na een crisis bovendien kunnen meten in hoeverre de reputatie schade heeft opgelopen. Is de schade fors? Dan is het de taak aan de communicatie expert om acties te ondernemen om de reputatie weer op niveau te brengen.

‘Nogal wat verantwoordelijkheden!’, hoor ik je misschien denken.

En dat klopt. Je hoeft het echter niet alleen te doen. Beter gezegd: doe het jezelf niet aan om het alleen te doen. Er zijn diverse tools beschikbaar die je in staat stellen om snel op de hoogte te zijn van online berichten die voor jouw organisatie relevant zijn. Dit soort social media monitoring software maakt bovendien je reputatie meetbaar en geeft je een goed beeld van wat jouw publiek bezighoudt. De publieke opinie ten opzichte van jouw organisatie – zowel voor, tijdens als ná een crisis – is daarmee gemakkelijk inzichtelijk te maken. Die automatische alerts waar ik het net al over had: ook die zijn goud. Op die manier laat je de tool het ‘werk’ doen, en neem jij het over als de situatie daar om vraagt.

Dat is teamwork, zonder dat je daar een groot team voor nodig hebt.

Klantenservice toegespitst op klantgroep

Wie zijn je klanten? Met welke generatie heb je te maken? Er is namelijk een verschil per generatie wat de verwachting is van klantenservice, maar ook de voorkeur voor het kanaal. De veelbesproken Millennials (22-36 jaar) zijn digitaal het meest actief. In hun drukke leven staat ‘snel’ en ‘praktisch’ centraal. Dit verwachten ze dan ook van klantenservice. De generatie Babyboomers (57-72 jaar) hebben een duidelijke voorkeur voor telefonische klantenservice, al zijn ze wél actief op internet via hun smartphone. Het gebruik en de voorkeur van WhatsApp en Chatservices neemt toe, met name bij Millennials.

Het maakt dus uit met wie je te maken hebt. Weet wie je voor je hebt en wie jouw doelgroep is. Wil je jouw klantenservice verbeteren, bekijk dan welke stijl past bij jouw klanten en welke kanalen de voorkeur hebben bij het stellen van vragen.

Bron: Ruigrok NetPanel, What’s Happening Online 2018

Gebruik messaging groeit

Millennials willen snel en online communiceren. Het gebruik van social media-kanalen past daarbij. Klanten maken steeds meer gebruik van social media om contact op te nemen met een organisatie. Het aantal vragen dat online wordt afgehandeld groeit dan ook. Ondanks de groei van chatservices, zoals Facebook Messaging en WhatsApp, zien we dat de meeste reacties binnenkomen via Facebook openbaar, Twitter openbaar en, op de derde plaats, WhatsApp.

Het lijkt zo logisch: als je klanten wilt helpen, moet je daar zijn waar je klant is. Nou, die klant lijkt de komende jaren massaal op Whatsapp aanwezig te blijven. Als we de chatapp scharen onder social media, is hij meteen de onbetwiste nummer één. Steeds meer bedrijven verlenen daarom service via WhatsApp en wij zijn fan: het werkt over het algemeen snel, is nóg laagdrempeliger dan de andere kanalen en de kans is groot dat je persoonlijk wordt geholpen. ABN-AMRO en OHRA Verzekeringen zijn voorbeelden van hoe je webcare via Whatsapp persoonlijk aanpakt.

Goed dus om daarin te investeren. Zorg dat je al klantberichten snel kunt behandelen en voorzien van een reactie, retweet, like of share in één overzicht. Je kunt daarvoor het best een social media tool gebruiken, zoals Coosto Engage. Daarmee help je klanten snel en efficiënt en dat draagt natuurlijk bij aan de klanttevredenheid van je merk.

Chatbots

Dit is een ontwikkeling waar enorm veel over wordt gesproken en we niet meer echt omheen kunnen. Het gebruik van chatbots groeit, maar of dit de klantenservice echt verbetert, is wat ons betreft nog steeds de vraag. Het klinkt geweldig: een chatbot die de meest gestelde vragen voor je beantwoordt op dezelfde vriendelijke manier als jij dat zou doen. De klant is tevreden en jij hebt meer tijd voor de ingewikkelde vragen. Het klinkt als een win-win.

Helaas blijkt uit onderzoek dat chatbots vaak nog steeds niet intelligent genoeg zijn om de vragen zo goed te beantwoorden als dat jij zelf zou doen. Ze lopen vaak vast en kunnen niet verder helpen. Ook gaat het mis wanneer ze een vraag moeten doorspelen naar hun ‘menselijke’ collega-agent. De klant moet in veel gevallen de informatie die hij aan de bot gegeven heeft, herhalen. Zonde, want dat betekent dat wat eerst leek op tijdswinst uiteindelijk niet heel veel meer oplevert. Als het al iets oplevert, is het frustratie bij de klant. En…aan het eind van de dag gaat het om de klant, niet alleen om jouw tijdswinst.

De techniek is er zeker een om te blijven volgen, maar er gaat niets boven de persoonlijke benadering van mensen J.

Conclusie: Uiteindelijk willen we snel en persoonlijk geholpen worden. En daarvoor moet je weten wie je doelgroep is, welke kanalen hij gebruikt en moet je zorgen dat jij adequaat op vragen kunt reageren. Je klanten worden blijer, wij zijn ervan overtuigd.

Positief nieuws…

Er zijn van die dagen dat het hele land maar met één ding bezig is. Koningsdag, de finale van het WK voetbal, Nieuwjaar… Het heeft op zo’n dag weinig zin om aandacht te zoeken met social media posts die over heel andere onderwerpen gaan. Je kunt dan beter aansluiten bij het nieuws van de dag. Inhaken, noemen we dat.

…Maar ook negatief

Maar er zijn ook momenten dat de wereld juist stilstaat vanwege zeer negatieve gebeurtenissen. Het kan dan zelfs schadelijk zijn om vooraf ingeplande social media content klakkeloos te publiceren. De directe aanleiding voor dit artikel is natuurlijk het COVID-19 virus, dat de wereld op dit moment volledig in zijn greep houdt. Moet ook je contentkalender eraan geloven?

Zo check je of je jouw contentkalender moet aanpassen

We gaan er in de vragen hieronder van uit dat je merk of organisatie niet het absolute epicentrum van het slechte nieuws is. Het behoeft geen uitleg dat je in zo’n geval je contentkalender direct moet leegvegen en in crisismodus gaat.

Dit zijn de twee belangrijkste vragen om te bepalen of en hoe je jouw social media content moet aanpassen:

1. Is het slechte nieuws het enige waar jouw publiek op dit moment mee bezig is?

Wanneer het slechte nieuws alle headlines domineert, is het vrijwel onmogelijk om met totaal andere onderwerpen de aandacht van je publiek te trekken. Goede content sluit immers aan op de belevingswereld van jouw publiek. Zijn alle ogen gericht op het nieuws, dan besta jij voor hen even niet. Je kunt niet veel anders dan dat accepteren.

Wil je jouw merk toch per se laten zien aan de wereld? Je kunt eventueel op het nieuws inhaken, maar dat is in het geval van slecht nieuws gevaarlijk terrein. Hopelijk is het overbodig te noemen, maar commerciële inhakers op rampspoed zijn per definitie een absolute misser.

Here's an example of what NOT to communicate during #COVID19 @BarclaysUK pic.twitter.com/A7oWT2PZhN

— Philip Brown (@philipvdbrown) March 19, 2020

Relatief ‘veilige’ opties zijn gratis hulp of ondersteuning aanbieden, een donatie doen of een boodschap van medeleven uiten. Maar ook dan moeten je bedoeling en boodschap authentiek zijn, en geen slinkse manier om zelf de schijnwerpers op te eisen. De moderne consument heeft een neusje voor dit soort misbruik van slecht nieuws.

Voor de meeste nieuwsgebeurtenissen verschilt de mate van betrokkenheid per doelgroep. Zo trof de afschaffing van de basisbeurs vooral studenten, en raken de gasbevingen met name Groningers en Drentenaren. Heeft jouw doelgroep hier geen belangen bij, dan hoef je jouw content tijdens de discussies rond deze onderwerpen niet per se aan te passen (afhankelijk van je antwoord op vraag 2).

Tip: nauwkeurig omschreven buyer persona's helpen je vast te stellen in hoeverre een gebeurtenis jouw doelgroep raakt. Je kunt social media monitoring gebruiken om de impact van een nieuwsgebeurtenis op waarde te schatten. 

De huidige situatie rond het COVID-19 virus is echter uitzonderlijk. Deze nieuwsgebeurtenis raakt iedereen, en alle media zijn sterk gefocust op de ontwikkeling van de crisis..

Vraagje van professionele aard aan communicado’s, pr-mensen en journalisten: als je schatting moet maken, hoeveel procent van inhoud dagbladen gaat nu over coronavirus / COVID-19?

— Frank Körver (@FCLKorver) March 18, 2020

Met Coosto hebben we geanalyseerd dat 27% van alle online nieuwsberichten in de afgelopen weken gerelateerd is aan de Corona-crisis. Het aandeel van de crisis in het totale nieuwsbereik is zelfs ruim 40%; een teken dat deze berichten een zeer prominente plek krijgen, in met name grote media. Het zijn cijfers waar geen enkel ander nieuwsfeit in de recente geschiedenis ook maar enigszins bij in de buurt komt.

Aandeel van Corona-gerelateerde berichten per medium

Percentage berichten dat gerelateerd is aan Corona-virus ten opzichte van het totaal aantal gemeten berichten op dat medium (periode 1 maart 2020 tot 20 maart 2020)

Het is dus duidelijk dat het hele land in de ban is van de impact van COVID-19. Daardoor heeft dit nieuws automatisch gevolgen voor iedere social media marketeer, van welk merk dan ook. In het meest gunstige geval presteert je content vele malen slechter, omdat in tijden van quarantaine niemand  een blog gaat lezen over – ik noem maar wat – de nieuwste restaurants in jouw wijk. In het slechtste geval raak je met een social media post een volledig verkeerde snaar, met alle gevolgen van dien. Daarom zou je je ook altijd vraag 2 moeten stellen:

2. Kan jouw content voor misverstanden zorgen?

Zelfs als het slechte nieuws jouw doelgroep niet raakt, kan het alsnog verstandig zijn om je content aan te passen, in te trekken of uit te stellen. Zeker als jouw content voor misverstanden kan zorgen bij je volgers of het brede online publiek, dat altijd klaarstaat met een ongezouten mening.

