.png)
Gemeenten die inwoners informeren over werkzaamheden, woningcorporaties die onderhoud aankondigen en onderwijsinstellingen die open dagen promoten: binnen publieke en semipublieke organisaties keren vergelijkbare communicatievragen regelmatig terug. Toch ontwikkelen verschillende teams soms afzonderlijk socialmediaberichten waarvoor al een bruikbaar format bestaat. Dat betekent extra werk en maakt het lastiger om voort te bouwen op de kennis en ervaring van collega's.
Met de contentbibliotheek in Publish kunnen communicatieteams bestaande posts opslaan als herbruikbare templates, deze delen met collega's en aanpassen aan nieuwe situaties. Zo hoeven teams niet iedere keer vanaf nul te beginnen en kunnen ze gebruikmaken van content die binnen de organisatie al is ontwikkeld.
Geef teams meer zelfstandigheid, zonder de centrale regie te verliezen
Wanneer meerdere teams binnen één organisatie verantwoordelijk zijn voor socialmediacommunicatie, is het belangrijk dat zij zelfstandig kunnen werken zonder de samenhang in de communicatie te verliezen.
Neem bijvoorbeeld een hogeschool of universiteit met meerdere opleidingen, faculteiten en locaties. Die organiseren gedurende het jaar verschillende open dagen en informatiebijeenkomsten. Iedere opleiding of faculteit wil aankomende studenten informeren over het programma, de locatie en de aanmeldmogelijkheden. De inhoud verschilt, maar de berichten moeten wel aansluiten op de communicatiestijl van de onderwijsinstelling. Denk aan de opbouw, tone of voice en vormgeving.
Met een gedeelde contentbibliotheek kan de centrale marketingafdeling een format ontwikkelen voor open dagen, met een herkenbare opbouw, passende beelden en een verwijzing naar de aanmeldpagina. Binnen hogescholen en universiteiten kunnen opleidingen of faculteiten dit vervolgens als basis voor hun eigen aankondigingen gebruiken.
Hiermee verandert de rol van de centrale afdeling: in plaats van elk afzonderlijk bericht te maken, stelt deze een bruikbaar uitgangspunt beschikbaar. De betrokken teams kunnen zelfstandig hun communicatie voorbereiden, terwijl de centrale afdeling zich meer kan richten op de communicatiestrategie, de kwaliteit van formats en de ondersteuning van collega's.
Hergebruik bestaande formats bij terugkerende communicatie
Sommige publieke organisaties moeten hun doelgroepen regelmatig informeren over praktische veranderingen. Denk aan wegafsluitingen of werkzaamheden: gemeenten moeten inwoners geregeld op de hoogte houden van veranderingen in de buurt. Bij ieder bericht staan vergelijkbare vragen centraal: waar vinden de werkzaamheden plaats, wanneer beginnen ze, hoelang duren ze en wat zijn de gevolgen voor inwoners?
Een communicatiemedewerker van de gemeente kan een eerder ontwikkeld bericht over wegwerkzaamheden als template gebruiken. Als de bestaande opbouw nog past, hoeft de medewerker alleen de locatie, data, omleidingen en afbeeldingen te wijzigen. De overige tekst en onderdelen blijven bewerkbaar wanneer de situatie daarom vraagt.
Ook andere organisaties kunnen bestaande formats inzetten voor terugkerende communicatie. Een woningcorporatie kan onderhoudsberichten voor verschillende wooncomplexen voorbereiden vanuit een gedeelde basis. Een waterschap kan dezelfde werkwijze gebruiken voor aankondigingen over werkzaamheden aan dijken of watergangen.
Bij tijdsgevoelige situaties kan dat eveneens helpen. Wanneer een organisatie snel moet communiceren over een verstoring in de dienstverlening, biedt een vooraf ontwikkeld format houvast bij het opstellen van het bericht. De actuele informatie moet nog steeds worden gecontroleerd, maar de basisopbouw is al beschikbaar.
