9 tips voor het optimaliseren van online klantenservice

Niettemin zien we nog altijd een worsteling. Sommige bedrijven zijn angstig om de eerste stappen te zetten naar klantenservice via social media. Ook is er twijfel waar ze de werkzaamheden moeten onderbrengen: valt het onder de afdeling Communicatie of Klantenservice? De heilige graal is er niet, ieder bedrijf richt het op zijn eigen manier in. Feit is wel dat webcare steeds meer professionaliseert. Wil je starten met webcare of je webcare optimaliseren en toewerken naar die 100% klanttevredenheid? Hier lees je 9 tips en aanbevelingen hoe je webcare het beste in kan zetten voor customer support.

1. Verhoog de snelheid met workflowinstellingen

Natuurlijk, persoonlijk contact is superbelangrijk bij klantenservice, maar efficiëntie ook. We hebben namelijk net al gezien dat er steeds meer gestuurd wordt op service level en reactietijden. Hoe rijm je die efficiëntieslag met het persoonlijke contact?

Hiervoor hanteer je de digitale instellingen om een automatische workflow te gebruiken die aansluit bij jouw serviceproces. Je kunt automatisch de berichten of klantcases laten verdelen door engage feeds die je in kan stellen per onderwerp, platform, prioriteit, sentiment of auteurstype. Deze wijs je dan toe aan bepaalde personen. Laat ze daarnaast verschijnen in verschillende kolommen gesorteerd op onderwerp, prioriteit, product, klantgroep of social media platform. Stel van tevoren in wie met welke social media accounts mag reageren, wie goedkeuring nodig heeft op zijn berichten en hoe de automatische handtekening van je medewerkers eruit moet zien. Grote én kleine klantenserviceteams kunnen op deze manier snel reageren op online berichten en klachten afhandelen.

Bij onze gebruikers zien we dat een bepaalde handeling heel vaak wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld: er komt een vraag binnen die jij als webcaremedewerker niet kunt oppakken en die moet worden opgepakt door iemand van de afdeling ‘Hypotheken’. Je wilt het bericht dus toewijzen aan Jeroen van het klantenserviceteam Hypotheken, je wilt het label ‘Vraag’ en ‘Hypotheken’ toekennen, je wilt de memo ‘Hoi Jeroen, kun jij hiernaar kijken’ toevoegen en je wilt naar de vraagsteller reageren “bedankt voor je vraag, ik heb het doorgezet naar Jeroen van ons klantenserviceteam en hij reageert binnen 3 uur! ^TR”. Daarnaast wil je elk bericht dat je het label ‘Compliment’ toekent ook liken op X, Facebook en Instagram. Zulke handelingen zijn redelijk arbeidsintensief, terwijl je deze handeling misschien wel twintig keer per dag uitvoert. 

Met macro’s kun je één handeling of meerdere handelingen opslaan als één macro. Dat kan een standaardreactie zijn, dat kan het toekennen van een label of toewijzing aan een persoon zijn. Hiermee is je webcare semi-geautomatiseerd: je voert zelf de regie, maar kunt wel zelf op een knop drukken waarmee je heel veel handelingen tegelijk uitvoert.

2. Schat het humeur van je klant in

Met webcare kun je de klant in veel gevallen zelfs beter helpen dan via de telefoon. Je hebt namelijk alle informatie die je nodig hebt om een klant te helpen direct bij de hand. Profielinformatie vanuit het sociale web, maar ook klantinformatie vanuit je CRM-systeem en de gesprekshistorie is direct zichtbaar wanneer je een bericht in je webcare-inbox bekijkt. Zo hoef je klanten nooit meer te vragen naar eerdere contactmomenten en klantnummers, zodat je samen met je gesprekspartner kunt focussen op het oplossen van een probleem of het geven van de gewenste informatie.

Check het sentiment van je klant. Is het een notoire zeur? Of is het niet per se een zeur, maar zijn wel alle berichten over jouw product, dienst of winkel negatief? Misschien kun je iets extra’s doen om deze persoon tevreden te stellen of iemand zo aardig mogelijk te bejegenen in je taalgebruik.