Het nadeel van vooruit werken is namelijk dat je content creëert met de kennis van dat moment. Op het moment van publicatie kan die onschuldige social media post ineens een wrange bijsmaak hebben gekregen.

it's inappropriate,in this moment. We're living a tragedy here in italy. RESPECT plese

— Ruben Giordano (@RubenGiordano) March 24, 2020

Hoe zouden de hamsterweken van Albert Heijn nu bijvoorbeeld overkomen? Een aanbieding van Corona-bier? Een IT-merk dat vertelt dat een computervirus voor een bedrijf net zo schadelijk is als het griepvirus? Stel je voor dat je dit soort social media posts argeloos vooruit plant en vlak voor publicatie vergeet om een laatste check in je contentkalender uit te voeren. Zo zijn er ook ieder jaar weer bedrijven die de mist ingaan met een bericht op social media tijdens de dodenherdenking. Pijnlijke fouten zitten in kleine hoekjes.

Nou ik zou deze reclame tot juni maar van de buis halen @thuisbezorgd ???? pic.twitter.com/leIcfQ9VVx

— Victor Hopman ????????‍♂️....????????‍♂️ (@vic23) March 24, 2020

Nieuwe content, nieuwe kansen

Vooruit werken is goed, maar check altijd kort van tevoren in je contentkalender of je een post daadwerkelijk wilt publiceren.  Heb je op beide vragen een luid en duidelijk ‘Nee’ kunnen antwoorden, dan is er geen reden om aanpassingen aan je contentkalender door te voeren. De huidige Corona-crisis is daar echter sowieso geen voorbeeld van, voor geen enkel merk. Je moet in deze periode dus hoe dan ook werken aan nieuwe content die wél aansluit bij de huidige beleving van de consument.

Denk bijvoorbeeld aan de aankondiging van gratis extra tv-zenders gedurende de periode van zelfisolatie (Ziggo), of een post waarin je medewerkers bedankt voor hun inzet in deze crisis (Lidl). Bedenk wat past bij jouw merk en ga aan de slag. Al ingeplande content over compleet andere onderwerpen kun je eventueel uitstellen tot de hevigste gemoederen zijn bedaard. Veel succes.

Een terechte vraag. Als organisatie wil je natuurlijk niet dat je te langzaam vragen oppakt waardoor de klant gefrustreerd raakt. In dit blog gaan we waarom antwoord geven op die vraag.

Eind 2016 keek Coosto naar de ontwikkelingen op het gebied van webcare middels het Kwantitatief Webcare Onderzoek 2016. Hierbij keken we onder andere naar het aantal berichten die verstuurd worden aan organisaties en in welke mate organisaties hier op reageren. En – niet onbelangrijk – hoe snel er wordt gereageerd.

In totaal werden er ruim 1.5 miljoen berichten verstuurd aan de onderzochte organisaties waarbij 58% van de @-mentions werd beantwoord. Vergeleken met 2013 is dit aantal flink gestegen (40%) wat aangeeft dat organisaties steeds vaker reageren op vragen via social media.

In dit onderzoek keken we ook naar de reactietijd van organisaties. Hierbij ontstond de volgende top-10 lijst van organisaties die gemiddeld het snelst reageren op @-mentions via X. Note: Bij dit onderzoek is enkel gekeken naar vragen die tussen 9.00 en 16.00 uur gesteld werden aan de organisaties.

Als we kijken naar de reacties op berichten die 24/7 geplaatst worden, valt op dat er slechts vier organisaties in staat zijn om gemiddeld in een uur of sneller te reageren. Enkel NS (20 min.), ABN AMRO (38 min.), Coolblue (52 min.) en TUI (60 min.) deden dit.

Maar wat leert deze informatie jou nu precies? Kijkende naar de reactietijden valt direct op dat 12 van de onderzochte organisaties in staat zijn om tussen 09.00 en 16.00 uur reageren op @-mentions via X. Als we echter gaan kijken naar de gemiddelde reactiesnelheid op alle berichten (het 24/7 reageren) blijven er slechts vier organisaties over die binnen een uur reageren.

Verwacht men dit ook?

Van de grotere organisaties in Nederland mogen we wel verwachten dat ze binnen een uur reageren: hier is namelijk vaak meer capaciteit voor. Verwacht de klant dit echter ook van jou wanneer hij of zij jou via social media een vraag stelt? David Maister schreef in 2005 ‘The Psychology of Waiting Lines’. Dit stuk is ontzettend interessant voor dit vraagstuk. Maister geeft 8 factoren die het in de wacht(rij) staan langer doen lijken voor mensen:

1. Bezet wachten duurt langer dan onbezet wachten.
2. Mensen willen aan de slag.
3. Spanning lijkt het wachten langer te doen duren.
4. Oneerlijk wachten duurt langer voor je gevoel.
5. Onverklaarbaar wachten duurt langer dan verklaarbaar in de wacht staan.
6. Wachten duurt langer wanneer je niet kunt stoppen met wachten.
7. Mensen zijn bereid langer te wachten naarmate de waarde van de service hoger is
8. Alleen wachten voelt langer dan het wachten in een groep

3 tips voor het reageren op webcare vragen

Uit deze acht punten kunnen we 3 tips halen voor de reactietijd op webcare:

1. Klantvragen met meer spanning, gevoel van oneerlijkheid of verwarring dienen meer prioriteit te krijgen in het beantwoorden van vragen
   Klanten met dergelijke vragen ervaren het wachten op een antwoord logischerwijs als langer dan anderen. Wanneer jij dergelijke vragen weet te signaleren, kun je deze voorrang verlenen op andere vragen. Social media monitoring tools maken het mogelijk om automatisch berichten te signaleren die in deze categorie vallen.
2. Kom zo snel mogelijk met een eerste reactie
   Het geven van een eerste reactie zoals mogelijk in de vorm van: ‘Hi, ik ga je vraag direct uitzoeken’ zorgt ervoor dat je aangeeft dat je aan de slag gaat met de vraag van de klant. Je speelt hierdoor in op het vijfde punt van Maister: je geeft immers aan dat je het gaat uitzoeken, waardoor de klant weet waarom het langer duurt. En dat komt de ervaring ten goede.
3. Wees transparant
   Onverklaarbaar wachten lijkt een eeuwigheid te duren. Zorg er daarom voor dat, indien mogelijk, de klant constant op de hoogte wordt gebracht van de voortgang van zijn vraagstuk. Sommige vragen duren langer om te beantwoorden dan anderen. Klanten zijn dan vaak bereid om langer te wachten.

KLM haakt hier slim op in. Ze communiceren hoe lang zij verwachten dat het gaat duren voordat ze met een reactie komen. Natuurlijk met als doel om het wachten voor het gevoel van de reiziger minder lang te laten duren én verwachtingen te managen.

Maar hoe snel moet ik nou reageren online?

Eén uur reactietijd kan een mooi beginpunt zijn. Onderzoek eens of het lukt om binnen dat tijdsbestek te reageren op je klanten. Gaat dat goed? Probeer dan steeds weer de reactietijd bij te stellen. Verlies echter nooit de verwachtingen van je klant uit het oog. Verwacht deze een reactie binnen een uur, maar gaat dat om welke reden dan ook niet lukken? Wees dan eerlijk tegenover je klant. Het tevreden stellen van klanten is nog altijd belangrijker dan je gemiddelde reactietijd.

Hoe meet ik de snelheid van mijn webcare?

De verwachtingen van de klant managen: check. Vragen prioriteit geven: check.  Hoe weet je nu of je naar verwachting presteert?

Twee woorden: doelen stellen. Alleen zo weet je of jouw prestaties van voldoende niveau zijn. Je kan namelijk wel meten dat een vraag binnen 30 minuten opgepakt wordt, maar dit zegt pas echt iets wanneer jij een doelstelling hebt gesteld om binnen een half uur te reageren. Inzichten als deze helpen jou de prestaties van de webcare afdeling in kaart te brengen en te rapporteren aan je management. De doelen stel je met Key Performance Indicators (KPI’s).

Responstijd en Average Handling Time (AHT) zijn twee veelgebruikte KPI’s die je helpen om prestaties in kaart te brengen.

Responstijd

Het is belangrijk om te meten hoe lang het duurt voordat je als organisatie reageert op berichten van (potentiële) klanten. Om hier achter te komen, meten veel bedrijven de responstijd van de webcare afdeling. Responstijd wordt in ‘De stand van webcare 2016’ door 48,5% van de respondenten genoemd als een manier om het effect van webcare te meten.

Bereken jouw responstijd door te kijken naar het aantal minuten dat een case openstaat voordat de eerste reactie vanuit jouw webcare team wordt verstuurd.

Veel social media monitoring tools meten de responstijd automatisch. Zo zie je direct hoeveel tijd het gemiddeld kost voordat een bericht wordt opgepakt door je team.

Average Handling Time (AHT)

AHT kijkt naar de som van de gemiddelde gespreksduur plus nawerktijd (de tijd om gegevens over het gesprek met de klant in te voeren in bijvoorbeeld een CRM-systeem). Deze KPI geeft daarmee weer hoe lang een webcare agent erover doet om een klantvraag volledig af te handelen. Bij het meten van de AHT is het belangrijk om duidelijk te hebben wanneer je start en stopt met het meten van de tijd.

Het meten van de AHT geeft je de mogelijkheid om de performance per agent en de inzet van het aantal agents te meten. Een bovengemiddelde AHT per agent geeft bijvoorbeeld aan dat er mogelijk problemen zijn. Misschien ontbreekt er wel kennis bij webcare agents waardoor het langer duurt voordat een probleem wordt opgelost. In dat geval loont het wellicht om extra trainingen te geven aan het team. De AHT geeft daarnaast zicht op het totaal aantal berichten dat verwerkt kan worden binnen een dag. Op die manier is een schatting te maken van het aantal benodigde agents.

Je berekent de AHT door de totale tijd van reageren op een social media vraag te combineren met de nawerktijd per bericht. Door een gemiddelde uit te rekenen van het totaal aantal berichten kom je uit op de AHT.

Zo stuur je webcare op KPI’s

Interessant hè, die KPI’s? In ons whitepaper ‘Zo stuur je webcare op KPI’s’ komen er nog veel meer aan bod. Daarnaast gaan we in het whitepaper dieper in op deze meetinstrumenten én geven we je concrete handvatten hoe je zelf start met het gebruik ervan.

Klaar om je webcare handen en voeten te geven? Download dan gratis het whitepaper!

