1. Vertel een verhaal

Deze eerste trigger kunnen we het best illustreren met twee korte anekdotes:

A. “Van 2005 tot 2010 zat ik op het Groendaal College in Assen. Daar haalde ik een 4 voor Engels, een 3 voor Frans en een 5,5 voor Natuurkunde. In VMBO 4 ben ik blijven zitten.”

B. “Ik was allesbehalve een brave leerling. Als ik al een woordenboek zou hebben gehad, dan stond ‘gehoorzamen’ er in elk geval niet in. Voor mij voelde elke les als een pauze, en ik wisselde schorsingen af met diepe onvoldoendes.”

Waarschijnlijk merk je zelf al wel welke versie beter te onthouden is. De eerste opsomming van feiten is namelijk algemeen, willekeurig en legt daardoor geen verbindingen in je hersenen. Gevolg: aan het einde van de zin ben je alweer vergeten wat je in het begin hebt gelezen.

Bij de tweede versie gebeurt echter iets. Tijdens deze introductie gaat het brein harder werken: je probeert je een voorstelling te maken van de persoon, er ontstaat een vorm van empathie en je voelt betrokkenheid. Deze verhalende vorm beklijft vele malen beter dan de staccato schrijfstijl.

Het bewijs hiervoor kun je ook bij jezelf vinden. Ga maar eens na welke presentaties op congressen of toespraken je het meest zijn bijgebleven? Zijn dat de optredens die inhoudelijk het meest compleet waren? Of de verhalen die het meest levendig verteld werden?

Dát is de kracht van storytelling in de praktijk, een techniek die onmisbaar is als je beklijvende content wil maken.

2. Maak het gemakkelijk

De maatschappij, dat ben jij. #Doeslief. Handen af van onze hulpverleners.

Drie succesvolle SIRE-campagnes die in het geheugen gegrift staan, omdat ze één belangrijk ding met elkaar gemeen hebben: de slogans zijn gemakkelijk over te nemen en te onthouden. Wil je content maken die mensen bijblijft? Kies dan voor taal die gemakkelijk in het gehoor ligt of experimenteer met alliteratie of rijm.

Door de overvloed aan prikkels wordt ons brein namelijk selectief in wat het bewaart en wat het filtert. Maak je het te complex om een boodschap te bewaren, dan geeft je ontvanger het onbewust bij voorbaat op; ‘dit is te ingewikkeld, laat maar gaan’.

Het verschil in complexiteit maakt dat we de slogan ‘De maatschappij, dat ben jij’ nog wel kennen, en ‘Je bent al veel Europeser dan je denkt’ – een campagne van SIRE in 1992 – al lang en breed vergeten zijn.

3. Zet aan tot nadenken

Deze trigger voelt misschien wat tegenstrijdig met de tweede, maar is het niet. Hoewel het goed is om je boodschap eenvoudig te maken, moet het niet zó gemakkelijk worden dat de ontvanger hem helemaal zonder moeite kan opnemen.

Dat heeft te maken met Elaboration likelihood (vrij vertaald ‘verwerkingswaarschijnlijkheid’), een model van Petty & Cacioppo, dat uitgaat van twee manieren om informatie te verwerken. Enerzijds is er de centrale route, waarin de ontvanger informatie bewust en langzaam verwerkt, en daardoor duurzamer opslaat.

Anderzijds is er de perifere route, die juist onbewust verloopt en waarin opgeslagen attitudes sterk veranderlijk zijn. Voor contentmakers die willen dat hun informatie onthouden wordt, gaat de voorkeur natuurlijk uit naar een centrale verwerking.

Deze centrale route kost de ontvanger meer tijd en moeite, maar toch kun je hem verleiden die energie erin te steken. Eén van de verleidingstechnieken is het toevoegen van incongruentie. Dat houdt in dat een boodschap een patroon van voorspelbaarheid moet doorbreken, een soort opgetrokken wenkbrauw moet veroorzaken. Even een kleine verwarring of verrassing, waardoor je een paar seconden moet nadenken om te begrijpen wat er precies bedoeld wordt (en zie daar: je hebt de centrale route te pakken).

In principe kun je die voorspelbaarheid op elke manier doorbreken, maar woordspelingen zijn een veelgebruikte methode. Het is bijvoorbeeld de reden dat ‘Er gaat niets boven Groningen’ (twee seconden nadenken: oh ja, de meest Noordelijke provincie) bekender is dan het weinig opzienbarende ‘Flevoland, avontuurlijk dichtbij’.

4. Vermijd 'zwakke' woorden

De doorsnee content van organisaties staat vol met clichéwoorden. Er is bij wijze van spreken geen reclametekst waar de woorden ‘klantgericht’, ‘flexibel’ en ‘uitstekende voorwaarden’ niet in staan. Deze woorden zijn zo vaak gebruikt, dat ze hun betekenis inmiddels volledig hebben verloren.

Als je wil opvallen, zoals in punt 3 uitgelegd, moet je daarom ook origineel zijn in je woordkeuze. Zorg ervoor dat alleen jouw organisatie met een specifieke tone-of-voice wordt geassocieerd.

5. Creëer een serie

Wil je dat je content onthouden wordt, dan heb je een zekere balans nodig tussen originaliteit en herkenbaarheid. Als je ieder nieuw stuk content telkens over een andere, originele boeg gooit, dan wordt het voor je publiek namelijk onmogelijk om content te associëren met jouw merk. Tegelijkertijd zagen we bij eerdere triggers dat ook voorspelbaarheid funest is.

Supermarktketens als Jumbo en Albert Heijn hebben die balans in hun commercials gevonden. Elke reclame is anders, maar je ziet wel herkenbare personages, stemmen, deuntjes en kleuren terugkomen. Je kunt dit concept in je eigen strategie toepassen door content te creëren in series of formats, in plaats van losse columns of blogs.

Inspiratie is er genoeg te vinden. Van je favoriete Netflix-serie tot YouTubers: allemaal gebruiken ze een herkenbare basis met een originele invulling. Het blijkt het ideale recept voor content die blijft hangen en nieuwsgierig maakt.

Absolute voorwaarde: bied kwaliteit

De 5 triggers hierboven zorgen ervoor dat jouw content gemakkelijk te onthouden is, maar dat alleen is niet genoeg voor succes. Je publiek kan jouw boodschap namelijk onthouden, maar als de inhoud onzin is, heb je daar precies niets aan. Onthouden is het middel, resultaat is het doel.

Als je één ding moet onthouden, is het dat onthouden niet het allerbelangrijkste is...

Dit artikel kwam mede tot stand dankzij inzichten uit het boek ‘Hoe verzinnen ze het’ van reclamemaker Jaap Toorenaar.

De kracht van storytelling begint bij de identiteit

Storytelling – het toepassen van verhalen om een bepaald doel te bereiken - begint altijd met de identiteit van je bedrijf. Het zijn je kernwaarden, de missie en de visie. Waar sta je voor, en wat wil je uitdragen? Bavaria heeft – net als zoveel bedrijven - haar identiteit zwart op wit staan. Het familiebedrijf wil mensen bij elkaar brengen en zijn eigen koers varen met iedereen die bij de familie hoort. Het maakt het merk een tikkeltje eigenzinnig, een eigenschap waardoor het grenzen blijft verleggen. Het is geen toeval dat de grondlegger van het alcoholvrije bier in 1978 zelfs het Midden-Oosten van het alcoholvrije goedje voorzag.

De droom van Bavaria: in de belevingswereld van de consument passen. En niet andersom. Vorige campagnes van de bierbrouwerij waren vernieuwend, maar bevatten geen verhaal. Neem bijvoorbeeld de commercial met Hugh Hefner, waarin Bavaria wilde laten zien dat je als man soms gewoon de behoefte hebt om met je maten te drinken. Of de inhaker op het WK in 2014, waar het met de HolánDress inspeelde op 1) een internationaal evenement en 2) de culturele verschillen tussen Nederland en Brazilië. Begrijp me niet verkeerd: stuk voor stuk gave acties, maar ze vertellen nog niet écht het verhaal van Bavaria. Hoe anders is dat bij de campagne #Carnavalvrij.