Houd communicatie herkenbaar voor verschillende doelgroepen
Publieke en semipublieke organisaties kunnen over één onderwerp met meerdere doelgroepen communiceren. Die hebben niet altijd behoefte aan dezelfde informatie. Neem bijvoorbeeld een woningcorporatie die bewoners informeert over een verduurzamingsproject. Huurders van woningen waar de werkzaamheden binnenkort starten, willen vooral weten wanneer monteurs langskomen en wat er van hen wordt verwacht. Bewoners van andere complexen hebben mogelijk eerst behoefte aan uitleg over de planning en de gevolgen van het project.
Wanneer verschillende wijkteams hiervoor afzonderlijk berichten ontwikkelen, bestaat het risico dat zij het project op een andere manier uitleggen of verschillende formuleringen gebruiken voor dezelfde kernboodschap. Dat kan onduidelijkheid veroorzaken over wat bewoners kunnen verwachten. Een centraal ontwikkeld template kan helpen om belangrijke onderdelen van de boodschap op elkaar af te stemmen. Denk aan de uitleg van het project, de verwijzing naar aanvullende informatie en de uitgangspunten voor toon en vormgeving.
Vanuit die basis kunnen de betrokken teams de inhoud afstemmen op hun eigen doelgroep. Zo ontvangen bewoners informatie die relevant is voor hun situatie, terwijl de belangrijkste boodschappen herkenbaar blijven.
Maak succesvolle content beschikbaar voor andere teams
Een socialmediabericht dat binnen één project goede resultaten oplevert, kan ook interessante inzichten bieden voor andere communicatieteams. Stel dat een waterschap verschillende berichten heeft ingezet om inwoners te informeren over waterbesparende maatregelen tijdens een droge periode. Uit de campagneresultaten blijkt dat een bepaalde opbouw meer betrokkenheid oplevert dan eerdere varianten.
Die aanpak kan ook interessant zijn voor collega's die campagnes ontwikkelen over waterkwaliteit of klimaatadaptatie. Zij hoeven het oorspronkelijke bericht niet letterlijk over te nemen, maar kunnen onderzoeken welke onderdelen bruikbaar zijn voor hun eigen campagne. Met de contentbibliotheek in Publish kan het communicatieteam de betreffende post opslaan als template en delen met andere projecten. Collega's kunnen deze vervolgens terugvinden en filteren op bijvoorbeeld project, platform, auteur, label of datum.
Een medewerker die het template wil gebruiken, kan het dupliceren en aanpassen aan een nieuw onderwerp of een andere doelgroep. Het oorspronkelijke template blijft daarbij ongewijzigd. Dat maakt het mogelijk om voort te bouwen op eerder ontwikkelde content. Zo wordt een goed idee niet alleen gedeeld tijdens een overleg of bij de overdracht van een project, maar ook beschikbaar als concreet vertrekpunt voor nieuwe communicatie.
Conclusie: maak communicatiekennis beschikbaar voor de hele organisatie
Binnen grotere organisaties kan waardevolle communicatiekennis verspreid raken over verschillende teams, projecten en medewerkers. Wanneer bruikbare formats en eerdere aanpakken alleen in afzonderlijke bestanden of berichten terug te vinden zijn, is die kennis minder toegankelijk voor collega's. Zeker wanneer projecten eindigen, medewerkers van functie veranderen of nieuwe collega's beginnen, is het waardevol om op eerder ontwikkeld werk te kunnen voortbouwen.
Met de contentbibliotheek kunnen organisaties die kennis vastleggen in herbruikbare templates en beschikbaar maken voor andere teams. Zo ontstaat een gedeelde verzameling van formats en werkwijzen die medewerkers kunnen gebruiken en verder ontwikkelen. Niet om telkens dezelfde berichten te publiceren, maar om de kennis en ervaring uit eerdere communicatie beter te benutten.
Benieuwd hoe jouw organisatie bestaande content slimmer kan hergebruiken? Ontdek de mogelijkheden van de contentbibliotheek in Coosto Publish.