De klant is koning

Als het gaat om klantenservice dan is dit toch wel regel nummer 1: de klant is koning. Dat betekent ook dat je soms zelf de hulpvraag moet kunnen signaleren. Wat is het fijn om te zien dat er zo veel organisaties zijn die via het web adequaat en snel reageren. Kijk maar eens naar de reactie van Albert Heijn in onderstaande post. Die kersverse moeder verdient zeker iets extra’s, leuk gedaan!

Reageren zonder @-mention

Zou je iemand op straat helpen die in de problemen is, om hulp roept, maar niet expliciet jouw naam roept? Natuurlijk doe je dat. Toch gebeurt dit op social media nog veel te weinig. We meten alleen al op X elke maand bijna 1 miljoen vragen, maar slechts een fractie daarvan krijgt daadwerkelijk antwoord. Hoe dat komt? Veel merken antwoorden alleen als ze uitdrukkelijk worden aangesproken. Terwijl je als merk echt punten scoort als je proactief gaat reageren op vragen die niet per se aan jou gericht zijn. Zolang je het niet te opdringerig of te veel gericht op verkoop aanpakt, is proactieve webcare altijd een goed idee. Zoals in dit voorbeeld van Microsoft. Klasse!

Is het gelukt dit op te lossen? Probeer eens de cel volledig leeg te maken en opnieuw de formule in te voeren.
Als dit niet helpt, stuur ons dan alsjeblieft een privébericht met een screenshot van hoe dit er uit ziet, liefst zodat de formule en het resultaat te zien is. ~PJ

— Microsoft Helpt (@MicrosoftHelpt) May 2, 2019

Helpen als je niet kan helpen

Zelfs als je denkt dat je niets kan doen, kun je vaak tóch helpen. Dat bewijst de NS maar weer. Tijdens flinke sneeuwval in januari hielpen ze reizigers door middel van #stormpoolen om elkaar te vinden en te carpoolen. Hoewel de NS door het noodweer zelf geen treinen kon inzetten, zorgden ze er met deze samenwerkingen toch voor dat iedereen veilig thuis kwam: missie geslaagd.

Met Coosto behandelde @NS_online tijdens een januaristorm de drukste webcare-dag ooit zonder problemen. Sterker nog, ze startten de hashtag #StormPoolen en in samenwerking met de reizigers zorgden ze ervoor dat iedereen veilig thuis kwam. #SSC18 #ServiceDoeJeSamen pic.twitter.com/ltSJ3izkJr

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 29, 2018

Belofte maakt schuld

Wanneer je iets belooft, dan moet je ook woord houden. Dit voorbeeld gaat niet echt over dienstverlening aan klanten, maar het bewijst wel hoe fijn het voelt als jouw vraag of opmerking niet vergeten wordt. Zelfs als er een lange tijd overheen gaat.

Raymond Klompsma van de reisorganisatie sprs.me beloofde tijdens een webcare-congres in 2017 via X dat de organisatie in 2018 stappen zou ondernemen in milieuvriendelijkheid. Een jaar later reageerde hij op de tweet dat hij het niet vergeten was, en liet hij zien wat hij in de tussentijd voor elkaar had gekregen. Dat zijn de oprechte reacties!

Belofte maakt schuld ?. Trots dat het eerste project uit onze sustainable roadmap live staan! https://t.co/jpHTXdGy9d

— Raymond Klompsma (@raymondklompsma) September 26, 2018

Goed is goed

Soms is goed ook gewoon goed. Uiteindelijk draait het om het helpen van klanten, beantwoorden van vragen of mensen geruststellen. Op tijd reageren, vriendelijk blijven en iemand vooruithelpen. Niet iedere reactie hoeft spitsvondig te zijn of een nominatie voor beste webcare te verdienen. De beste webcare-medewerkers zetten de klant centraal en hoeven zelf niet zo nodig in de schijnwerpers te staan. Als de klant tevreden is, mag jij dat ook zijn.  

Hey El, goede vraag die je hier stelt. Je kan zeker bij ons een avondlevering aangeven. Het is wel zo dat deze extra kost. Heb je verder nog andere vragen?

— Coolblue (@Coolblue_NL) May 16, 2019

1. Reputatie-risicoprofiel

Begin je plan met een risicoprofiel. Een risicoprofiel bevat een overzicht van alle relevante risico’s die in theorie invloed kunnen gaan hebben op de reputatie van je bedrijf. Neem hierin branche-ontwikkelingen en maatschappelijke discussies mee, en denk out-of-the-box. Probeer in eerste instantie zelfs de meest extreme en vreemdste risico’s mee te nemen. Van seksuele intimidatie tot aan een medewerker die expres de productie saboteert.

Plot al je risico’s vervolgens in een matrix die de waarschijnlijkheid van het risico combineert met de mogelijke impact als er daadwerkelijk iets gebeurt. Je kunt dan vier kwadranten onderscheiden:

De risico’s in kwadranten 3 en 4 kun je aan vanuit je reguliere organisatie. Vestig je aandacht daarom op kwadrant 1 en 2. Kies uit deze twee kwadranten een paar risico’s waarop je écht goed voorbereid wil zijn. Zorg ervoor dat je kiest voor zeer uiteenlopende potentiële crises en werk de gekozen risico’s uit in scenario’s. Wat kan er gebeuren? Hoe kan daarop gereageerd worden? Wat als het verder escaleert? Wie zijn de betrokkenen?

Je zal merken dat iedere situatie compleet andere gevolgen heeft voor je organisatie. Een intern zedendelict vraagt immers om andere maatregelen vanuit de organisatie dan een door een medewerker aangestoken brand. Door met verschillende scenario’s rekening te houden, zorg je ervoor dat je bent voorbereid.

100% zekerheid bestaat niet in crisismanagement en je kunt niet alles in protocollen vastleggen. Toch is het scenario-denken een goede manier om te starten. Als je weet wat er van je organisatie wordt gevraagd in de meest extreme gevallen, zou je de minder heftige incidenten ook moeten aankunnen.

2. Crisisteam

Nu je weet op welke scenario’s je je gaat voorbereiden, is het zaak om de organisatie daarvoor neer te zetten. Een crisisstructuur wijkt af van de reguliere organisatie omdat er andere verantwoordelijkheden en bevoegdheden gelden. Bedenk welke functies en vaardigheden je nodig hebt. Zorg er sowieso voor dat je de hoogste beslisser in je organisatie (bijvoorbeeld directie of bestuur) én je communicatieadviseurs opneemt in je crisisteam. Deze mensen heb je namelijk in elke crisis nodig.

Vul dit team verder aan met mensen uit andere relevante afdelingen en organisatielagen (denk bijvoorbeeld aan HR, juridische of financiële zaken, ondernemingsraad en dergelijke). Zorg ervoor dat je dit basisteam niet onnodig groot maakt. Je kunt altijd nog uitbreiden met mensen die van waarde zijn binnen een specifieke kwestie. Dat is beter voor de werkbaarheid.

3. Taakverdeling

Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheden van de mensen in je crisisteam vastgelegd zijn. Wie mag er waarover beslissingen nemen? Wie mag alleen adviseren of uitvoeren? Wie neemt de uiteindelijke evaluatie op zich? Beschrijf voor iedere functie welke taken hij of zij dient uit te voeren.

4. Crisiscommunicatie

Bepaal een uitgangspunt voor je communicatie. Eén die je altijd gaat hanteren, ongeacht het soort incident. Zie het als een centrale boodschap die zou moeten doorschemeren in al je uitingen tijdens de crisis. Zo kun je de organisatievisie of kernwaarden gebruiken om dit communicatie-uitgangspunt te bepalen. Dat kan bijvoorbeeld zijn ‘De veiligheid van onze medewerkers staat voorop‘ of ‘Wij streven altijd naar de beste productkwaliteit’.

Je hebt de taken voor de personen die belast zijn met crisiscommunicatie in de voorgaande stap vastgelegd. Vaak wordt er echter sneller om persberichten, statements en Q&A’s gevraagd dan het team kan produceren. Zorg er daarom voor dat je op voorhand dit soort ‘standaardteksten’ al hebt klaarliggen voor de gekozen risico’s. Ze zijn nooit één-op-één te gebruiken, maar een paar aanpassingen kosten altijd minder tijd dan het schrijven from scratch.

5. Netwerk

Bedenk welke andere personen, instellingen en bedrijven mogelijk in beeld komen tijdens een crisis. Denk aan partijen die van belang zijn omdat je ze als eerste wil informeren, omdat je statements met hen wilt afstemmen of omdat er een constant informatielijntje loopt. Dit kunnen hulpdiensten zijn, maar ook leveranciers, aandeelhouders, belangengroepen of eventuele getroffen familieleden. Gebruik een social media monitoring tool om je stakeholders en het beeld dat ze van je hebben in kaart te brengen. Zo vind je onder andere welke invloedrijke auteurs er schrijven over de onderwerpen of bedrijfsnamen die voor jou van belang zijn.

6. Implementatie

Vertaal het plan naar de praktijk. Zorg ervoor dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent en zijn taken kan uitvoeren. Organiseer bijvoorbeeld een halfjaarlijkse crisissimulatie-oefening of verzorg trainingen. Denk in deze fase ook na over de praktische zaken. Welke faciliteiten heb je nodig tijdens een crisisbijeenkomst? Waar verzamelt het crisisteam zich? En wat als die locatie onbereikbaar is? Of zonder elektriciteit komt te zitten?

Maar als je het fout aanpakt…

? pic.twitter.com/smT27q9ZC2

— Alexander *BITCOIN ADS ZIJN NEP* Klöpping (@AlexanderNL) 13 mei 2019

Oké, een tone-of-voice zou de weerspiegeling van de identiteit van een organisatie moeten zijn, maar is dat in de praktijk vaak duidelijk niet. Dan gaat het dus pijnlijk mis, zoals in het voorbeeld hierboven. Volgens mij ligt de oorzaak daarvan in de illusie dat een tone-of-voice iets zou zijn wat je vrij kunt kiezen. Een handig masker dat je opzet om jezelf anders voor te doen dan je in werkelijkheid bent. Wie zich ook maar een beetje heeft ingelezen in thema’s zoals identiteit en imago, weet dat het zo niet werkt.

Een tone-of-voice moet je merk zitten als gegoten. Alleen dan kan het een manier zijn om je uniciteit te laten zien, en een duidelijk herkenbaar geluid te laten horen. Alleen dan geef je jezelf de kans om een merk te worden dat opvalt, waar mensen bewust voor kiezen.