Álle elementen van storytelling worden geraakt

De basis voor storytelling ligt bij #Carnavalvrij er namelijk wél. Bavaria gaat met deze campagne helemaal terug naar de kern, de geschiedenis van het bedrijf. Het vertelt een verhaal dat veel verder gaat dan de commercial alleen. Het verhaal gaat zelfs verder dan de huidige doelen en het gewenste imago van het biermerk. Het gaat over verbinding. Verbroedering. Er wordt een beleving geclaimd. Carnaval vier je sámen, en dat is een gevoel dat veel Brabanders en Limburgers (h)erkennen. Bavaria raakt een sweet spot. Van merkgeschiedenis tot aan doelgroepbeleving en van ambassadeurschap tot aan taalgebruik. Álle elementen van storytelling worden geraakt.

Er wordt tevens ingespeeld op het recentelijk in de media zo uitgebreid besproken gevoel van ‘de provincie’ tegen ‘de Randstad’. Het vieren van carnaval – wat nauwelijks gebeurt boven de rivieren – is daarbij een belangrijk onderdeel dat hoort bij het culturele identiteitsgevoel van de Brabander en Limburger. De carnaval- en vastelaovendvierders in beide provincies voelen zich mede daardoor gehoord in deze campagne. Bavaria legt daarbij een fijne verbinding tussen persoonlijke dromen (“Ik wil met carnaval feest vieren met mijn vrienden”) en haar eigen dromen (“We willen mensen samen brengen”). De sterke behoefte die centraal staat bij een hele specifieke doelgroep raakt niet alleen een hele goede snaar, het past ook nog eens naadloos bij de droom van Bavaria om in de belevingswereld van de consument te passen. Door een verhaal te vertellen, laadt Bavaria zich indirect met merkassociaties die ze belangrijk vindt. Consumenten leren het biermerk daardoor veel beter kennen.

De keuze voor Björn van der Doelen als gezicht van de campagne is overigens een schot in de roos. Op de eerste plaats omdat hij een sterke afspiegeling is van het gevoel dat leeft onder carnavalvierders. Vanaf het moment dat hij boos met zijn vuist op tafel slaat (“En nu is het genoeg!”) spreekt hij de doelgroep aan. Het doet me denken aan de volgende uitspraak:

En juist dat doet Bavaria door Björn in te zetten. Hij spreekt niet alleen de taal van de doelgroep, hij weet ook precies díe snaar te raken die gevoelig ligt. En het werkt. De gemeenten waar in het algemeen over carnaval en vastelaovend wordt gesproken (afbeelding 1) komen heel mooi overeen met de gemeenten die het momenteel over #carnavalvrij hebben (afbeelding 2). Het bewijs dat Bavaria met haar verhaal inderdaad de juiste mensen weet aan te spreken, zien we ook terug op social media. Coosto laat zien dat in slechts vier dagen tijd de campagne al dik 5 miljoen views heeft behaald. 

Als je de keuze voor Björn van der Doelen vanuit helicopterperspectief bekijkt, valt de puzzel pas helemaal op zijn plek. Björn is namelijk oud-PSV’er, en Bavaria is partner van de Eindhovense voetbalclub. En laat het clublied van PSV nou nét die kernwaarden hebben waar Bavaria voor wilt staan:

Alles klopt.

De belangrijkste les voor iedere marketeer

In dit geval had ook een ander biermerk de beleving rond carnaval kunnen claimen. Denk bijvoorbeeld aan Amstel: bier dat staat voor vriendschap. Toch zou dat geen verstandige beslissing zijn geweest. Het Amsterdamse bier wordt misschien wel door heel Nederland gedronken, maar de identiteit en geschiedenis van de brouwerij staan mijlenver af van het feest dat onder de rivieren wordt gevierd. Je kunt nou eenmaal niet zomaar een verhaal kiezen en uitdragen. Het gaat namelijk in de eerste plaats niet per se om wat je vertelt, maar juist om wie of wat je bent en waar je voor staat.

Zodra je daar geen focus op legt, valt het hele storytelling-plaatje in duigen.

Het is inmiddels moeilijk voor te stellen, maar zo’n 20 jaar geleden werkten de meeste klantenservices met postbussen. Had je een klacht? Dan stuurde je maar een brief. Een organisatie die zo met klanten omgaat, zou nu niet meer kunnen bestaan. Er is ongelofelijk veel veranderd in het domein van de klantenservice. Webcare is hierin het sleutelwoord en zal dat voorlopig nog wel even blijven. In dit blog lees je er alles over, van definities tot trends, toepassingen en tools.

Wat is webcare?

Webcare is nu een vanzelfsprekendheid bij iedere organisatie die klanttevredenheid hoog in het vaandel heeft staan. De term webcare lijkt echter geen vaste betekenis te hebben en wordt te pas en te onpas gebruikt. Sommige mensen vinden elke reactie op online berichten al onder webcare vallen, anderen zweren bij de term, zodat ze ’het gevat reageren op social media comments’ een naam kunnen geven.

Maar deze definities zijn nogal technisch, terwijl webcare vooral draait om het doel; (potentiële) klanten online helpen om hun problemen, vragen, klachten of opmerkingen op te lossen. In de kern is dat webcare: online klantenservice. Omdat klanten zich online voor het overgrote deel via social media kanalen laten horen over merken, zou je in plaats van online klantenservice ook social media klantenservice kunnen zeggen.

Wat is webcareniet?

Webcare is dus niets meer en niets minder dan online klantenservice. Waar mensen webcare zeggen bedoelen ze echter vaak iets anders. We leggen deze begrippen voor de duidelijkheid nog even uit.

Community management:

Eén van de vakgebieden die zeer regelmatig wordt aangezien voor webcare. Maar het doel van community management is niet direct om klanten te helpen, maar volgers of publiek te betrekken, te vermaken of nieuw publiek te vinden. De handeling – reageren op social media posts of reacties – is hetzelfde, hoewel je als community manager vooral reageert op comments onder eigen posts.

Voorbeelden hiervan zijn er genoeg:

‍

Applaus fascineert me. Een bijzondere, communicatieve uiting die teruggaat tot in ieder geval het Romaanse rijk. Een emotionele vorm van communicatie die, zoals we weten, veel verder gaat dan woorden. Juist het non-verbale maakt het mooi, moeilijk te vangen en genuanceerd. Hoe je op verschillende manieren kunt klappen en daarmee subtiel een andere betekenis kan geven. In mijn beleving is dat subtiele en diepgaande er een beetje af in ons dagelijks leven op social media. Of vergis ik me?

Likepods vs. klapvee

Zogenaamde likepods vormen een bijzonder fenomeen op – met name - Instagram. Social posts die snel veel likes verdienen, worden door het algoritme vaker vertoond en ontvangen hierdoor weer meer likes. Om dat te beïnvloeden zijn veel influencers likepods gestart. Het idee? Een groep die met elkaar afspreekt elke nieuwe post van een lid van die groep te liken of van een comment te voorzien, om zo het algoritme voor de gek te houden en posts vaker te laten vertonen. Een dubieuze praktijk, die door Instagram ook zoveel mogelijk uitgebannen wordt. Zo oppervlakkig was het vroeger niet, toch?

Maar dan lees ik ineens iets over theater in de achttiende en negentiende eeuw. Toen was applaudisseren een heus vak. Je kon ingehuurd worden om het applaus te verzorgen bij theatervoorstellingen of politieke bijeenkomsten. Je hoefde de inhoud niet eens daadwerkelijk te waarderen, als je maar braaf de handen op elkaar kreeg. Zo’n groep mensen die voor een basistarief applaus kwam afleveren, werd klapvee genoemd, een term die nu ook nog weleens voorbij komt. Waardering ‘kopen’ is dus een fenomeen dat veel ouder is dan je misschien zou denken.

Internettrollen vs. Boe-roepers

Online hechten we veel waarde aan de mening van anderen. Met sterren en cijfers laten we weten wat we van ons Airbnb-appartementje of onze Uber-chauffeur vonden. Een lage rating zorgt voor minder vertrouwen en in het vervolg minder klanten. Dat speelt kwaadwillende in de kaart. Zij kunnen dit gegeven namelijk gebruiken om anderen zwart te maken, door bewust slechte recensies achter te laten of negatieve reacties te plaatsen. Deze internettrollen zijn moeilijk aan te pakken en hebben een enorme impact; ze kunnen naar verluidt zelfs verkiezingen beïnvloeden. Gelukkig was vroeger alles beter, toch?

Dat blijkt ook een illusie. Want dat klapvee van zojuist? Die mensen kon je kennelijk ook inhuren om het omgekeerde te doen. Als je voldoende geld op tafel legde, kreeg je de garantie dat de oppositie uitgejoeld werd of dat er negatieve zaken werden geroepen over een concurrerende theatervoorstelling. 