Ook kan het interessant zijn om naar de combinatie van sentiment en CRM-info te kijken. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een vaste klant die klaagt op X direct op te bellen.

3. Zorg voor een vast contactpersoon per klant

Een conversatie met een klant is een verzameling van publieke berichten en privéberichten tussen jou en één auteur over een bepaald onderwerp. Deze kan dus ook bestaan uit 100 berichten, waardoor deze mogelijk ook honderd keer in de webcare-inbox van je medewerkers verschijnt. Je behandelt nooit per ongeluk dezelfde klantcase wanneer je gebruik maakt van automatische case management. Op het moment dat een klant overschakelt naar een ander type bericht (“Bedankt voor het oplossen van m’n WiFi-probleem, alleen nu stoort de digitale tv”), kun je gewoon een nieuwe case starten. Als je een case afsluit en iemand start na een week weer een nieuw gesprek, wordt dit gezien als nieuwe case. Zo heeft elke klant een vast contactpersoon en ben je als contactpersoon als enige verantwoordelijk voor de afhandeling.

Het is bovendien bevorderend voor de workflow van het hele team. Jij bent de enige die de bijbehorende berichten ziet, zodat jij en je collega’s overzicht kunnen houden. Wanneer je een case actief overdraagt ziet de ander direct alle klantinformatie, zoals gesprekshistorie, algemeen sentiment, lijstlidmaatschap of memo’s van andere teamleden in beeld en wordt de case van jouw inbox naar die van de ander overgezet. Nadat je gereageerd hebt, verdwijnt de case automatisch uit je inbox naar ‘in afwachting’. De discussie verschijnt pas weer in je webcare-inbox als de klant een reactie daarop verstuurd. Voor de klant is het beter dat hij maar door één persoon geholpen wordt en voor de agent is het beter dat hij niet de hele tijd om een nog niet afgehandelde discussie heen moet werken.

4. Meet hoeveel klanten je hebt geholpen

Een vraag aan de telefoon is meestal aan het eind van het gesprek beantwoord, terwijl een vraag via sociale media soms enkele berichten duurt. Daarbij start de discussie vaak openbaar en wordt het gesprek via privéberichten afgerond. Kortom, één telefoontje staat niet gelijk aan één social media post. We merken dat veel agents daarom geneigd zijn om auteurs te tellen in plaats van berichten, maar beide is suboptimaal. Eén auteur heeft –zeker gedurende een lange periode- vaak meerdere vragen gesteld. Het is realistischer om het aantal cases te meten in plaats van het aantal berichten, omdat je dan meet hoe vaak een team of een teamlid mensen daadwerkelijk geholpen heeft. Je kunt zo ook de reactietijd niet alleen per bericht, maar ook per case meten. De klantenservicemanager kan bovendien op het real-time dashboard de status beter meten op basis van het aantal openstaande en gesloten cases. Daarom is het niet alleen prettig voor de workflow om met cases te werken, maar ook voor het meten van je klantenservice-performance.

5. Werk samen als je het even niet meer weet

Heb je een bericht waarvan je niet meteen weet hoe je erop moet reageren? Wijs gemakkelijk berichten toe aan andere teamleden, stel anderen op de hoogte per e-mail of vraag goedkeuring aan je teamleider via een knop bij je bericht. Als manager van je klantenserviceteam wil je natuurlijk snel berichten kunnen goedkeuren of afkeuren. Je stelt bijvoorbeeld in dat je van vijf medewerkers, die nog geen twee maanden in dienst zijn, de antwoorden wilt lezen voor ze eruit gaan. Zij kunnen dan de reactie geven, terwijl jij als manager alleen maar op goedkeuren of afkeuren hoeft te klikken, eventueel voorzien van uitleg. Zo hou je de kwaliteit en de snelheid in de hand.

6. Interpreteer KPI's en stuur live bij

De statistieken in een rapportage zijn voor jou en voor het hoger management handig om beslissingen op te maken. Maar je wilt ook real-time inzicht in de performance van de customer service hebben. Monitor daarvoor de performance via real-time dashboards die je ophangt op de hele afdeling op basis van responstijd, openstaande cases en klantsentiment. Met de uitgebreide rapporteerfuncties en het performance dashboard kun je de webcare-agents, supportafdelingen en het volledige webcareteam voortdurend monitoren en evalueren. Loopt het uit de hand? Dan kun je bijvoorbeeld zelf bijspringen of anderen inschakelen. Zo heb je continu de controle over jouw online klantenservice.
 