Maar in de praktijk blijkt het nog niet zo gemakkelijk om de juiste toon te vinden. Daarom hebben we een tone-of-voice generator ontwikkeld, die jou op basis van een paar eenvoudige vragen van schrijf- en stijltips op maat voorziet. Liever helemaal zelf aan de slag? Hierbij 5 korte stappen waarmee je een consequente tone-of-voice vindt die past bij jouw merk.

1. Definieer je merkwaarden

Allereerst onderzoek en definieer je jouw merkwaarden. De meeste organisaties hebben een handjevol kernwaarden zwart-op-wit staan, maar wat betekenen die nu voor de organisatie? Worden ze gevoeld in de organisatie, of bieden ze een papieren werkelijkheid? Je gaat kritisch ontleden waar je als organisatie nu écht voor staat. Er zijn verschillende hulpmiddelen die je kunt gebruiken om die merkwaarden te doorgronden:

Brand personality: lukt het niet goed om te omschrijven wie je merk is? Probeer dan te omschrijven hoe het zich zou gedragen. Wat voor type persoon zou je merk zijn? Als je associaties als arrogant, vriendelijk, ambitieus of attent hebt opgeschreven, ben je al heel dichtbij je merkwaarden gekomen. Het kan ook handig zijn om hobby’s, werk en leeftijd van een merk te bedenken. Dat voelt misschien banaal, maar het helpt je om meer gevoel te krijgen bij de kern van je merk.

Brand story: omschrijf je merk wederom als persoon, maar leg de nadruk op hoe die persoon zich heeft ontwikkeld tot waar hij/zij nu staat. Welke gebeurtenissen hebben elkaar opgevolgd die voor de huidige situatie hebben gezorgd?

2. Bepaal de communicatieve consequenties

Zie de merkwaarden uit stap 1 als vaststaand gegeven en ga na wat de communicatieve gevolgen zijn. Bijvoorbeeld: wat betekent het voor je communicatie, webcare en marketing dat je ‘samenwerking’ en ‘betrouwbaarheid’ hoog in het vaandel hebt staan? Hierbij een aantal praktijkvoorbeelden van onze trainers en consultants, om je wat inspiratie te geven:

Onbevooroordeeld – Neutraal blijven in discussies, maatschappelijk verantwoord zijn.

Deskundig – Professioneel blijven, ervaring uitstralen, geen twijfeltaal of verkleinwoorden.

Vriendelijk – Altijd begroeten en afsluiten, waardering uitspreken.

3. Kies vastigheden

De communicatieve gevolgen hierboven zijn al een handig eerste hulpmiddel om je tone-of-voice vast te stellen, maar ze blijven nog wat vaag en abstract. Wat is professioneel blijven precies? Wat is nu maatschappelijk verantwoord zijn? Daarom zou je deze communicatieve pijlers tastbaarder moeten maken met concrete regels en vastigheden. Voor webcare zou dat het volgende kunnen betekenen:

Onbevooroordeeld – mensen niet aanspreken met hun gender.

Deskundig -  geen slang, geen emoji.

Vriendelijk - tutoyeren, mensen aanspreken met voornaam.

4. Leer van anderen

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Als je jouw regels eenmaal hebt bepaald op basis van je eigen kernwaarden, kun je gerust ervaringen van andere merken gebruiken om aanvullende do’s en don’ts op te stellen. Onze trainers en consultants komen vanzelfsprekend ontzettend veel verschillende situaties tegen, en hebben daardoor een waslijst aan tips. Een kleine opsomming van webcare-tips:

Do: noem de spelregels bij ongewenst taalgebruik, richt je op feiten, wees inhoudelijk.

Don’t: in de verdediging schieten, je mening geven, meerdere keren per gesprek verontschuldigen.

5. Maak een checklist

Leuk, zo’n stappenplan waarmee je een tone-of-voice hebt vastgesteld. Maar er zijn ongetwijfeld veel communicatielijnen in je organisatie, en vrijwel iedere medewerker krijgt met die nieuwe tone-of-voice te maken. Dan is het printen en verplicht doornemen van zo’n tone-of-voice-document voor elke brief die verstuurd wordt, niet heel efficiënt. Je zal kopietjes van je tone-of-voice steeds vaker in prullenbakken terugvinden, en de implementatie loopt dan uit op een mislukking.

Verwerk je tone-of-voice daarom in een behapbare, gemakkelijke checklist voor medewerkers. Een goede graadmeter voor een checklist is de 1-minuut-regel. Als medewerkers hun reactie, social media post, e-mail of blog binnen één minuut kunnen controleren op de tone-of-voice met behulp van je checklist, dan voldoet hij. Wederom een (flink ingekort) voorbeeld in webcare:

a. Heb je je beperkt tot de feiten in je reactie?

b. Heb je de reactie voorgelegd aan de inhoudelijk deskundige in de organisatie?

c. Zou jij als klant zelf tevreden zijn met deze reactie?

Controleer vervolgens steekproefsgewijs of medewerkers zich houden aan de tone-of-voice. Niet om ze terecht te kunnen wijzen, maar om in te schatten welke afdeling of medewerker wat extra coaching of training kan gebruiken.

Workshop tone-of-voice

Over training gesproken… we merken dat de meeste marketeers, communicatieprofessionals en webcare-managers maar wát graag met hun tone-of-voice aan de slag willen gaan. Maar ja, hoe pak je dat nu precies aan? En waar vind je de tijd? Geen nood. Onze trainers en consultants hebben speciaal voor Coosto-klanten een interactieve workshop Tone-of-voice samengesteld. Daarin maak je onder begeleiding van een Coosto-trainer in één dag een tone-of-voice, en ontvang je nadien alle keuzes in een handig eindrapport.

Ben je hierin geïnteresseerd? Neem contact met ons op.

Je gehele contentstrategie draait hier eigenlijk om: het behalen van de marketingdoelen. Door een goede basis neer te zetten, maak je het jezelf al een stuk gemakkelijker in de creatiefase. Maar toch schiet juist die laatste belangrijke fase er vaak bij in: het monitoren en analyseren van de resultaten. Misschien werp je nog een snelle blik op de likes en comments van een social media post of het aantal bezoekers van je nieuwe blogpagina. Toch kun je in korte tijd ook een snelle analyse maken, waarmee je het succes van jouw content bewijst! 

1.    Stel meetbare doelen

We schreven al eerder over hoe je goede en passende contentdoelen opstelt. Een onmisbaar onderdeel van een sterke contentstrategie! Maar alleen de juiste doelen bepalen is niet voldoende. Want als jouw doelen niet concreet en meetbaar zijn, is het ook onmogelijk om achteraf te beoordelen of je ze behaald hebt. Denk dus in meetbare termen, ofwel Key Performance Indicators (KPI’s). 

2.    Maak een planning

Zodra je de doelen helder hebt van jouw contentstuk of campagne, is het tijd om de planning compleet te maken. Denk hierbij aan een tijdlijn waarin je het gaat uitrollen, van creatie tot verspreiding én natuurlijk de analyse. Zorg ervoor dat je hier ook de betrokkenen in meeneemt. 

Door het analyse-gedeelte expliciet te maken in je planning, wordt het een stuk gemakkelijk om deze ook daadwerkelijk uit te voeren. Het komt vaak genoeg voor dat deze er achteraf toch weer bij inschiet of dat nieuwe projecten alweer van start gaan. Zorg dus voor een duidelijke taakverdeling (als er meerdere betrokkenen zijn) én vaste momenten voor jouw analyse. 

3.    Weet welke data je moet verzamelen

KPI’s hebben een ander belangrijk voordeel voor je analyse: op deze manier weet je precies welke data je moet verzamelen, vergelijken en beoordelen. Dat klinkt wellicht als een open deur. En dat is het misschien ook. Mocht het niet zo zijn dat dit toch met grote regelmaat misgaat. 

De enorme hoeveelheid aan beschikbare data maakt het soms lastig om doelgericht te blijven. Voor een sterke analyse is het dan ook belangrijk dat je je niet door data laat leiden. Gebruik de juiste data als jouw leidraad.

4.    Verzamel de juiste data

Ook niet geheel onbelangrijk is natuurlijk het weten waar je de juiste data kunt vinden. Deze stap hoort nog bij je voorbereiding: zorg ervoor dat je vooraf over de juiste tools beschikt om jouw analyses uit te kunnen voeren. 

In Report van Coosto combineer je alle data van jouw social media kanalen én website in één overzicht. Superhandig én efficiënt. Zo hoef je niet alle platformen af om handmatig de data te verzamelen en te bundelen. Wat het nog handiger maakt: wij berekenen de interactieratio voor alle kanalen op eenzelfde manier, zodat je gemakkelijk posts van verschillende platforms met elkaar vergelijkt. 

5.    Analyseer en evalueer

Tijd voor de daadwerkelijke uitvoering van jouw analyse! Met een goede voorbereiding, die je in de vorige vier stappen al hebt uitgevoerd, is dit een fluitje van een cent. Ga aan de slag met je dataverzameling, organiseer alles tot een overzichtelijk geheel (tip: maak gebruik van datavisualisaties) en duik in je cijfers.

Tip: wacht niet tot het einde van een campagne, maar houd ook zeker tussendoor een vinger aan de pols. Vallen de resultaten al snel tegen, gaat het niet zoals verwacht of boek je juist veel meer resultaat? Stuur bij waar nodig! 

Zie je patronen, verbanden of andere opvallende cijfers? Ga op zoek naar verklaringen! Zo kom je erachter wat werkt voor jouw doelgroep en aansluitende doelen, en wat juist niet effectief is. Houd je learnings bij, zodat je deze in volgende campagnes kan toepassen. 

6.    Rapporteren

Als je na afloop al jouw resultaten hebt verzameld, is het wel zo handig om deze te bundelen in een rapportage. Zo kunnen de resultaten makkelijk bewaard worden om later op terug te blikken. Bovendien is het een handige manier om resultaten van een uitgebreide analyse kort en bondig te delen, met bijvoorbeeld collega’s of je leidinggevende. 

Wil je tussendoor zicht houden op de resultaten? Dan biedt een realtime dashboard uitkomst. Deze stel je van tevoren in, zodat de data gedurende de campagne, bepaalde periode of altijd worden bijgehouden. Ideaal. Zo heeft iedereen inzicht op de stand van zaken. Op ieder gewenst moment. 

Met de social media & content analyse tool van Coosto maak je in een handomdraai overzichtelijke rapporten en dashboards. Met behulp van templates richt je direct jouw rapport of dashboard in op een bepaald doel. Voeg extra widgets toe om het helemaal naar jouw behoeften te maken of ga zelf from scratch aan de slag!