Likes lokken likes uit vs. sociale klappers

Wist je dat een social media post zonder likes veel moeilijker van de 0 afkomt, dan dat hij van bijvoorbeeld 3 naar 4 gaat? Als een post eenmaal likes ontvangt, is het hek van de dam en kan de teller snel oplopen. Hoe dat komt? Likes blijken een sociaal fenomeen te zijn. Als je ziet dat een connectie van je een post van commentaar voorziet of een like toewijst, ben je veel eerder geneigd hetzelfde te doen. Het is in die zin veel ‘enger’ om de eerste te zijn die een like uitdeelt aan een post. Klinkt dit niet herkenbaar? Vergelijk het dan eens met onderstaand sociaal experiment. Wedden dat jij er ook zou intuinen?

Is dat met good-old applaus heel anders? Think again. Ook applaus is een sociale aangelegenheid. Wanneer iemand begint met klappen, klapt de rest van het publiek gewoon mee. Dat heeft met conformiteit te maken, een haast automatische drang om gedrag van anderen te kopiëren. Heel lang geleden was dat instinct een goede manier om je overlevingskans te vergroten. Nu is het vooral een bijzonder overblijfsel van oude tijden, dat door marketeers en communicatieprofessionals nog dagelijks dankbaar wordt gebruikt.

Viral content vs. staande ovatie

Viral content is misschien wel de droom van een content marketeer. Jouw content die zó goed wordt ontvangen dat mensen hem massaal delen en hij de wereld over gaat; het lijkt de ultieme uiting van waardering. Maar van de andere kant… een post delen is in feite ook maar één druk op een simpele knop. Een bekende meme luidt dat achter iedere ‘hahahaha’ een neutraal kijkende internetgebruiker schuilgaat aan de andere kant van het scherm. Wordt de mate van daadwerkelijke waardering niet vaak overschat?

Voor een laatste keer gebruiken we deze blik op de offline wereld. Ben je ooit naar een theatervoorstelling geweest die níet met een staande ovatie werd afgesloten? En zelfs als dat zo is, vergelijk alle staande ovaties eens met elkaar. Waren al die voorstellingen nu echt even goed? Een staande ovatie zou de ultieme blijk van waardering moeten zijn, maar is in de praktijk aan inflatie onderhevig. We gebruiken een staande ovatie in het theater te pas en te onpas, en niet zelden is het meer een blijk van beleefdheid of conformiteit dan waardering.

Zelfs het subtiele, genuanceerde van applaus (in frequentie of volume bijvoorbeeld) kent een moderne variant. We deden met de social media monitoring tool Coosto Listen namelijk onderzoek naar emoji-gebruik in Nederland en Vlaanderen, en daarin kwamen we veel meer subtiele betekenissen tegen dan je misschien zou verwachten van de bekende gele poppetjes.

Behoefte aan waardering is van alle tijden

Dit soort vergelijkingen helpen als je cynisch dreigt te worden door een ‘steeds oppervlakkiger social media landschap’. Want het blijkt niet uit te maken of we emoji gebruiken, sterren, likes, shares of het ‘ouderwetse applaus’. Of het online of offline is. De behoefte aan waardering is van alle tijden. Waardering streelt niet alleen ons ego, maar is ook broodnodig om inkomsten te blijven behouden als je beroep lijkt op dat van een theatermaker, Instagram-influencer of content marketeer. De manieren waarop we die waardering uiten en manipuleren lijkt door de jaren heen niet eens zo sterk veranderd te zijn ?...

Wat is social media monitoring?

Social media monitoring (ook wel social listening genoemd) is het structureel volgen en in kaart brengen van actuele berichtgeving over een bepaald onderwerp op social media platformen. Dat onderwerp kan een organisatie zijn, maar ook berichten over campagnes, concurrenten, branches of een ander relevant thema.

Social media monitoring is in de praktijk echter ook een synoniem voor de bredere begrippen online monitoring en media monitoring. Social media monitoring beperkt zich namelijk vrijwel nooit tot enkel social media. Meestal worden ook andere bronnen doorzocht waarop dynamische online content wordt geplaatst, zoals nieuwssites, blogs, reviewsites en fora. In sommige gevallen worden die nog verder aangevuld met berichten van radio, televisie en printmedia. 

Waar kun je social media monitoring toepassen?

Social media monitoring is als instrument mateloos populair onder marketing- en communicatieprofessionals. Deze beroepscategorie heeft er in de uitoefening van het vak bij uitstek baat bij om te weten wat er rond hun organisatie speelt, wat de maatschappelijke tendens is en wat er openbaar gezegd wordt. Er zijn echter veel manieren waarop die kennis binnen een organisatie kan worden toegepast. Een opsomming van de 5 belangrijkste:

1. PR & Communicatie

Door media te monitoren krijg je zicht op meningen en opinies over jouw organisatie of andere relevante thema’s. Met die kennis op zak maak je slimmere communicatiebeslissingen.

2. Branding 

Met social media monitoring kun je de earned media van jouw merk of organisatie meten. Door de ontwikkeling daarin bij te houden, stel je gemakkelijk vast hoe succesvol en viral je campagnes zijn geweest.

3. Crisiscommunicatie

Als je social media goed weet te monitoren tijdens een crisissituatie, kun je snel handelen en de impact van een crisis beperken.

4. Contentmarketing

Door social media monitoring weet je altijd wat er speelt rond jouw merk, product of branche. Zo beschik je over een constante stroom aan ideeën voor nieuwe social media posts.

5. Webcare

Als je de berichtgeving over je organisatie bijhoudt, ziet je ook vragen en klachten die niet aan jouw organisatie gericht zijn. Met behulp van media monitoring kun je er toch snel en simpel op reageren.

Hoe kunnen social media monitoring tools helpen?

Social media monitoring zonder technologische hulpmiddelen is onbegonnen werk. Er worden elke dag honderden miljoenen berichten online geplaatst, op honderdduizenden bronnen, en slechts een fractie daarvan is voor jou relevant. Die berichten handmatig gaan doornemen is als zoeken naar een speld in een hooiberg. 

Het is bovendien een illusie om te denken dat je ook al voldoende op de hoogte bent als je alleen de organisatie-accounts op social media 'bijhoudt'. Je gaat dan namelijk 99% van de relevante berichten missen, aangezien er veel meer óver organisaties wordt gesproken dan dat er tégen hen wordt gezegd.

Je ontkomt er dus niet aan: wie 'social media monitoring' zegt, moet ook 'tools' zeggen. Gelukkig zijn die er inmiddels in overvloed. We onderscheiden 3 categorieën tools die je kunnen helpen met social media monitoring. 

a. Gratis online alerts

De laagste drempel in social media monitoring tools is die van de gratis online alerts. Je maakt in zo'n tool een zoekopdracht aan op een relevant trefwoord en krijgt een mailtje of notificatie zodra er nieuwe berichten worden gevonden die dat trefwoord bevatten.

Groot nadeel: eigenlijk mogen deze tools geen social media monitoring tools heten, want in de regel kunnen ze geen social media doorzoeken. De mogelijkheden zijn daarnaast zeer beperkt. Het belangrijkste voordeel is dan weer dat ze zonder uitzondering geheel gratis zijn, en zo een mooi eerste opstapje vormen naar professionelere tools.  

Bekendste voorbeeld: Google Alerts (zie afbeelding)

b. Platform-specifieke tools

De volgende stap is die naar een platform-specifieke tool. Deze categorie tools zijn al een stuk uitgebreider, en bieden je bijvoorbeeld de mogelijkheid om meerdere zoekopdrachten aan te maken en te blijven volgen. Ze bieden filteropties en beter inzicht in social media dan het gewone platform dat doet.

Ook deze categorie tools is meestal gratis, maar daar kleven dan ook kanttekeningen aan. Ze zijn platform-specifiek, wat wil zeggen dat ze maar voor één of enkele platformen functionaliteit hebben (bijvoorbeeld alleen Twitter of Facebook). Voor een compleet beeld zou je dus voor elk kanaal zo'n tool moeten beheren, wat een volledig onwerkbare situatie oplevert. 

Bekendste voorbeelden: Tweetdeck (zie afbeelding), Creator Studio. 

c. Professionele tools

De eerste twee categorieën voldoen meestal voor persoonlijk gebruik, maar het is niet voor niets dat vrijwel elke organisatie grijpt naar professionelere social media monitoring tools. Deze zijn in veel gevallen naar wens samen te stellen, kunnen de meeste grote platformen doorzoeken en hebben eindeloze opties. Daarnaast tonen ze niet alleen berichten, maar voegen ze er 'meta-informatie' aan toe. Dit wil zeggen dat deze tools niet alleen naar een bericht zelf kijken, maar ook naar de informatie die daaraan hangt: zo kunnen deze tools meestal ook bereik, sentiment (positief of negatief), auteurs, aantal comments en website-informatie te tonen. 

