Zo maak je een interne nieuwsbrief met berichten van social & online media

Voor communicatieprofessionals is het motto ‘de buitenwereld naar binnen halen’ gesneden koek. Een moderne communicatieadviseur is er in al zijn werkzaamheden op gericht om grenzen tussen organisatie en externe stakeholders weg te nemen. Niet alleen zenden of reageren, maar vooral luisteren als basis voor communicatiebeleid, vaak georganiseerd in een newsroom of communicatieteam.

In de praktijk houdt dat in dat (online) nieuwsberichten, blogs en social media nauwlettend in de gaten worden gehouden, met behulp van monitoringtools zoals Coosto. De uitdaging is vervolgens om alle opgehaalde informatie ook daadwerkelijk te verspreiden binnen de organisatie.

Dat blijkt in sommige gevallen toch een mentale of technische drempel. We zien dat inzichten uit social en online media nog te vaak ophouden bij het managementteam of de communicatieafdeling zelf, en vervolgens niet verder de organisatie binnendringen. De achterliggende gedachte: "We gebruiken het nieuws zelf wel in onze communicatieadviezen. Dan profiteert de rest van de organisatie er indirect van." 

Houd inzichten niet voor jezelf

Men blijkt enerzijds huiverig om negatief of gevoelig nieuws zomaar te delen met collega’s. Dat is misschien begrijpelijk, maar wel jammer. Zeker gezien het feit dat veel communicatieteams zichzelf als doel gesteld hebben om hun gehele organisatie ‘communicatiever’ te maken. Ze beseffen dus ergens wel dat niet alle communicatie via hen kan verlopen, en dat er een beroep moet worden gedaan op de vaardigheden van alle collega's.

Die ambitie betekent echter ook dat iedereen baat kan hebben bij een volledig en actueel beeld van de context waarin ze werken. Wat speelt er op dit moment rond onze organisatie? Zijn er gevoeligheden of positieve nieuwtjes waar collega’s rekening mee moeten houden in hun werk? Vaardigheden als ‘omgevingssensitiviteit’, ‘politieke antenne’, ‘mediagevoeligheid’ zijn voor vrijwel iedere functie relevant, en sluiten hier naadloos op aan.

Kortom: houd deze inzichten uit online en social media niet voor jezelf, maar deel ze structureel met collega’s die ervan kunnen profiteren in hun dagelijkse werk.

Zie ook het webinar: Beter communicatieadvies met social media data.

Een interne nieuwsbrief: gemakkelijker dan je denkt

Anderzijds is er een praktische drempel die voorkomt dat nieuws uit social en online media in de gehele organisatie gaat ‘leven’.

De logische manier om nieuws en inzichten te delen is een interne nieuwsbrief, die binnen overheidsorganisaties vaak een TamTam wordt genoemd. Het is een soort knipselkrant van relevante en actuele nieuwsberichtjes voor jouw organisatie.

Veel communicatieteams stellen die knipselkrant samen op een nogal ouderwetse manier: al het intern te delen nieuws wordt handmatig gekopieerd en geplakt. Dat werkt perfect, maar is bijzonder veel werk.

Gelukkig kan Coosto dat handmatige werk voor je uit handen nemen. Geen ingewikkeld gedoe met extra mailingprogramma’s, maar gewoon in de tool die je toch al gebruikt om alle relevante berichtgeving te volgen.

Zo maak je een nieuwsbrief in Coosto

1. Maak een zoekopdracht

Het begint bij een zoekopdracht. Hiermee filter je alle berichten in Coosto, en houd je alleen de berichten die jij mogelijk interessant vindt (over je organisatie, stakeholders of ketenpartners) over. Dit is een eenmalige actie. Nieuwe berichten die voldoen aan de zoekopdracht vind je vervolgens automatisch terug.