Cliché #1- Intern is extern

Voor mensen die niet in communicatie werkzaam zijn, klinkt dit als pure wartaal. Zwart is wit. Links is rechts. Kop is munt. Wat wij communicatiemensen hiermee bedoelen, is dat er tegenwoordig geen duidelijke scheidingslijn meer is tussen je interne organisatie en externe communicatie. Met de toenemende transparantie en groeiende social media kun je er vanuit gaan dat een intern gedeeld bericht binnen no-time ook extern bekend is. Al je collega’s staan door middel van social media immers volop in contact met de buitenwereld. Het is een illusie om te denken dat een ‘vertrouwelijk’ bericht op intranet zijn weg niet naar externe stakeholders zou weten te vinden.

Een ontevreden medewerker of klant is daardoor niet alleen een intern probleem. Of hij nu zelf zijn frustraties uit op Facebook of ze via een Whatsapp-groep online komen te staan: it’s out in the open. Wat je medewerkers over je organisatie online delen is voor externe stakeholders net zo zichtbaar. Met online en social media heeft ieder individu een potentieel miljoenenpubliek aan zijn of haar voeten liggen. Een enkele klacht of compliment kan breed uitgemeten worden en grote impact hebben op je reputatie. De snelheid waarmee dat gebeurt is bovendien ongehoord.

Jij als communicatieprofessional bent de oren en ogen van jouw organisatie. Aan jou de taak de balans en rust te bewaren. Je moet weten wat er speelt om optimaal te kunnen adviseren. Daarom monitor je, als het goed is, alle berichten die online verschijnen over jouw organisatie. Zowel intern als extern dus. Alle berichten samen leveren jou een goed beeld van de totale reputatie van je organisatie op. Het is jouw verantwoordelijkheid als communicatieadviseur om dat beeld – dat overigens dagelijks kan fluctueren – te vertalen naar concrete acties. Maar wat ons betreft is het ook slim als je het cliché “Intern is extern” voortaan vertaalt naar taal die een communicatie-leek ook begrijpt.

Cliché #2 - Iedereen is een woordvoerder

“Uhm, woordvoerder?! Ik ben toch gewoon juridisch medewerker? Accountmanager? Directiesecretaresse?” Niet iedereen zal direct begrijpen wat je bedoelt met deze uitspraak. Dat zit zo. Zo’n 10 jaar geleden werkte je waarschijnlijk in een organisatie waar iedere nieuwsbrief en elk persbericht of memo eerst jouw stempel of approval kreeg voordat ze verstuurd werden.  Met de komst van social media zijn er zoveel kanalen en manieren van communicatie bijgekomen dat het niet meer mogelijk is om álle berichten eerst te zien. Dat moet je ook niet willen. Grote kans dus dat je meer aandacht besteedt aan het ‘communicatiever maken van de organisatie'. Wat niet meer betekent dan jouw collega’s en medewerkers coachen en opleiden, zodat ze zich kunnen houden aan de door jou zorgvuldig opgestelde communicatiestrategie en tone-of-voice.

Misschien ben je zelfs zo dienstverlenend dat je templates maakt, vooraf opgestelde handboeken en kant-en-klare berichten/boodschappen waar medewerkers hun inspiratie uit kunnen halen. Zeg eens eerlijk, wie van jullie heeft in het beleidsplan opgenomen tools te ontwikkelen voor de organisatie die zouden moeten bijdragen aan de communicatie? Om vervolgens ’s avonds, als je lekker op de bank zit, op X de ongezouten mening van één van je collega’s, managers, of (nog erger) directie terug te lezen over jullie pas gelanceerde product of event. Ja, iedereen is woordvoerder. En wanneer het uit de hand loopt, mag jij als communicatieadviseur de boel weer opruimen. Daar doe je werkelijk niets aan. Behalve zorgen dat je goed op de hoogte bent van wat er gezegd wordt door zelf scherp te blijven monitoren. Want alleen dan kun je er ook adequaat op reageren.

Cliché #3 - Crisis is ook een kans

Deze is denk ik ooit bedacht door een reputatiemanager die in grote nood toch iets positiefs moest inbrengen om zijn organisatie een beetje op te fleuren. Deze uitspraak valt in dezelfde categorie als 'Slechte pr is ook pr'. Dat zou betekenen dat je blij zou moeten zijn met slechte PR, en dat is natuurlijk onzin. Slechte pr en een crisis zijn geen goed nieuws en we moeten niet doen alsof dat wel zo is. Je moet het zien als hét moment om de sterke kant van je organisatie te laten zien. En dat belang is alleen maar groter geworden. Sinds dat alles wat er over je gezegd en geschreven wordt voor eeuwig vastgelegd ligt in onze online wereld, is er al helemaal geen ontkomen aan. Alle invalshoeken worden bekeken en elke steen wordt omgedraaid. Google maar eens op ‘Facebook PR fail’.

Offline gesprekken met mensen zijn vluchtig; ze komen en gaan. Alle gesprekken die online plaatsvinden, blijven daar zwart-op-wit staan en blijven dus invloed uitoefenen op jouw reputatie. Dat maakt online reputatiemanagement een stukje complexer en van grotere impact. Online reputatiemanagement is de belangrijkste vorm van reputatiemanagement, juist vanwege het feit dat reputaties voor het overgrote deel online worden geaffecteerd. Met online reputatiemanagement krijg je invloed op de informatie die online over jou wordt gevonden als jouw merknaam wordt ingetikt. En dát is wel een kans.

Cliché #4 - Communiceren begint met luisteren

Deze is voor mensen buiten het communicatiewerkveld ook nogal cryptisch. Communiceren wordt in de volksmond namelijk meestal gelijkgesteld aan een boodschap verzenden. Terwijl communicatie veel meer is dan dat. Wij weten als geen ander dat je pas goed kunt communiceren als je op de hoogte bent van wat er speelt, en dat je bovenop de situatie zit. Jij bent de spin in het web. Je vangt informatie op, zet berichten door, stuurt bij en adviseert. Zonder jou geen reputatiemanagement. En zonder reputatiemanagement schieten de meningen over jouw merk zomaar alle kanten op. Jouw rol als communicatieadviseur is belangrijker dan je denkt. Sterker nog, online reputatiemanagement begint (monitoren van berichten) én eindigt (meten van effect na actie) bij jou. Je kunt online reputatiemanagement verdelen in 3 fases:

1. Monitoren

Goed online reputatiemanagement begint bij een goede kennis van wat er speelt. Of er nu een recensie verschijnt waar je direct actie op moet ondernemen, of een tendens in de samenleving waar kansen voor je liggen: de eerste zorg is om ervan op de hoogte te zijn.

2. Sturen en adviseren

De tweede fase is het sturen en adviseren. Het komt erop neer om de opgedane kennis van de actuele omgeving van je organisatie, te vertalen naar acties. De inhoud van die actie varieert sterk: het kan een reactie op een bericht zijn, een advies aan je directie of een veranderende focus in je communicatiebeleid.

3. Meten

Elke online-reputatiemanagementcyclus eindigt met meten. Zo kom je erachter wat het effect is van de acties die je in fase 2 hebt bedacht. Is het aantal ongewenste berichten afgenomen? Zie je positieve berichten toenemen? Is de inhoud van de online discussie verschoven in de richting die jij voor ogen had?

Met reputatiemanagement heb je aandacht voor het publieke sentiment, werk je aan positieve beeldvorming en probeer je reputatieschade te beperken. Communicatie is meer dan ooit een vak waar je 24/7 alert moet zijn en met de juiste informatie en voorbereiding kun je tijdig reageren en bijsturen. Dat betekent dan ook dat je monitoring, evaluatie en bijsturing moet borgen in je organisatie. Een manier waarmee je dat kan doen, is door een social media monitoringstool, zoals Coosto Listen.

Je merkt dat de communicatieclichés in deze blog best verwarrend kunnen zijn voor mensen buiten communicatie. Maar als we ze zorgvuldig uitleggen, en laten zien wat we ermee bedoelen, kunnen we onze collega’s laten zien waar de kern zit van ons vak: het beschermen van de merkreputatie van de organisatie. Naar eer en geweten, met eerlijkheid en authenticiteit bouwen aan – en behouden van – het vertrouwen in de organisatie.

1. Weet wat je wil (en wat niet)

Alles begint met keuzes maken. Wat en wie wil je bereiken met je content? Bepaal eerst het vergezicht en zet dan de stappen terug. Waar wil je bijvoorbeeld over een jaar staan? Wat heb je nodig om daar te komen? Bepaal dan je marketingdoelstellingen die je met je contentstrategie wilt bereiken. Wil je meer leads? Hogere bezoekersaantallen op je website of naar je blog? Wil je werken aan je klanttevredenheid? Wat je doel ook is, het begint met keuzes maken in je strategie. Door dit soort keuzes te maken, behoud je je focus. Voorrang geven aan het één betekent namelijk automatisch dat het ander minder belangrijk wordt. Merk je dat je veel tijd kwijt bent aan de minder belangrijke zaken, dan wordt het tijd daarmee te stoppen. Lees hier hoe je die strategische keuzes vervolgens kunt gaan uitvoeren.

2. Bepaal je contentmix

Welke informatie heeft je doelgroep nodig? Bepaal welke contentbehoefte je doelgroep heeft in welke fase van de buyer’s journey. Maak een overzicht van het type content dat  je doelgroep graag consumeert en kies tussen onder andere Evergeen en Ephemeral content. Denk ook vooruit.
Welke evenementen, speciale dagen of bijzondere momenten komen jaarlijks terug? Kijk voor inspiratie eens naar een inhaakkalender en kies de inhakers die voor jouw organisatie of merk relevant zijn. Je kunt al veel vooraf uitdenken, echt waar.

3. Zorg voor consistentie

Kies onderwerpen en thema’s waar je met jouw merk op wilt focussen. Maak van die thema’s terugkerende rubrieken. Start de maandag bijvoorbeeld met nieuws of sluit de week af met een samenvatting van de week. Misschien heb je een grote groep fans die ideeën posten voor of over jouw product en kun je die ideeën één keer per week extra in de kijker zetten.

Mensen zijn gevoelig voor gewoontes en terugkerende items. We vinden het prettig als er een bepaalde consistentie en structuur zichtbaar is. Bijvoorbeeld: elke ochtend en middag ontvang ik keurig een ‘nieuws-update’ van NU.nl. Zo lees ik ’s ochtends bij mijn ontbijtje de belangrijkste nieuwsitems van vannacht. Bedenk dus een contentformat en geef aandacht aan de frequentie van je posts. 