Alle beschikbare professionele tools werken op abonnementsbasis: je betaalt een maand- of jaarbedrag, en soms is er een gratis testperiode. De kosten zijn af en toe voorgedefinieerd, maar meestal afhankelijk van je wensen.

Toch zijn er ook niet alle professionele tools gelijkwaardig aan elkaar. Er zijn behoorlijke kwaliteitsverschillen. Binnen de Benelux komen organisaties in hun zoektocht meestal bij de social media monitoring tool van Coosto uit, en daar hebben ze goede redenen voor:

• Coosto doorzoekt meer dan 1,5 miljoen Nederlandstalige bronnen: grootste dekking van alle beschikbare tools.
• Coosto biedt volop extra meta-informatie zoals gerelateerde reacties, geplaatste URL’s, pr-waarde en nog veel meer.
• Coosto biedt een gebruiksvriendelijke interface die iedereen zo onder de knie heeft.
• Coosto doet prijsvoorstellen op maat: de kosten zijn helemaal afhankelijk van jouw wensen en situatie. 
• Coosto is all-in-one: naast monitoring heb je ook de mogelijkheid om te publiceren en reageren op social media. 

Welke social media tool past bij mij?

Social media monitoring? Of toch een tool om alleen te publiceren of juist te reageren op social media? Wat het best bij jou past? Dat kun je zelf testen met onze keuzehulp!

Tip 1. Neem extra tijd als je daardoor betere beslissingen maakt

‘Berichtgeving op social media gaat zo snel dat je ook razendsnel moet reageren’ is een uitspraak die naadloos in ons rijtje communicatieclichés zou kunnen passen. Er zit een kern van waarheid in, want snelheid is inderdaad geboden tijdens een reputatiecrisis. Maar we slaan een beetje door met z’n allen. Snelheid wordt veel te vaak gezien als een doel op zich, een heilige graal. ‘Als we maar snel communiceren, dan zal het met de gevolgen wel meevallen’. Terwijl dat natuurlijk onzin is.

Als communicatieprofessional weet je dat inhoudelijk sterke communicatie altijd het hoofddoel moet zijn. Snelheid is niet meer (en niet minder) dan een voorwaarde voor goede crisiscommunicatie. Een social media monitoring tool die je automatisch op de hoogte brengt van een snel stijgend aantal berichten over een bepaald onderwerp, helpt daarbij. Ons motto tijdens crises biedt je in dit soort situaties mogelijk houvast: neem (alleen) extra tijd als die leidt tot betere beslissingen.

Tip 2. Maak gebruik van procesantwoorden

Dat brengt ons meteen bij tip 2. Communicatie van hoog niveau en snelheid zijn geen gelukkig huwelijk. Een inhoudelijk sterke reactie is zelden goed getimed, en een snelle reactie is vaak ondoordacht geformuleerd. Toch is er een reddingsboei die je uit deze paradox helpt: het procesantwoord.

Je hoeft namelijk niet per se meteen antwoord te geven op vragen die leven bij het grote publiek. Als je maar direct laat weten dat je op de hoogte bent van de kwestie, dat je ermee bezig bent, en dat je met een reactie komt. Om zo’n reactie wat extra lading te geven, kun je bijvoorbeeld toevoegen wanneer mensen een antwoord mogen verwachten of welke interne stappen je neemt om tot een boodschap te komen.

Je zegt daarmee eigenlijk niets, maar je kunt mensen toch geruststellen en tijdelijk kalmeren. Je ‘koopt’ daarmee als het ware tijd om met een inhoudelijke reactie te komen. Een persoonlijk favoriet voorbeeld blijft ING. Zij combineerden tip 1 en 2 in de kwestie rond het al dan niet uitnodigen van Kevin Spacey bij een ondernemersevenement.

Bron: Telegraaf

Tip 3. Luisteren, luisteren en nog eens luisteren

Hoe vaak ‘communiceren begint met luisteren’ er ook is ingestampt tijdens je opleiding; wanneer je geconfronteerd wordt met een crisis ben je toch automatisch geneigd zo snel mogelijk te reageren. Het is belangrijk om die verleiding te weerstaan en je communicatiekennis te laten spreken.

Goede communicatie begint namelijk daadwerkelijk met luisteren, en zoals gezegd, bieden social media een onuitputtelijke bron van informatie. Oók over de reputatiecrisis waar jij zojuist mee bent geconfronteerd. Luister met een social media monitoring tool naar wat mensen over de reputatiekwestie te zeggen hebben, en vooral hóe ze dat doen. Welke woorden gebruiken ze bijvoorbeeld om de gebeurtenis te framen, wat is de impact van hun berichten en wie zijn je voor- en medestanders?

Verzamel in korte tijd zoveel mogelijk informatie over wat stakeholders van je vinden of denken, zodat je weloverwogen een communicatietactiek kunt bepalen. Alleen dan kun je met een tegenreactie komen die hout snijdt en voorkom je (verdere) schade aan je reputatie.

Tip 4. Ga niet in discussie via social media

Noud Bex, crisiscommunicatiespecialist bij Bex*communicatie, gaf deze belangrijke tip in een interview dat we eerder met hem hadden. Social media mogen dan wel de deuren openen voor interactie, maar niet tijdens een crisis: ga nooit, maar dan ook nooit de dialoog aan via social media. Er zijn zo ontzettend veel mensen die een mening over je hebben, dat je tijdens een crisis simpelweg de tijd en prioriteit niet hebt om op iedereen te reageren. Bovendien verzand je vaak in eindeloze discussies die niets opleveren.

Wat je beter kunt doen, is luisteren (zie tip 3) naar alle vragen en meningen die mensen online over je hebben, zodat je ze kunt verwerken in een algemene Q&A of een statement op je website. Natuurlijk kun je social media vervolgens wel gebruiken om die webpagina breed te verspreiden onder mensen die jouw social kanalen op dat moment scherp in de gaten houden.

Tip 5. Stem je boodschap af op de publieksbehoefte

Het in kaart brengen van wat stakeholders over een reputatiekwestie te zeggen hebben, doe je natuurlijk niet zomaar. Het doel van informatieverzameling is een boodschap die beter aansluit bij de beleving van het grote publiek. Maar de praktijk is weerbarstig. De link tussen wat jouw analyses vertellen en wat merken vervolgens zelf in hun boodschappen uitdragen, is niet altijd even duidelijk aanwezig.

De drie pijlers in crisiscommunicatie bieden dan een handig hulpmiddel om de informatie over je stakeholders daadwerkelijk te vertalen in je boodschap.

1. Informatievoorziening

Zie je in je analyse dat er vooral (foutieve) geruchten de ronde doen, of is er een duidelijke behoefte aan meer informatie? Dan zou je in je boodschap de nadruk moeten leggen op informatievoorziening.

2. Betekenisgeving

Merk je dat mensen vooral hun emoties tonen? Uiten ze boosheid, verdriet, ongeloof? Probeer dit te spiegelen door de crisissituatie vanuit jouw perspectief te duiden. Maak je excuses, toon begrip of medelijden: geef hoe dan ook betekenis aan de situatie.

3. Schadebeperking

Zie je dat mensen actie eisen of oproepen tot bijvoorbeeld een boycot? Dan is het misschien al te laat voor een nadruk op betekenisgeving of informatievoorziening. Kies dan eieren voor je geld en communiceer wat je beleidsmatig gaat doen om de schade te beperken. Denk bijvoorbeeld aan een terugroepactie of schadevergoeding.

Benieuwd hoe je met een social media monitoring tool in kaart kunt brengen hoe er over jouw merk of relevante onderwerpen wordt gesproken? Vraag nu een demo aan!

Maak merkbekendheid belangrijk

We hebben als marketeers de laatste jaren een soort verslaving aan getallen opgebouwd. We willen alles wat we doen meetbaar maken, zodat we er data-gedreven op kunnen sturen. Op zich een goede ontwikkeling. Maar het lijkt erop dat gemakkelijk meetbare doelstellingen (leadgeneratie, sales, aantal content downloads) hierdoor steeds vaker voorrang krijgen op de doelstellingen die zich wat moeilijker in getallen laten uitdrukken (vertrouwen, imago, reputatie en – jawel – merkbekendheid). Een moeilijk meetbare doelstelling staat echter nog niet gelijk aan een onbelangrijke doelstelling.