Om nog gemakkelijker je servicelevel, reactietijden en maximaal aantal openstaande berichten te monitoren kun je als beheerder nu ook KPI’s instellen. Je kunt dan direct in het live dashboard en je rapportages zien hoe je scoort ten opzichte van je KPI’s en of je je KPI’s die dag behaalt. Zo kun je live zien waar je op moet bijsturen. 
Dat kun je zien voor je hele team, voor delen van je team en per medewerker. Zo kun je reactietijd, het aandeel reacties en voltooide berichten binnen de deadline en maximaal aantal openstaande berichten per medewerker instellen. Om de KPI’s goed te kunnen berekenen, vul je ook de werktijden van de agents in bij de instellingen. Zijn er agents die trager reageren dan de rest en minder berichten afhandelen? Waar ligt dat aan? Je kunt bijvoorbeeld nieuwe medewerkers andere KPI’s geven dan je topmedewerkers. Wil je liever niet dat je medewerkers zien hoe ze ten opzichte van elkaar scoren? Binnen het dashboard stel je in of deze KPI’s wel of niet weergegeven moeten worden.
Naast de medewerkers en de tijd kan het platform ook verschillen: een bericht op Klacht.nl beantwoord je bijvoorbeeld uitgebreider dan een tweet en duurt daardoor langer. Tot slot is er ook nog het onderwerp dat van betekenis kan zijn: worden de vragen over Onderwerp X altijd trager beantwoord dan vragen over Onderwerp Y? Kijk dan of je daar iets aan kunt doen. 

7. Schat je bezetting in op basis van data

Door data-analyse is het steeds eenvoudiger om drukte te voorspellen. Hiervoor analyseer je de tijden waarop consumenten het vaakst een gesprek aanknopen. Wanneer word je ge@-mentioned, er op je Facebookpagina geschreven, Whatsapp-berichten naar je verstuurd, berichten over je gepost op klachtenfora of op je eigen klantenforum gekeken en geschreven? Is dit om 8 uur of
16 uur? Maandag of donderdag? In welke maanden is het niet druk en op welke dagen van de maand juist wel? Met Coosto zie je dit direct terug op je tijdswidget. Zo weet je precies of je de klantenservicetijden voor webcare moet aanpassen, verschuiven, verruimen of verkorten en kun je online zijn wanneer je doelgroep dat is. Ziggo gebruikt de tijdsanalyse in Coosto regelmatig om de bezetting van de klantenservice te plannen. Is de woensdagavond bijvoorbeeld altijd druk? Dan kun je ervoor kiezen je openingstijden te verruimen. Beginnen consumenten in de zomer een uurtje eerder tegen jouw merk te praten? Dan is het voor jou interessant om een uur eerder te beginnen met terugpraten. Is de buzz in december een stuk hoger dan in januari, maar stoppen de berichten met kerst? Hou hier dan rekening mee in de bezetting. Als we ’s middags trager reageren dan ’s ochtends, dan is het wellicht raadzaam te schuiven in de bezetting.
 

8. Stuur ook proactief berichten

Reageer ook op social media berichten die niet direct aan jou gericht zijn (proactieve webcare). Zoek buiten je eigen Facebookpagina en klantenforum op berichten waarin je wel genoemd wordt, maar geen @mention of hashtag bevat. Zo kun je ook mensen helpen die daar niet expliciet om gevraagd hebben en maak je nog meer mensen blij. Vermeld altijd wel in je eerste berichtje hoe en waarom je hun bericht hebt gevonden.

9. Deel social media berichten met collega's

Laat het hele bedrijf meegenieten van de complimenten op social media via een live dashboard in de kantine of de lift. Toon ook de meest gestelde vragen en ook het aantal klachten. Deze transparantie zorgt ervoor dat anderen in het bedrijf meer binding met de klant krijgt en meer waardering voor de klantenservice. Met Coosto stel je gemakkelijk je eigen real-time dashboard samen.