4. Plan je content vooruit

Het klinkt misschien suf en niet spontaan; maar zorg dat je vooruitwerkt. Plan redactiemeetings in en bedenk wat je de komende week, twee weken of zelfs maand wilt vertellen. Hoe past dat binnen je strategie? Denk aan wat je op welke dag wilt zeggen. Hoe zorg je voor voldoende interactie met je doelgroep? Op welke tijden ga je posten? Juist het vooruitdenken en de garantie op genoeg content geeft rust. Je hoofd is leeg en staat open voor de leuke, creatieve en ad hoc ideeën. Daar heb je dan ook tijd voor.

Voor het vooruitplannen kun je een contentplanner gebruiken. Er zijn allerlei papieren planners online te vinden die je helpen om overzicht in je contentaanbod te krijgen. Digitale planners en contentkalenders hebben het voordeel dat je jouw social media accounts eraan kunt koppelen. Zo’n tool post dan automatisch de door jouw gemaakte posts. Dat scheelt nogal wat extra werk, want handmatig posten hoeft dan niet meer. Handig, toch? Een ander bijkomend voordeel van een online contentkalender is dat je achteraf kunt meten wat het effect is van je social media posts. Wat ons brengt bij tip nummer vijf.

5. Meet je resultaten

Zorg dat je inzicht hebt in de resultaten van je werk. Je weet alleen maar of je content effectief is wanneer je het meet. Wat waren ook alweer je gestelde doelen? Gebruik UTM tags om in Google Analytics bij te houden via welke content je doelgroep bijvoorbeeld op je webpagina terecht is gekomen en hoe zij zich gedragen op je website. Via welke posts zijn mensen bijvoorbeeld het  meest geneigd een aankoop te doen?

Wanneer je daarnaast gebruik maakt van een publishing tool (digitale contentkalender) dan kun je ook meten wat het bereik is van je posts, hoe vaak er op een post is geklikt, welke aanpak het beste werkt en bij welke posts de interactieratio het hoogst is. Zorg dat je inzicht hebt in wat je doet en leer van de verkregen data. Hierop kun je je doelen bijstellen en je strategie aanscherpen. Ga door met succesvolle content en stop met content die te weinig oplevert. Zo behaal je je doelen zonder tijd te verspillen, waardoor je uiteindelijk bereikt wat je zo graag wilde: rust en overzicht.

Hopelijk heb je met het opvolgen van bovenstaande tips meer controle over je online communicatie. Aanvullende ideeën? Deel ze vooral!

Wil je kijken of het werken met een contentkalender iets voor jou is? Probeer gratis de contentkalender in Coosto Publish.

De perfecte webcare-medewerker is:

1. Empathisch

Dit eerste punt is meteen een absolute must. Zonder inlevingsvermogen ga je het echt niet redden in webcare. Waar je in telefonische gesprekken door intonatie meestal nog wel een aardige indruk van de klant krijgt, moet je op social media genoegen nemen met veel beperktere informatie. Korte klachten zonder nuance of uitleg zijn eerder regel dan uitzondering.

Het komt dus in veel gevallen aan op de empathie van de webcare-agent. Hij moet begrijpen waar een klant nu echt mee zit, waarom de klant problemen ervaart en hoe dat impact heeft op de klant. 

2. Nieuwsgierig

Alleen empathisch zijn is niet genoeg. Een medewerker die aannames doet op basis van onduidelijke klantberichten slaat de plank vaak mis. Nieuwsgierige webcare-medewerkers vragen door, willen zeker weten dat ze hun klant goed begrijpen en kunnen helpen.

Ze zijn over het algemeen ook beter op de hoogte van actualiteiten, trends en de tijdgeest. Ze voelen beter aan welke antwoorden wel en niet door de beugel kunnen, waardoor onbedoelde blunders voorkomen kunnen worden.

3. Technisch onderlegd

Webcare draagt pas echt bij aan loyaliteit als je klanten ook daadwerkelijk snel en naar tevredenheid helpt. Zonder een tool die de berichten van alle kanalen voor je samenbrengt, is dat onbegonnen werk. Je kunt gewoonweg niet continu al je kanalen in de gaten houden. Een tool als Coosto Engage maakt het werk behapbaar, doordat je vanuit één plek efficiënt alle social media berichten aan je organisatie kunt behandelen.

Dat werk wordt nog wat gemakkelijker als je een beetje technisch onderlegd bent, zodat je jezelf met behulp van technologie vlot een weg baant door alle klantvragen en -opmerkingen.

4. Bescheiden

Webcare-afdelingen zijn de laatste jaren meer en meer een pr-uithangbord van organisaties geworden. Met behulp van gevatte reacties en vlijmscherpe grappen proberen merken zich in de kijker te spelen en likes te scoren.

Maar overdaad schaadt en bescheidenheid siert de mens. Een goede webcare-medewerker begrijpt wat zijn allerbelangrijkste taak is (klanten helpen) en hoeft niet zonodig continu in de schijnwerpers te staan.

5. Geduldig

Het liefst zou je elk klantgesprek afronden met een snel berichtje, zodat je KPI’s niet in gevaar komen en je zoveel mogelijk mensen kunt helpen. Maar iedereen die ook maar een beetje ervaring heeft in webcare, weet dat het in de praktijk zo niet gaat.

Klanten hebben vervolgvragen, zijn niet tevreden met een reactie, of je moet intern wachten op een antwoord. Goede webcare-medewerkers kunnen daar mee omgaan, zijn geduldig en vooral niet opdringerig.

6. Netwerker

De tijd dat webcare-teams alleen een doorgeefluik van vragen en klachten waren, is lang en breed voorbij (als hij ooit heeft bestaan). Moderne webcare-medewerkers kennen de organisatie en weten exact bij wie ze moeten zijn voor bepaalde onderwerpen. Hoe meer ze vervolgens zelf kunnen beantwoorden, hoe meer ze de rest van de organisatie ontlasten.

7. Taalvaardig

Rot, naar, vervelend, balen, beroerd, hinderlijk, frustrerend, onaangenaam, lastig, onprettig…

De ideale webcare-medewerker heeft een indrukwekkende woordenschat. Hij kent synoniemen op z’n duimpje en voelt nuances in betekenisverschillen haarfijn aan. Daardoor weet hij telkens precies de woorden te kiezen die een situatie nodig heeft. Zo is elk antwoord weer net iets anders opgebouwd en komen antwoorden oprecht en gemeend over. Een belangrijk punt, want juist deze persoonlijke service is één van de weinig punten waarmee webcare-teams zich nog écht kunnen onderscheiden.

8. Stressbestendig

“Kun je dit nog even voor me schrijven?” “Heb je die concurrentie-analyse nu al voor me?” “Waar blijft mijn kwartaalrapport?” Je moet sterk in je schoenen staan, als je deze vragen dagelijks krijgt naast je verantwoordelijkheid voor de webcare van je merk.

Het kan in piekuren echt behoorlijk hectisch worden, zelfs als je je wel fulltime met webcare bezig kunt houden. Natuurlijk zou je dat kunnen ondervangen met extra hulp tijdens drukke uren, maar een goede dosis stressbestendigheid is nooit weg.

9. Probleemoplossend

Een invoelende persoonlijkheid is natuurlijk prettig, maar een klant is niet geholpen met medewerkers die blijven hangen in medelijden. De ideale webcare-medewerker weet van wanten en is creatief in het zoeken naar oplossingen waar ze op het eerste gezicht niet zijn.

Hij beseft als geen ander dat voor een blije klant vooral aanpakkers en probleemoplossers nodig zijn. Soms moet je mensen gewoon even goed laten klagen en hun hart laten luchten, maar vervolgens moet wel de knop om: problemen zijn er om op te lossen.  

10. Nauwkeurig

Een webcare-professional hoeft geen perfectionist te zijn. Tijdens piekmomenten is daar de tijd vaak ook gewoon niet voor. Maar een goede webcare-agent heeft wel oog voor detail. Hij snapt dat kleine details in bewoordingen het verschil kunnen maken tussen een ellenlang vraaggesprek en een kordate oplossing. Hij of zij schrijft foutloos, en geeft daarmee een professionele indruk van het merk. Niets zo frustrerend voor een woedende klant als het idee dat hij op een amateuristische manier geholpen wordt – zelfs als dat in werkelijkheid niet zo is.

11. Behulpzaam

Misschien een open deur, maar wel een belangrijke open deur, die het vermelden waard is. Bij punt 7 noemden we al dat taalvaardige medewerkers oprechter overkomen. Toch is oprecht overkomen niet voldoende: de hulp moet ook oprecht zíjn.

De allerbelangrijkste voorwaarde voor een webcare-medewerker is namelijk dat hij plezier haalt uit mensen helpen. Dat hij de lol inziet van boze klanten blij maken. Dat hij net een stapje verder gaat dan een ander om problemen van een klant op te lossen. Hij vindt de balans tussen de belangen van de klant en van het merk, en doet dat vol overgave.

Met Coosto behandelde @NS_online tijdens een januaristorm de drukste webcare-dag ooit zonder problemen. Sterker nog, ze startten de hashtag #StormPoolen en in samenwerking met de reizigers zorgden ze ervoor dat iedereen veilig thuis kwam. #SSC18 #ServiceDoeJeSamen pic.twitter.com/ltSJ3izkJr

— Coosto Nederland (@CoostoNL) 29 november 2018

12. Zelfverzekerd

Hoe goed je hulp ook is, soms moet je mensen teleurstellen. Je kunt ze helaas (nu) niet naar tevredenheid helpen. Vaak is dat een kwestie van overmacht. Meestal hebben klanten daar begrip voor.

Maar soms ook niet. Iedere webcare-medewerker krijgt vroeg of laat te maken met woede en scheldkanonnades. Een goede professional laat zich daardoor niet van zijn stuk brengen, staat stevig in zijn schoenen en gaat gewoon door met waar hij goed in is: mensen helpen.

13. Optimistisch

Ontdek de verschillen:

“Nee, sorry. Dat product is nu helemaal uitverkocht en komt op z’n vroegst volgende maand pas weer binnen.”

“Tof dat je interesse hebt! Volgende maand hebben we het product waarschijnlijk weer op voorraad. Zal ik hem meteen voor je reserveren?”

Elke situatie kan op verschillende manieren benaderd worden. Met een optimistische houding en dito taalgebruik vind je nieuwe klanten en behoud je je huidige klanten.  