De positieve relatie tussen merkbekendheid en omzet is namelijk meer dan eens bewezen. Als je niet óók blijft werken aan brede brand awareness en brand equity, ga je dat uiteindelijk merken aan moeizamere leadgeneratie en sales. Dus als jij kunt aantonen dat je merkbekendheid stijgt, dan heb je een prima argument te pakken om brede merkbekendheidscampagnes te kunnen voeren. Branding, waarvan jij als marketeer natuurlijk weet dat het van onschatbare waarde is voor jouw merk.

Maar hoe maak je die merkbekendheid dan meetbaar? Om je uit de droom te helpen: één meetlat die je met één getal vertelt hoe je merkbekendheid ervoor staat, bestaat niet. Maar er zijn wel degelijk methodes en KPI’s die je gecombineerd kunt gebruiken om een goede indicatie te krijgen van je merkbekendheid.

1. Surveys

Je kunt bijvoorbeeld uitgebreide (offline) onderzoeken laten uitvoeren om de actieve en passieve merkbekendheid te meten. Een belangrijk voordeel van deze methode is dat hij behoorlijk betrouwbaar is als het onderzoek gedegen wordt uitgevoerd. Het groot aantal nadelen zorgt er echter voor dat maar weinig merken daadwerkelijk voor deze vorm van onderzoek kiezen.

Zo is een merkbekendheidsonderzoek bewerkelijk, prijzig en gaat er lange tijd overheen voordat je resultaten hebt. Merkbekendheid is in het online tijdperk bovendien behoorlijk veranderlijk. De resultaten uit zo’n merkbekendheidsonderzoek zijn daardoor snel verouderd. Dit maakt het lastig om subtiele veranderingen in merkbekendheid snel op te merken. Real-time inzichten zijn met deze methode al helemaal een illusie. Daardoor zijn de uitkomsten van merkbekendheidssurveys niet meer dan nice to have. Er daadwerkelijk op sturen, om zo je merkbekendheid te vergroten, is ronduit onrealistisch.

2. Social media monitoring tools

Merkbekendheidsonderzoek met een social media monitoring tool vangt deze nadelen voor een groot deel op. In plaats van mensen expliciet te vragen naar merken, observeer je met zo’n tool vooral wat mensen zeggen en waarover praten. Zo kun je real-time meten hoe vaak je merk wordt genoemd op online en social media. Sommige tools indexeren zelfs volledige discussies als je merk slechts één keer genoemd is. Daardoor krijg je een heel goed beeld van het totaal aan buzz rond jouw merk.

Het aantal keer dat consumenten, journalisten en andere merken proactief jouw merk noemen, is natuurlijk een prima indicator voor jouw merkbekendheid. Maar daar stopt het niet. Je kunt in social media monitoring tools ook bekijken wat het bereik van die berichten is, door wie ze geplaatst zijn, op welke websites ze geplaatst worden en of ze bijvoorbeeld links naar jouw website bevatten. Die gegevens samen vormen een prima mix van KPI’s om je merkbekendheid in kaart te brengen. Door in je marketing direct te reageren op veranderingen, houd je merkbekendheid op niveau.

Als je jouw statistieken vergelijkt met je concurrentie of branche, kun je merkbekendheid zelfs actief gaan uitbouwen. Zie je bijvoorbeeld dat er veel over je branche wordt gesproken door een relevante influencer of invloedrijke website? Een potentiële groeikans die je op een presenteerblaadje krijgt aangereikt! Grijp die kans en verander de focus van je marketing. Doordat social media tools 24/7 toegankelijk zijn, kun je op ieder moment van de dag zo’n eigen ‘merkbekendheidsonderzoek’ uitvoeren.

3. Website analytics

Website analytics vormen een uitstekende aanvulling op de cijfers die je uit een social media monitoring tool kunt halen. Vooral websiteverkeer dat gelabeld wordt als ‘Direct’ of ‘Referral’ is een goede indicator van je merkbekendheid. Ga maar na: mensen die direct jouw URL intikken in hun browser, moeten jouw merk op één of andere manier kennen.

Onder Referral vallen mensen die via een link vanuit een andere webpagina op jouw website terecht zijn gekomen. Jouw website wordt dus op een andere website genoemd, wat zonder merkbekendheid nooit was gebeurd. Sterker nog, je zal zien dat meer Referral-verkeer samengaat met meer merkbekendheid.

Goed om deze bronnen in je website analytics in de gaten te houden, en in te grijpen als je ze plots ziet dalen. 

4. Zoekmachine-trends

Een andere handige manier om merkbekendheid in kaart te brengen, is door trends in zoekverkeer te bekijken. Het principe is ongeveer hetzelfde als dat van het directe verkeer naar je website: als mensen op jouw merknaam gaan zoeken in Google, dan moeten ze die naam wel eerst kennen. Over het algemeen gezien kun je daarom stellen dat hoe meer zoekverkeer er is naar jouw merk, hoe ‘bekender’ je merk is.

Zie als voorbeeld deze vergelijking tussen het aantal zoekopdrachten naar Netflix (blauw) en Spotify (rood).

Bron: Google Trends

Er zijn dus heel veel verschillende manieren om delen van je merkbekendheid in cijfers uit te drukken. Welke (gecombineerde) methode je ook kiest: het is belangrijk om ermee aan de slag te gaan. Want in deze tijd geldt steeds vaker dat je zonder cijfers geen draagvlak voor budgetten krijgt. En we weten allemaal: investeringen in merkbekendheid zijn voor elk merk nodig om op lange termijn te overleven.

Klantenservice toegespitst op klantgroep

Wie zijn je klanten? Met welke generatie heb je te maken? Er is namelijk een verschil per generatie wat de verwachting is van klantenservice, maar ook de voorkeur voor het kanaal. De veelbesproken Millennials (22-36 jaar) zijn digitaal het meest actief. In hun drukke leven staat ‘snel’ en ‘praktisch’ centraal. Dit verwachten ze dan ook van klantenservice. De generatie Babyboomers (57-72 jaar) hebben een duidelijke voorkeur voor telefonische klantenservice, al zijn ze wél actief op internet via hun smartphone. Het gebruik en de voorkeur van WhatsApp en Chatservices neemt toe, met name bij Millennials.

Het maakt dus uit met wie je te maken hebt. Weet wie je voor je hebt en wie jouw doelgroep is. Wil je jouw klantenservice verbeteren, bekijk dan welke stijl past bij jouw klanten en welke kanalen de voorkeur hebben bij het stellen van vragen.

Bron: Ruigrok NetPanel, What’s Happening Online 2018

Gebruik messaging groeit

Millennials willen snel en online communiceren. Het gebruik van social media-kanalen past daarbij. Klanten maken steeds meer gebruik van social media om contact op te nemen met een organisatie. Het aantal vragen dat online wordt afgehandeld groeit dan ook. Ondanks de groei van chatservices, zoals Facebook Messaging en WhatsApp, zien we dat de meeste reacties binnenkomen via Facebook openbaar, Twitter openbaar en, op de derde plaats, WhatsApp.

Het lijkt zo logisch: als je klanten wilt helpen, moet je daar zijn waar je klant is. Nou, die klant lijkt de komende jaren massaal op Whatsapp aanwezig te blijven. Als we de chatapp scharen onder social media, is hij meteen de onbetwiste nummer één. Steeds meer bedrijven verlenen daarom service via WhatsApp en wij zijn fan: het werkt over het algemeen snel, is nóg laagdrempeliger dan de andere kanalen en de kans is groot dat je persoonlijk wordt geholpen. ABN-AMRO en OHRA Verzekeringen zijn voorbeelden van hoe je webcare via Whatsapp persoonlijk aanpakt.

Goed dus om daarin te investeren. Zorg dat je al klantberichten snel kunt behandelen en voorzien van een reactie, retweet, like of share in één overzicht. Je kunt daarvoor het best een social media tool gebruiken, zoals Coosto Engage. Daarmee help je klanten snel en efficiënt en dat draagt natuurlijk bij aan de klanttevredenheid van je merk.

Chatbots

Dit is een ontwikkeling waar enorm veel over wordt gesproken en we niet meer echt omheen kunnen. Het gebruik van chatbots groeit, maar of dit de klantenservice echt verbetert, is wat ons betreft nog steeds de vraag. Het klinkt geweldig: een chatbot die de meest gestelde vragen voor je beantwoordt op dezelfde vriendelijke manier als jij dat zou doen. De klant is tevreden en jij hebt meer tijd voor de ingewikkelde vragen. Het klinkt als een win-win.