2. Label en selecteer relevante berichten

Zodra je jouw nieuwsbrief wilt creëren (bijvoorbeeld elke dag, week of maand), open je de zoekopdracht en label je de berichten die je daadwerkelijk wilt opnemen in je nieuwsbrief. Je hebt hierbij toegang tot miljoenen bronnen van online nieuwssites, social media, blogs, fora, reviews, en – afhankelijk van je Coosto-licentie – ook artikelen van offline kranten en tijdschriften en fragmenten van radio en televisie.

Kies bijvoorbeeld voor een nieuwsbericht met grote impact, een veelzeggende review, een interessant blog, een eigen social media post of een bijzondere reactie daarop. De mogelijkheden zijn eindeloos.

3. Kies het type nieuwsbrief

Nu je de gewenste berichten hebt geselecteerd, ga je de nieuwsbrief daadwerkelijk creëren. Je hebt de keuze uit twee types nieuwsbrieven.

De eerste is een PDF, die je collega’s via mail of in Coosto periodiek kunt toesturen. Voor elke nieuwe editie van de nieuwsbrief vervang je dan de nieuwsberichten van de vorige dag, week of maand. Het voordeel van dit type nieuwsbrief is dat je hem gemakkelijk opslaat op je eigen pc of server, zodat je op een later moment berichten kunt teruglezen.

De tweede mogelijkheid is een live dashboard; een altijd te raadplegen nieuwsbrief, die je op vaste momenten updatet. Het grote voordeel hiervan is dat je slechts één keer een link hoeft te sturen, de nieuwsbrief op intranetten kunt insluiten en op interne beeldschermen kunt weergeven. De toegankelijkheid en leesfrequentie van je nieuwsbrief neemt daarmee toe. Een vanzelfsprekende kanttekening is dat vorige nieuwsbrief-edities na een update worden overschreven; ze zijn niet terug te lezen of op te slaan.

Voorbeeld live nieuwsbrief:

4. Voeg duiding en statistieken toe

Enkel berichtjes zijn waarschijnlijk onvoldoende om het doel van een communicatievere, omgevingsbewuste organisatie te behalen. Ze hebben in veel gevallen duiding van de communicatieafdeling of nieuwsbrief nodig. In welke context moet je een nieuwsbericht zien? Hoe gaat de organisatie ermee om? Is een positief of kritisch bericht op social media een uitschieter, of vertegenwoordigt die mening een grotere groep?

In je nieuwsbrief kun je naast berichtjes zelf ook tekst en uitleg toevoegen, of verhelderende statistieken. Je hebt de keuze uit ruim 100 widgets, die allemaal verschillende statistieken uitlichten. Denk bijvoorbeeld aan het aantal auteurs dat over je organisatie heeft geschreven in een bepaalde periode, het sentiment van berichten, je mediabereik of het aantal volgers van je eigen social media kanalen.

Je bent als communicatieadviseur natuurlijk geen doorgeefluik. De toevoeging van duiding en statistieken is daarom dé manier om als communicatieafdeling of newsroom je meerwaarde en expertise te bewijzen. Informeren kan iedereen, maar alleen jij kunt de relatie tussen buitenwereld en organisatie op een juiste manier duiden en gewenst gedrag sturen.

Voorbeeld live dashboard met statistieken:

5. Voeg je eigen huisstijl toe

Het lijkt misschien een detail, maar het toevoegen van je eigen logo, kleuren en andere huisstijlelementen, maken je nieuwsbrief meer ‘echt’ van jouw organisatie. In Coosto kun je ervoor kiezen om je nieuwsbrief, zowel de PDF-versie als de live versie, volledig op te maken in je huisstijl. Voeg eventueel een inhoudsopgave en titelblad toe, en je rapportage is klaar om verzonden te worden. 

Voorbeeld PDF-nieuwsbrief met huisstijl:

Natuurlijk hoef je deze handelingen niet telkens te herhalen; je slaat je nieuwsbriefsjabloon één keer op, en ververst de inhoud voor iedere nieuwe editie.

Conclusie: met de juiste duiding hoeft het helemaal niet spannend te zijn om berichten van social en online media te delen met collega’s, en Coosto kan eventuele technische drempels volledig wegnemen. Laat die nieuwsbrieven maar komen!