14. Gedisciplineerd

Hoe leuk het werk ook is, soms heb je gewoon een baaldag. Verslapen, natgeregend op de fiets, een zieke collega en daardoor extra drukte op het werk. Het gebeurt ons allemaal weleens. Of je staat na een zware dag op het moment om naar huis te gaan en er komt in verband met een storing een karrevracht aan nieuwe klachten aan. Allemaal over hetzelfde onderwerp: niet bepaald spannend werk, dus.

De kunst is om je eigen gemoedstoestand dan niet te laten doorklinken in de reacties die je online geeft. Zodat je de 100e klant net zo vriendelijk en uitgebreid helpt als de 1e. Dat is allerminst gemakkelijk en vereist discipline (en behulpzaamheid natuurlijk, zie punt 11).

15. Leergierig

Ze zeggen dat een voetballer op zijn best is rond z’n 27e. Dan heeft hij er meestal ruim 20 jaar aan trainingen op zitten. Ook in webcare geldt dat iemand na een maandje training niet meteen voldoet aan alle verwachtingen en foutloos zal zijn. Het belangrijkste is dat een medewerker vooral vooruit wil, beter wil worden. Zoek daarom iemand die wil leren van zijn meer ervaren collega’s (als die er zijn) en inspiratie vindt in de manier waarop andere succesvolle bedrijven hun webcare aanpakken.

Hoe zet je technologie in om je marketing efficiënter of effectiever te maken? Hoe stuur je die technologie aan? En hoe blijf je als marketeer zelf nog relevant in een tijd die meer en meer gedomineerd wordt door technologische hulpmiddelen? Een prettig gevarieerde groep sprekers probeerde ieder vanuit zijn of haar expertise en ervaring antwoord te geven op deze vragen. Dat maakte dat er op geen enkel moment met een belerend vingertje werd gewezen, waardoor het event gaf wat het beloofde: inspiratie en verschillende perspectieven. Iedereen mag zijn eigen conclusies trekken.

Daar leek het in het begin nog niet op, toen Paul Roetzer, oprichter van het prestigieuze Marketing AI Institute de toon zette: “80% van ons dagelijkse werk als marketeer wordt slim geautomatiseerd in de komende jaren.” Een onheilspellende boodschap voor marketeers, die volgens cijfers van Roetzer zelf onderaan bundelen in de adoptie van Artificial Intelligence. AI? Zelflerende algoritmes? Hoe dan? Heeft de gemiddelde marketeer daar wel budget voor?

Intuïtie niet te kopiëren door een machine

De zaal werd direct op scherp gezet, voordat Roetzer de boodschap bewust wat afzwakte en praktischer maakte. “Natuurlijk hoef je je niet volledig te laten sturen door kunstmatige intelligentie. Maar je hoeft ook niet meer volledig autonoom te zijn, en dat ben je waarschijnlijk al niet.” Technologische hulpmiddelen, software en tools zoals Coosto zijn overal aanwezig, en vooral praktisch voor het uitvoeren van taken waar veel data mee gemoeid is. Dat maakt het werk natuurlijk gemakkelijker en efficiënter. De output van technische hulpmiddelen dient nu meestal als advies voor hoe je als marketeer zou moeten handelen. Maar het is nog altijd aan de marketeer om te bepalen wat hij daarmee doet, in hoeverre hij daarin meegaat. “Intuïtie, leiderschap en coaching zijn namelijk niet te kopiëren door een machine”, zou Irina Pashina, Senior Director Customer Experience & Content Strategy van SAP later benoemen.

Medici als voorbeeld voor marketeers

Een treffend toekomstbeeld voor de marketeer volgde toen Roetzer de vergelijking trok met de medische wereld. Daar zijn automatische scans nu al dagelijkse kost, en er is zelfs zelflerende technologie die andere technologie op fouten controleert. Maar de arts is nog altijd de kapitein op het schip. Hij is de regisseur van de technologie, en stuurt op basis van ervaring, creativiteit en intuïtie. Zonder hem is de technologie waardeloos. Technologie heeft bovendien input nodig; om iets razendsnel te herkennen als een tumor, moet de machine leren hoe een tumor eruit kan zien. Die input kan alleen een arts geven. De techniek als doktersassistent. Een principe dat je zo kunt kopiëren naar de marketeer.

10 taken die content marketeers (deels) willen automatiseren

“Maar wat zijn dan taken die wij graag door technologie zouden laten overnemen?“, hoorde ik mezelf vragen. U vraagt, wij draaien, moet Roetzer gedacht hebben, want vrijwel direct presenteerde hij een overzicht met de top-10 taken die een content marketeer graag volledig of deels zou willen automatiseren.

1.   Buyer persona’s maken op basis van behoeften, doelen en gedrag.

2.   Inzichten ontdekken in best presterende content en campagnes.

3.   Passende content aanraden voor je doelgroep.

4.   Onderwerpen en titels voor blogs bedenken.

5.   Voorspellen hoe content gaat presteren.

6.   Datagedreven content maken.

7.   Campagneresultaten voorspellen.

8.   Grammatica, sentiment, toon en stijl van content analyseren en verbeteren.

9.   Passende doelen formuleren op basis van eerdere data en voorspellingen.

10. Conclusies over prestaties trekken gebaseerd op marketingdata.

Een mooi rijtje, waar wij als Coosto natuurlijk met extra interesse naar kijken. Prettige input voor de verdere ontwikkeling en toekomst van onze tools. Toch kan ik me voorstellen dat dit niet direct onderwerpen zijn die je als marketeer zomaar even op een willekeurige maandagmiddag oplost.

Denk niet te groot

Daarom adviseert Roetzer ook om automatisering en kunstmatige intelligentie altijd stap voor stap aan te pakken. “Denk bijvoorbeeld eens aan de manier waarop we navigeren in het verkeer. Vroeger hadden we daar enorme wegenkaarten voor. Dat werkte, maar was onpraktisch en foutgevoelig.” De zaal knikte instemmend. “Stel, je gebruikt die wegenkaarten nog steeds en je wilt efficiënter gaan autorijden. Dan zou je als oplossing direct kunnen denken aan een Tesla die je automatisch op de ingevoerde plek van bestemming brengt. Maar die stap is waarschijnlijk veel te groot.”

Gelukkig is er ook een middenweg, Kunstmatige intelligentie die in eerste instantie wat laagdrempeliger, goedkoper en gemakkelijker te gebruiken is. “Google Maps bijvoorbeeld. Als je daar je bestemming invoert, laat Google Maps de snelste route zien op basis van wat het systeem zichzelf heeft geleerd over verkeersdrukte. Het daadwerkelijke rijden is echter nog steeds de taak van de bestuurder en gebeurt niet automatisch. Toch helpt de tool je prima om foutloos te rijden.”

Kies een specifieke use-case

Roetzer vindt dat je dus zeker niet direct te groot moet denken. Dat benadrukte hij nogmaals toen het ging over de beperkingen van AI. Kunstmatige intelligentie werkt vaak prima in een bepaalde use-case, maar faalt hopeloos als het onderwerp verandert. Zo kan een systeem na de analyse van miljoenen plaatjes uitstekend en razendsnel een kat herkennen. Maar als het hetzelfde probeert te doen voor een hond, moet het weer helemaal opnieuw beginnen. Wil je met AI aan de slag, denk dan goed na over welke specifieke taak je graag zou willen automatiseren, en richt je in eerste instantie puur en alleen op die taak.

De marketeer als mens blijft hard nodig

Na dit indrukwekkende verhaal over de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie, was het de beurt aan onder meer Angela Pham van Facebook en Jason Miller van Microsoft om juist de menselijke maat te vinden in die technische wereld. Zij slaagden erin de aanwezige contentmarketeers weer vertrouwen en inspiratie te geven. Hun alpha-rol doet er nog steeds toe in de bèta-wereld, en er liggen volop nieuwe kansen om juist met behulp van techniek nieuwe content te bedenken.

Zo haalde Miller het voorbeeld van The Next Rembrandt aan, een kunstwerk op basis van alle werken van Rembrandt van Rijn, volledig vormgegeven door AI.

Even inspirerend is de commercial van het automerk Lexus, waarvan het script is geschreven door AI. De input daarvoor? Alle prijswinnende commercials van de afgelopen 15 jaar.

Het is een kwestie van technologische vooruitgang omarmen en er nieuwe mogelijkheden in zien. Het creatieve aspect van contentmarketing ligt vooralsnog gelukkig voor het allergrootste deel bij de mens. Met die vlaag van opluchting kwam er een einde aan een uitstekende editie van Content Marketing Fast Forward. Conclusie? Technologie is hier, we moeten ermee aan de slag, maar er is gelukkig (nog) geen reden voor paniek. Kansen genoeg voor de mens om uit te blinken. 

Mikey Mooguire, bedenker van Wunderground Music, bracht nog wat extra relativering met een luchtig intermezzo: “Kunstmatige intelligentie? Ik heb al moeite met gewone intelligentie”.

1. De juiste inspiratie

Het klinkt je misschien wat vreemd in de oren in een stuk dat vooral over cijfers en statistieken gaat, maar ook voor een goede social media analyse is inspiratie nodig. De perfecte analyse bestaat namelijk niet. Die is afhankelijk van je merk, je KPI’s en de manier waarop je de resultaten wilt of kunt presenteren.

Aarzel daarom vooral niet om op het web op zoek te gaan naar templates of voorbeelden. Zelfs de meest vooruitstrevende merken hebben het wiel niet zelf uitgevonden. Combineer de voorbeelden die je vindt met je eigen ideeën en je eigen situatie. Zo knutsel je als het ware een eigen format voor je social media analyses in elkaar.

Voorbeeld van een real-time rapportage: het Performance Center in Coosto

Denk ook in deze fase al na over de presentatievorm. Ga voor eenmalige PDF-rapporten of presentaties als je het succes van een campagne, event of andere gebeurtenis wilt laten zien. Als je iets wilt meten dat langere tijd voortduurt, kun je denken aan terugkerende rapportages met een vaste vorm, waarvoor je alleen de cijfers elke maand hoeft bij te werken. Ideaal is natuurlijk een real-time of automatische rapportage, die je altijd zonder moeite kunt raadplegen om de huidige stand van zaken te zien. Een dashboard met je social media resultaten (bereik, likes, aantal merkvermeldingen, etc.) bijvoorbeeld.

Door het vele denkwerk kost je eerste social media analyse wel wat meer tijd en energie, maar de ervaring leert dat die tijd zich dubbel en dwars terugbetaalt.