Helaas blijkt uit onderzoek dat chatbots vaak nog steeds niet intelligent genoeg zijn om de vragen zo goed te beantwoorden als dat jij zelf zou doen. Ze lopen vaak vast en kunnen niet verder helpen. Ook gaat het mis wanneer ze een vraag moeten doorspelen naar hun ‘menselijke’ collega-agent. De klant moet in veel gevallen de informatie die hij aan de bot gegeven heeft, herhalen. Zonde, want dat betekent dat wat eerst leek op tijdswinst uiteindelijk niet heel veel meer oplevert. Als het al iets oplevert, is het frustratie bij de klant. En…aan het eind van de dag gaat het om de klant, niet alleen om jouw tijdswinst.

De techniek is er zeker een om te blijven volgen, maar er gaat niets boven de persoonlijke benadering van mensen J.

Conclusie: Uiteindelijk willen we snel en persoonlijk geholpen worden. En daarvoor moet je weten wie je doelgroep is, welke kanalen hij gebruikt en moet je zorgen dat jij adequaat op vragen kunt reageren. Je klanten worden blijer, wij zijn ervan overtuigd.

De klant is koning

Als het gaat om klantenservice dan is dit toch wel regel nummer 1: de klant is koning. Dat betekent ook dat je soms zelf de hulpvraag moet kunnen signaleren. Wat is het fijn om te zien dat er zo veel organisaties zijn die via het web adequaat en snel reageren. Kijk maar eens naar de reactie van Albert Heijn in onderstaande post. Die kersverse moeder verdient zeker iets extra’s, leuk gedaan!

Reageren zonder @-mention

Zou je iemand op straat helpen die in de problemen is, om hulp roept, maar niet expliciet jouw naam roept? Natuurlijk doe je dat. Toch gebeurt dit op social media nog veel te weinig. We meten alleen al op X elke maand bijna 1 miljoen vragen, maar slechts een fractie daarvan krijgt daadwerkelijk antwoord. Hoe dat komt? Veel merken antwoorden alleen als ze uitdrukkelijk worden aangesproken. Terwijl je als merk echt punten scoort als je proactief gaat reageren op vragen die niet per se aan jou gericht zijn. Zolang je het niet te opdringerig of te veel gericht op verkoop aanpakt, is proactieve webcare altijd een goed idee. Zoals in dit voorbeeld van Microsoft. Klasse!

Is het gelukt dit op te lossen? Probeer eens de cel volledig leeg te maken en opnieuw de formule in te voeren.
Als dit niet helpt, stuur ons dan alsjeblieft een privébericht met een screenshot van hoe dit er uit ziet, liefst zodat de formule en het resultaat te zien is. ~PJ

— Microsoft Helpt (@MicrosoftHelpt) May 2, 2019

Helpen als je niet kan helpen

Zelfs als je denkt dat je niets kan doen, kun je vaak tóch helpen. Dat bewijst de NS maar weer. Tijdens flinke sneeuwval in januari hielpen ze reizigers door middel van #stormpoolen om elkaar te vinden en te carpoolen. Hoewel de NS door het noodweer zelf geen treinen kon inzetten, zorgden ze er met deze samenwerkingen toch voor dat iedereen veilig thuis kwam: missie geslaagd.

Met Coosto behandelde @NS_online tijdens een januaristorm de drukste webcare-dag ooit zonder problemen. Sterker nog, ze startten de hashtag #StormPoolen en in samenwerking met de reizigers zorgden ze ervoor dat iedereen veilig thuis kwam. #SSC18 #ServiceDoeJeSamen pic.twitter.com/ltSJ3izkJr

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 29, 2018

Belofte maakt schuld

Wanneer je iets belooft, dan moet je ook woord houden. Dit voorbeeld gaat niet echt over dienstverlening aan klanten, maar het bewijst wel hoe fijn het voelt als jouw vraag of opmerking niet vergeten wordt. Zelfs als er een lange tijd overheen gaat.

Raymond Klompsma van de reisorganisatie sprs.me beloofde tijdens een webcare-congres in 2017 via X dat de organisatie in 2018 stappen zou ondernemen in milieuvriendelijkheid. Een jaar later reageerde hij op de tweet dat hij het niet vergeten was, en liet hij zien wat hij in de tussentijd voor elkaar had gekregen. Dat zijn de oprechte reacties!

Belofte maakt schuld ?. Trots dat het eerste project uit onze sustainable roadmap live staan! https://t.co/jpHTXdGy9d

— Raymond Klompsma (@raymondklompsma) September 26, 2018

Goed is goed

Soms is goed ook gewoon goed. Uiteindelijk draait het om het helpen van klanten, beantwoorden van vragen of mensen geruststellen. Op tijd reageren, vriendelijk blijven en iemand vooruithelpen. Niet iedere reactie hoeft spitsvondig te zijn of een nominatie voor beste webcare te verdienen. De beste webcare-medewerkers zetten de klant centraal en hoeven zelf niet zo nodig in de schijnwerpers te staan. Als de klant tevreden is, mag jij dat ook zijn.  

Hey El, goede vraag die je hier stelt. Je kan zeker bij ons een avondlevering aangeven. Het is wel zo dat deze extra kost. Heb je verder nog andere vragen?

— Coolblue (@Coolblue_NL) May 16, 2019

Maar als je het fout aanpakt…

? pic.twitter.com/smT27q9ZC2

— Alexander *BITCOIN ADS ZIJN NEP* Klöpping (@AlexanderNL) 13 mei 2019

Oké, een tone-of-voice zou de weerspiegeling van de identiteit van een organisatie moeten zijn, maar is dat in de praktijk vaak duidelijk niet. Dan gaat het dus pijnlijk mis, zoals in het voorbeeld hierboven. Volgens mij ligt de oorzaak daarvan in de illusie dat een tone-of-voice iets zou zijn wat je vrij kunt kiezen. Een handig masker dat je opzet om jezelf anders voor te doen dan je in werkelijkheid bent. Wie zich ook maar een beetje heeft ingelezen in thema’s zoals identiteit en imago, weet dat het zo niet werkt.

Een tone-of-voice moet je merk zitten als gegoten. Alleen dan kan het een manier zijn om je uniciteit te laten zien, en een duidelijk herkenbaar geluid te laten horen. Alleen dan geef je jezelf de kans om een merk te worden dat opvalt, waar mensen bewust voor kiezen.

Maar in de praktijk blijkt het nog niet zo gemakkelijk om de juiste toon te vinden. Daarom hebben we een tone-of-voice generator ontwikkeld, die jou op basis van een paar eenvoudige vragen van schrijf- en stijltips op maat voorziet. Liever helemaal zelf aan de slag? Hierbij 5 korte stappen waarmee je een consequente tone-of-voice vindt die past bij jouw merk.

1. Definieer je merkwaarden

Allereerst onderzoek en definieer je jouw merkwaarden. De meeste organisaties hebben een handjevol kernwaarden zwart-op-wit staan, maar wat betekenen die nu voor de organisatie? Worden ze gevoeld in de organisatie, of bieden ze een papieren werkelijkheid? Je gaat kritisch ontleden waar je als organisatie nu écht voor staat. Er zijn verschillende hulpmiddelen die je kunt gebruiken om die merkwaarden te doorgronden:

Brand personality: lukt het niet goed om te omschrijven wie je merk is? Probeer dan te omschrijven hoe het zich zou gedragen. Wat voor type persoon zou je merk zijn? Als je associaties als arrogant, vriendelijk, ambitieus of attent hebt opgeschreven, ben je al heel dichtbij je merkwaarden gekomen. Het kan ook handig zijn om hobby’s, werk en leeftijd van een merk te bedenken. Dat voelt misschien banaal, maar het helpt je om meer gevoel te krijgen bij de kern van je merk.

Brand story: omschrijf je merk wederom als persoon, maar leg de nadruk op hoe die persoon zich heeft ontwikkeld tot waar hij/zij nu staat. Welke gebeurtenissen hebben elkaar opgevolgd die voor de huidige situatie hebben gezorgd?

2. Bepaal de communicatieve consequenties

Zie de merkwaarden uit stap 1 als vaststaand gegeven en ga na wat de communicatieve gevolgen zijn. Bijvoorbeeld: wat betekent het voor je communicatie, webcare en marketing dat je ‘samenwerking’ en ‘betrouwbaarheid’ hoog in het vaandel hebt staan? Hierbij een aantal praktijkvoorbeelden van onze trainers en consultants, om je wat inspiratie te geven:

Onbevooroordeeld – Neutraal blijven in discussies, maatschappelijk verantwoord zijn.

Deskundig – Professioneel blijven, ervaring uitstralen, geen twijfeltaal of verkleinwoorden.

Vriendelijk – Altijd begroeten en afsluiten, waardering uitspreken.

3. Kies vastigheden

De communicatieve gevolgen hierboven zijn al een handig eerste hulpmiddel om je tone-of-voice vast te stellen, maar ze blijven nog wat vaag en abstract. Wat is professioneel blijven precies? Wat is nu maatschappelijk verantwoord zijn? Daarom zou je deze communicatieve pijlers tastbaarder moeten maken met concrete regels en vastigheden. Voor webcare zou dat het volgende kunnen betekenen:

Onbevooroordeeld – mensen niet aanspreken met hun gender.

Deskundig -  geen slang, geen emoji.

Vriendelijk - tutoyeren, mensen aanspreken met voornaam.

4. Leer van anderen

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Als je jouw regels eenmaal hebt bepaald op basis van je eigen kernwaarden, kun je gerust ervaringen van andere merken gebruiken om aanvullende do’s en don’ts op te stellen. Onze trainers en consultants komen vanzelfsprekend ontzettend veel verschillende situaties tegen, en hebben daardoor een waslijst aan tips. Een kleine opsomming van webcare-tips:

Do: noem de spelregels bij ongewenst taalgebruik, richt je op feiten, wees inhoudelijk.

Don’t: in de verdediging schieten, je mening geven, meerdere keren per gesprek verontschuldigen.

5. Maak een checklist

Leuk, zo’n stappenplan waarmee je een tone-of-voice hebt vastgesteld. Maar er zijn ongetwijfeld veel communicatielijnen in je organisatie, en vrijwel iedere medewerker krijgt met die nieuwe tone-of-voice te maken. Dan is het printen en verplicht doornemen van zo’n tone-of-voice-document voor elke brief die verstuurd wordt, niet heel efficiënt. Je zal kopietjes van je tone-of-voice steeds vaker in prullenbakken terugvinden, en de implementatie loopt dan uit op een mislukking.

Verwerk je tone-of-voice daarom in een behapbare, gemakkelijke checklist voor medewerkers. Een goede graadmeter voor een checklist is de 1-minuut-regel. Als medewerkers hun reactie, social media post, e-mail of blog binnen één minuut kunnen controleren op de tone-of-voice met behulp van je checklist, dan voldoet hij. Wederom een (flink ingekort) voorbeeld in webcare:

a. Heb je je beperkt tot de feiten in je reactie?

b. Heb je de reactie voorgelegd aan de inhoudelijk deskundige in de organisatie?

c. Zou jij als klant zelf tevreden zijn met deze reactie?

Controleer vervolgens steekproefsgewijs of medewerkers zich houden aan de tone-of-voice. Niet om ze terecht te kunnen wijzen, maar om in te schatten welke afdeling of medewerker wat extra coaching of training kan gebruiken.

Workshop tone-of-voice

Over training gesproken… we merken dat de meeste marketeers, communicatieprofessionals en webcare-managers maar wát graag met hun tone-of-voice aan de slag willen gaan. Maar ja, hoe pak je dat nu precies aan? En waar vind je de tijd? Geen nood. Onze trainers en consultants hebben speciaal voor Coosto-klanten een interactieve workshop Tone-of-voice samengesteld. Daarin maak je onder begeleiding van een Coosto-trainer in één dag een tone-of-voice, en ontvang je nadien alle keuzes in een handig eindrapport.

Ben je hierin geïnteresseerd? Neem contact met ons op.

Cliché #1- Intern is extern

Voor mensen die niet in communicatie werkzaam zijn, klinkt dit als pure wartaal. Zwart is wit. Links is rechts. Kop is munt. Wat wij communicatiemensen hiermee bedoelen, is dat er tegenwoordig geen duidelijke scheidingslijn meer is tussen je interne organisatie en externe communicatie. Met de toenemende transparantie en groeiende social media kun je er vanuit gaan dat een intern gedeeld bericht binnen no-time ook extern bekend is. Al je collega’s staan door middel van social media immers volop in contact met de buitenwereld. Het is een illusie om te denken dat een ‘vertrouwelijk’ bericht op intranet zijn weg niet naar externe stakeholders zou weten te vinden.

Een ontevreden medewerker of klant is daardoor niet alleen een intern probleem. Of hij nu zelf zijn frustraties uit op Facebook of ze via een Whatsapp-groep online komen te staan: it’s out in the open. Wat je medewerkers over je organisatie online delen is voor externe stakeholders net zo zichtbaar. Met online en social media heeft ieder individu een potentieel miljoenenpubliek aan zijn of haar voeten liggen. Een enkele klacht of compliment kan breed uitgemeten worden en grote impact hebben op je reputatie. De snelheid waarmee dat gebeurt is bovendien ongehoord.

Jij als communicatieprofessional bent de oren en ogen van jouw organisatie. Aan jou de taak de balans en rust te bewaren. Je moet weten wat er speelt om optimaal te kunnen adviseren. Daarom monitor je, als het goed is, alle berichten die online verschijnen over jouw organisatie. Zowel intern als extern dus. Alle berichten samen leveren jou een goed beeld van de totale reputatie van je organisatie op. Het is jouw verantwoordelijkheid als communicatieadviseur om dat beeld – dat overigens dagelijks kan fluctueren – te vertalen naar concrete acties. Maar wat ons betreft is het ook slim als je het cliché “Intern is extern” voortaan vertaalt naar taal die een communicatie-leek ook begrijpt.

Cliché #2 - Iedereen is een woordvoerder

“Uhm, woordvoerder?! Ik ben toch gewoon juridisch medewerker? Accountmanager? Directiesecretaresse?” Niet iedereen zal direct begrijpen wat je bedoelt met deze uitspraak. Dat zit zo. Zo’n 10 jaar geleden werkte je waarschijnlijk in een organisatie waar iedere nieuwsbrief en elk persbericht of memo eerst jouw stempel of approval kreeg voordat ze verstuurd werden.  Met de komst van social media zijn er zoveel kanalen en manieren van communicatie bijgekomen dat het niet meer mogelijk is om álle berichten eerst te zien. Dat moet je ook niet willen. Grote kans dus dat je meer aandacht besteedt aan het ‘communicatiever maken van de organisatie'. Wat niet meer betekent dan jouw collega’s en medewerkers coachen en opleiden, zodat ze zich kunnen houden aan de door jou zorgvuldig opgestelde communicatiestrategie en tone-of-voice.

Misschien ben je zelfs zo dienstverlenend dat je templates maakt, vooraf opgestelde handboeken en kant-en-klare berichten/boodschappen waar medewerkers hun inspiratie uit kunnen halen. Zeg eens eerlijk, wie van jullie heeft in het beleidsplan opgenomen tools te ontwikkelen voor de organisatie die zouden moeten bijdragen aan de communicatie? Om vervolgens ’s avonds, als je lekker op de bank zit, op X de ongezouten mening van één van je collega’s, managers, of (nog erger) directie terug te lezen over jullie pas gelanceerde product of event. Ja, iedereen is woordvoerder. En wanneer het uit de hand loopt, mag jij als communicatieadviseur de boel weer opruimen. Daar doe je werkelijk niets aan. Behalve zorgen dat je goed op de hoogte bent van wat er gezegd wordt door zelf scherp te blijven monitoren. Want alleen dan kun je er ook adequaat op reageren.

Cliché #3 - Crisis is ook een kans

Deze is denk ik ooit bedacht door een reputatiemanager die in grote nood toch iets positiefs moest inbrengen om zijn organisatie een beetje op te fleuren. Deze uitspraak valt in dezelfde categorie als 'Slechte pr is ook pr'. Dat zou betekenen dat je blij zou moeten zijn met slechte PR, en dat is natuurlijk onzin. Slechte pr en een crisis zijn geen goed nieuws en we moeten niet doen alsof dat wel zo is. Je moet het zien als hét moment om de sterke kant van je organisatie te laten zien. En dat belang is alleen maar groter geworden. Sinds dat alles wat er over je gezegd en geschreven wordt voor eeuwig vastgelegd ligt in onze online wereld, is er al helemaal geen ontkomen aan. Alle invalshoeken worden bekeken en elke steen wordt omgedraaid. Google maar eens op ‘Facebook PR fail’.