2. De juiste tools

Een analyse kan niet zonder meetinstrument. Ik raad je aan om je niet blind te staren op één tool die je belooft de ideale social media analyse te geven. Een goede analyse komt meestal uit een combinatie van software of online tools die je helpt het proces voor de rapportages sterk te vereenvoudigen, en hierbij een vaste workflow aan te houden.

Publish Analytics in Coosto

Voor onze klanten is Coosto hierin natuurlijk een belangrijke schakel. Het grote voordeel van Coosto is dat je alle sociale statistieken bij elkaar hebt in één omgeving. Je kunt gebruik maken van de ruwe data, zowel in de Publish Analytics zelf als in de Excel-export, en natuurlijk de overzichten, de grafieken, dashboards en het Performance Center. Je hoeft voor het vergaren van alle benodigde statistieken nooit Coosto te verlaten.

Een goede aanvulling op Coosto is het gebruik van Google Spreadsheets en Google Presentations. Het is hierbij interessant om te onthouden dat je presentaties kunt vullen met diagrammen en data uit een spreadsheet. Dit geeft je de mogelijkheid om een prachtig ontworpen template te bouwen voor je social rapportage in Google Presentations, bijvoorbeeld in de huisstijl van jouw organisatie of die van je klant (als je als bureau analyses maakt). Je hoeft vervolgens enkel de gegevens in de gekoppelde Spreadsheet bij te werken, en de presentatie wordt automatisch aangepast. Daarmee heb je telkens een gelikte presentatie in veel minder tijd!

3. De juiste timing

Je hebt energie gestoken in een template en tools, maar dan ben je er nog niet. Natuurlijk, geldt hoe meer energie je eenmalig investeert in het standaardiseren van je rapportageproces, hoe voordeliger dit wordt met elke volgende rapportage die je opstelt. Vooral een maandelijks terugkerende rapportage, die we het meest voorbij zien komen, hoeft natuurlijk maar 1 keer ‘gebouwd’ te worden.

Maar bedenk wel goed of elke maand een rapportage de juiste frequentie. Tijdens een campagne waar volop in is geïnvesteerd, wil je misschien wel vaker resultaten zien om te kunnen bijsturen. Terwijl de grote lijnen die gaan over je merkbekendheid pas na veel langere termijn zichtbaar worden.

Maar hoe bepaal je nu wat de juiste timing voor jou is? Mijn advies is om eerst eens uit te gaan van een maandelijks terugkerend rapport. Merk je dat er ten opzichte van de vorige maand vrijwel niets is veranderd? Dan heb je een te hoge frequentie te pakken. Merk je dat de cijfers er na die maand volledig anders uitzien, en heb je het gevoel dat je nu te laat pas kunt sturen? Dan is je frequentie te laag, en zal je wekelijkse rapportages moeten overwegen.

4. De juiste statistieken

Er is een enorm scala aan sociale statistieken beschikbaar, maar welke zijn nou écht relevant voor jou of je klant? Eigenlijk kan ik daar heel kort over zijn. Pak je doelstellingen erbij en rapporteer alleen op de statistieken die daadwerkelijk bijdragen aan jouw doelstellingen (je KPI’s) en waar je ook invloed op hebt.

Misschien zegt je gevoel dat méér statistieken ook automatisch positief op je afstralen en dat ze je geloofwaardigheid een boost geven, maar het tegenovergestelde is waar. Meer cijfers dan nodig maakt het vooral onoverzichtelijk en onmogelijk om hoofd- van bijzaken te scheiden. Het scheelt je ook nog eens tijd om je alleen bezig te houden met cijfers waar je ook echt iets mee doet, en dat is natuurlijk altijd mooi meegenomen.

5. De juiste mate van automatisering

Een belangrijk argument voor het zelf opstellen van rapportages, is dat deze echt gepersonaliseerd zijn. Je klanten of leidinggevenden zullen je dankbaar zijn dat je schaalbaar aanpassingen kunt doen in elke rapportage, en niet afhankelijk bent van de (beperkingen van) automatische rapportagefuncties van je tools.

Toch is het onhaalbaar om alles volledig te personaliseren en handmatig te verwerken. Meer handmatig werk leidt meestal tot meer personalisatie, meer automatisering leidt meestal tot meer tijdsbesparing. Probeer daarom een balans te vinden, afhankelijk van wat jij, jouw leidinggevende of je klant belangrijk vindt. Ik merk dat de verhouding 80% geautomatiseerd, 20% personal touch in veel gevallen de ‘sweet spot’ is.

Dit waren ze dan: mijn 5 tips voor slimmere social media analyses, op basis van mijn eigen werkwijze en hoe ik het bij onze klanten goed zie gaan. Zoals gezegd: neem deze tips mee, maar bekijk ook zeker andere templates, ideeën en checklists, om te komen tot een analyse die bij jou past. We hebben een voorbeeld van een analyse in ons whitepaper Social Media Analyse verwerkt, dus misschien is het de moeite waard om ook die eens te bekijken.

Heb jij nog tips voor efficiënte, gepersonaliseerde en doelgerichte social media analyses? Deel ze met ons via e-mail, zodat we dit artikel kunnen aanvullen!

Wist je dat consumenten tot 49% meer geld uit geven bij organisaties die op reviews reageren? Dat blijkt uit onderzoek van Womply.com. Op het gebied van reageren op beoordeling is nog een enorme winst te boeken. 75% doet het namelijk op dit moment niet, terwijl het een kleine investering is om het wel te doen.

Laat niets lopen

Maar op welke reviews moet je dan wel of niet reageren? Het antwoord is simpel; je moet op alles reageren. We hebben eerder de neiging om te reageren op kritiek dan op positieve feedback, omdat we ons graag willen verdedigen.

Hoe belangrijk je intuïtie en gevoel ook is, bij het reageren op reviews is het soms beter om je trots even aan de kant te zetten. Is iemand in jouw ogen onterecht kritisch? Grote kans dat er stoom uit je oren komt en je hem eens flink wil aanpakken. Onze tip: loop even weg, tel rustig tot tien en keer dan pas terug naar je toetsenbord. Je reactie komt namelijk online te staan en iedereen kan het lezen. Woedende reacties zijn over het algemeen niet goed voor je reputatie.

Dus blijf rustig en bedank ook deze persoon netjes voor zijn of haar reactie en laat weten dat je het jammer vindt dat diegene niet tevreden is. Dat komt op potentiële klanten veel beter over dan dat je een scheldkanon loslaat. Met deze 5 tips kun je de perfecte reactie vormen op kritiek:

1. Blijf altijd rustig: het is misschien een open deur, maar het is zo belangrijk om rustig te blijven. Je eerste (logische) reactie op kritiek is dat je boos wordt en in de verdediging schiet. Koel eerst af en denk vervolgens rustig na over je reactie. Iedereen kan meelezen wanneer jij een reactie plaatst, reacties uit emotie zullen je merkreputatie niet ten goede komen.
2. Bedankt de persoon voor zijn/haar reactie: hoe stevig de kritiek ook is, bedank de persoon in kwestie voor zijn of haar review. Iemand heeft de moeite genomen om zijn mening te geven en dat is altijd waardevol.
3. Toon empathie en zeg sorry: ook al vind je zelf dat je gelijk hebt. De hele wereld leest mee, dus ga geen welles-nietes-spelletje spelen via een kanaal waarop iedereen mee kan lezen. Houd kritiek bij jezelf. Dus net: ‘Jammer dat je niet tevreden bent over onze service’, maar ‘Jammer dat we je niet naar tevredenheid hebben geholpen.’
4. Neem je verantwoordelijkheid: Kijk altijd naar jezelf. ‘Dit is niet hoe het zou moeten gaan’ of ‘Dit voldoet niet aan onze standaard’
5. Bied een opening: probeer het probleem op te lossen. Vraag of iemand contact kan opnemen met service, zodat je diegene weer tevreden kunt maken.

Af en toe een negatieve reviews is helemaal niet zo rampzalig als je misschien denkt. Ga maar eens na.. vertrouw jij bedrijven die allemaal maar positieve beoordelingen hebben en vijf sterren-reviews? Wij Nederlanders geloven niet in te mooi om waar te zijn. Er is altijd wel iemand ontevreden, om wat voor reden dan ook. Dat blijkt ook uit verschillende onderzoeken. Daarin komt namelijk naar voren dat een score tussen de 4.2 en 4.6 het beste is.

Erken je klant

Uiteraard krijg je meer energie van positieve en leuke reviews. Gebruik deze energie ook om te reageren op mensen die de tijd en moeite nemen een beoordeling achter te laten. Besef dat zij gratis meehelpen aan de reputatie van je merk. Dus zoek de interactie met je klant. Je zult zien dat diegene sneller en vaker bij je terugkeert en wellicht ook mensen in zijn of haar omgeving tipt om vooral bij jou een aankoop te doen.

Naast dat je aan een stukje klantenbinding doet, is reageren op positieve reviews ook belangrijk voor potentiële klanten. Bij het bekijken van de reviews van jouw organisatie zien zij namelijk dat jij je klanten serieus neemt en dat je ze de aandacht geeft die zij verdienen.

Effect op je Google-ranking

Je klanten zijn natuurlijk het belangrijkst, maar er zitten meer positieve effecten aan het reageren op reviews. Er zijn verschillende reviewsites, maar de meest bekende en meest gebruikte is Google-reviews. Wanneer jij netjes reageert op al je Google-reviews, dan ziet Google dat natuurlijk ook en reken maar van yes dat zij daar ook daadwerkelijk iets mee doen.

Het reageren op beoordelingen heeft namelijk een gunstig effect op jouw zichtbaarheid in Google. “Kom in contact met uw klanten door op hun reviews te reageren. Hiermee laat u zien dat u de feedback van uw klanten waardeert. Als er sprake is van betrokkenheid en positieve reviews van uw klanten, kan dit de zichtbaarheid van uw bedrijf verbeteren en de kans vergroten dat een potentiële klant uw locatie bezoekt”, zegt Google daar zelf over.

Geen tijd? Maak tijd!

We leven in een tijd waarin iedereen het druk heeft en duizend dingen op een dag wil doen. Reageren op reviews schiet er daarom vaak bij in. Maar wanneer je beseft dat het je daadwerkelijk meer omzet kan opleveren, heb je er dan nog steeds geen tijd voor? Neem het daarom serieus voor zowel jezelf als je klanten. Onze tip: gebruik social media management om alles overzichtelijk te hebben. In Coosto heb je bijvoorbeeld al je social media-kanalen onder één dak en kun je direct reageren op Google-reviews. Enthousiast na het lezen van dit artikel? Laat dan vooral een review na. We zullen zeker reageren, dat beloven we ;)