Offline gesprekken met mensen zijn vluchtig; ze komen en gaan. Alle gesprekken die online plaatsvinden, blijven daar zwart-op-wit staan en blijven dus invloed uitoefenen op jouw reputatie. Dat maakt online reputatiemanagement een stukje complexer en van grotere impact. Online reputatiemanagement is de belangrijkste vorm van reputatiemanagement, juist vanwege het feit dat reputaties voor het overgrote deel online worden geaffecteerd. Met online reputatiemanagement krijg je invloed op de informatie die online over jou wordt gevonden als jouw merknaam wordt ingetikt. En dát is wel een kans.

Cliché #4 - Communiceren begint met luisteren

Deze is voor mensen buiten het communicatiewerkveld ook nogal cryptisch. Communiceren wordt in de volksmond namelijk meestal gelijkgesteld aan een boodschap verzenden. Terwijl communicatie veel meer is dan dat. Wij weten als geen ander dat je pas goed kunt communiceren als je op de hoogte bent van wat er speelt, en dat je bovenop de situatie zit. Jij bent de spin in het web. Je vangt informatie op, zet berichten door, stuurt bij en adviseert. Zonder jou geen reputatiemanagement. En zonder reputatiemanagement schieten de meningen over jouw merk zomaar alle kanten op. Jouw rol als communicatieadviseur is belangrijker dan je denkt. Sterker nog, online reputatiemanagement begint (monitoren van berichten) én eindigt (meten van effect na actie) bij jou. Je kunt online reputatiemanagement verdelen in 3 fases:

1. Monitoren

Goed online reputatiemanagement begint bij een goede kennis van wat er speelt. Of er nu een recensie verschijnt waar je direct actie op moet ondernemen, of een tendens in de samenleving waar kansen voor je liggen: de eerste zorg is om ervan op de hoogte te zijn.

2. Sturen en adviseren

De tweede fase is het sturen en adviseren. Het komt erop neer om de opgedane kennis van de actuele omgeving van je organisatie, te vertalen naar acties. De inhoud van die actie varieert sterk: het kan een reactie op een bericht zijn, een advies aan je directie of een veranderende focus in je communicatiebeleid.

3. Meten

Elke online-reputatiemanagementcyclus eindigt met meten. Zo kom je erachter wat het effect is van de acties die je in fase 2 hebt bedacht. Is het aantal ongewenste berichten afgenomen? Zie je positieve berichten toenemen? Is de inhoud van de online discussie verschoven in de richting die jij voor ogen had?

Met reputatiemanagement heb je aandacht voor het publieke sentiment, werk je aan positieve beeldvorming en probeer je reputatieschade te beperken. Communicatie is meer dan ooit een vak waar je 24/7 alert moet zijn en met de juiste informatie en voorbereiding kun je tijdig reageren en bijsturen. Dat betekent dan ook dat je monitoring, evaluatie en bijsturing moet borgen in je organisatie. Een manier waarmee je dat kan doen, is door een social media monitoringstool, zoals Coosto Listen.

Je merkt dat de communicatieclichés in deze blog best verwarrend kunnen zijn voor mensen buiten communicatie. Maar als we ze zorgvuldig uitleggen, en laten zien wat we ermee bedoelen, kunnen we onze collega’s laten zien waar de kern zit van ons vak: het beschermen van de merkreputatie van de organisatie. Naar eer en geweten, met eerlijkheid en authenticiteit bouwen aan – en behouden van – het vertrouwen in de organisatie.

1. Weet wat je wil (en wat niet)

Alles begint met keuzes maken. Wat en wie wil je bereiken met je content? Bepaal eerst het vergezicht en zet dan de stappen terug. Waar wil je bijvoorbeeld over een jaar staan? Wat heb je nodig om daar te komen? Bepaal dan je marketingdoelstellingen die je met je contentstrategie wilt bereiken. Wil je meer leads? Hogere bezoekersaantallen op je website of naar je blog? Wil je werken aan je klanttevredenheid? Wat je doel ook is, het begint met keuzes maken in je strategie. Door dit soort keuzes te maken, behoud je je focus. Voorrang geven aan het één betekent namelijk automatisch dat het ander minder belangrijk wordt. Merk je dat je veel tijd kwijt bent aan de minder belangrijke zaken, dan wordt het tijd daarmee te stoppen. Lees hier hoe je die strategische keuzes vervolgens kunt gaan uitvoeren.

2. Bepaal je contentmix

Welke informatie heeft je doelgroep nodig? Bepaal welke contentbehoefte je doelgroep heeft in welke fase van de buyer’s journey. Maak een overzicht van het type content dat  je doelgroep graag consumeert en kies tussen onder andere Evergeen en Ephemeral content. Denk ook vooruit.
Welke evenementen, speciale dagen of bijzondere momenten komen jaarlijks terug? Kijk voor inspiratie eens naar een inhaakkalender en kies de inhakers die voor jouw organisatie of merk relevant zijn. Je kunt al veel vooraf uitdenken, echt waar.

3. Zorg voor consistentie

Kies onderwerpen en thema’s waar je met jouw merk op wilt focussen. Maak van die thema’s terugkerende rubrieken. Start de maandag bijvoorbeeld met nieuws of sluit de week af met een samenvatting van de week. Misschien heb je een grote groep fans die ideeën posten voor of over jouw product en kun je die ideeën één keer per week extra in de kijker zetten.

Mensen zijn gevoelig voor gewoontes en terugkerende items. We vinden het prettig als er een bepaalde consistentie en structuur zichtbaar is. Bijvoorbeeld: elke ochtend en middag ontvang ik keurig een ‘nieuws-update’ van NU.nl. Zo lees ik ’s ochtends bij mijn ontbijtje de belangrijkste nieuwsitems van vannacht. Bedenk dus een contentformat en geef aandacht aan de frequentie van je posts. 

4. Plan je content vooruit

Het klinkt misschien suf en niet spontaan; maar zorg dat je vooruitwerkt. Plan redactiemeetings in en bedenk wat je de komende week, twee weken of zelfs maand wilt vertellen. Hoe past dat binnen je strategie? Denk aan wat je op welke dag wilt zeggen. Hoe zorg je voor voldoende interactie met je doelgroep? Op welke tijden ga je posten? Juist het vooruitdenken en de garantie op genoeg content geeft rust. Je hoofd is leeg en staat open voor de leuke, creatieve en ad hoc ideeën. Daar heb je dan ook tijd voor.

Voor het vooruitplannen kun je een contentplanner gebruiken. Er zijn allerlei papieren planners online te vinden die je helpen om overzicht in je contentaanbod te krijgen. Digitale planners en contentkalenders hebben het voordeel dat je jouw social media accounts eraan kunt koppelen. Zo’n tool post dan automatisch de door jouw gemaakte posts. Dat scheelt nogal wat extra werk, want handmatig posten hoeft dan niet meer. Handig, toch? Een ander bijkomend voordeel van een online contentkalender is dat je achteraf kunt meten wat het effect is van je social media posts. Wat ons brengt bij tip nummer vijf.

5. Meet je resultaten

Zorg dat je inzicht hebt in de resultaten van je werk. Je weet alleen maar of je content effectief is wanneer je het meet. Wat waren ook alweer je gestelde doelen? Gebruik UTM tags om in Google Analytics bij te houden via welke content je doelgroep bijvoorbeeld op je webpagina terecht is gekomen en hoe zij zich gedragen op je website. Via welke posts zijn mensen bijvoorbeeld het  meest geneigd een aankoop te doen?

Wanneer je daarnaast gebruik maakt van een publishing tool (digitale contentkalender) dan kun je ook meten wat het bereik is van je posts, hoe vaak er op een post is geklikt, welke aanpak het beste werkt en bij welke posts de interactieratio het hoogst is. Zorg dat je inzicht hebt in wat je doet en leer van de verkregen data. Hierop kun je je doelen bijstellen en je strategie aanscherpen. Ga door met succesvolle content en stop met content die te weinig oplevert. Zo behaal je je doelen zonder tijd te verspillen, waardoor je uiteindelijk bereikt wat je zo graag wilde: rust en overzicht.

Hopelijk heb je met het opvolgen van bovenstaande tips meer controle over je online communicatie. Aanvullende ideeën? Deel ze vooral!

Wil je kijken of het werken met een contentkalender iets voor jou is? Probeer gratis de contentkalender in Coosto Publish.