Livechat voor meer conversies en tevreden klanten
Waar Livechat tot voor kort nog werd bestempeld als ‘nice to have’, zijn de tijden door corona in rap tempo veranderd. Het online klantcontact is binnen veel organisaties explosief gestegen, waardoor een vlekkeloze online klantervaring aan belang heeft gewonnen.
Livechat is hiervoor een uitstekend kanaal, aangezien uit recent onderzoek blijkt dat 79% van consumenten de voorkeur geeft aan communicatie via Livechat. Meer dan 30% verwacht ook dat een organisatie livechat op de website aanbiedt. Voordelen voor organisaties zijn er ook: onderzoek toont aan dat websitebezoekers die chatten 2 tot 5 keer sneller converteren en 60% meer uitgeven dan bezoekers die niet chatten.
Livechat waardevolle aanvulling naast social media kanalen
“We zien een toename in het aantal berichten op social media platformen en een toenemende vraag naar Livechat, dat onze klanten willen inzetten naast de huidige social media kanalen. Doordat we Livechat nu naadloos hebben geïntegreerd in Coosto, kunnen klanten alle conversaties efficiënt managen en afhandelen”, aldus Paul van den Broek, Product Manager bij Coosto.
Joshua Schoenaker, Co-CEO bij TalkJS: “Sinds onze oprichting vijf jaar geleden ligt onze focus op het ontwikkelen van een flexibele chat-oplossing. Livechat is voor zowel consumenten als organisaties efficiënter en gebruiksvriendelijker dan traditionele vormen van communicatie. We zien onze partnership met Coosto als een mooie kans om de transitie naar moderne communicatie en betere klantervaringen te versnellen”.
Over Coosto
Coosto ontwikkelt en levert online en social media software die volledig gericht is op het managen van online gesprekken. Met behulp van Coosto kun je vragen via social media, messengers en livechat beantwoorden, jouw doelgroep bereiken met social media posts en je online communicatie verbeteren door het analyseren van online data over jouw organisatie of markt. Zo helpen we mensen aan organisaties te verbinden.
Over TalkJS
TalkJS is een tech startup die zich richt op het ontwikkelen van een chat API en messaging SDK waarmee bedrijven makkelijk chat functionaliteiten kunnen toevoegen aan apps en websites. TalkJS faciliteert inmiddels maandelijks miljoenen chatberichten van gebruikers op websites en applicaties in verschillende sectoren, zoals e-commerce, social, gaming, en online educatie. TalkJS focust op het constant doorontwikkelen van de chat-oplossing om consumenten en organisaties de beste ervaring te geven.
Webcare is simpel gezegd online klantenservice via social media, messenger apps en livechat. Door inkomende vragen, klachten en andere berichten te behandelen, helpen organisaties hun klanten. Dat kan gemakkelijk en positief zijn (“Bedankt voor de TOPservice”) of juist negatief en een fikse uitdaging (“Al de 10e keer dan mij bestelling fout gaat @$^#@&*@!”).
Bij online klantenservice denk je misschien al snel aan kanalen als Facebook, Instagram en Twitter, maar het kan méér zijn dan dat. Het gaat om alle online platformen waar gebruikers de mogelijkheid hebben om ongefilterd berichten te plaatsen, waar ook bepaalde nieuwssites, blogs, fora en in sommige gevallen jouw website toe behoren.
Webcare is dus het proces waarbij bedrijven reageren op dit soort openbare (social media) of privéberichten (messenger apps, livechat en DM’s) om hun klanten te helpen. Maar waar komt die vastberadenheid van bedrijven vandaan om daar social media voor te gebruiken? En waarom steken bedrijven hier zo’n belangrijk deel van hun tijd in?
Bron: Upstream, stand van webcare 2018
Simpel. Bedrijven willen – beter gezegd: moeten – dáár zijn waar de consument zich bevindt. Vragen en klachten zijn misschien niets nieuws, maar wel als ze ineens op het wereldwijde web worden geslingerd. En ook daar verwacht de consument oplossingen. Dus verschuiven e-mails en telefoontjes geleidelijk naar chats op Facebook of tweets.
Veel organisaties gaan daar maar wat graag in mee, vanwege de relatief lage kosten van webcare. Klantenservice via e-mail en telefoon duurt langer, is daardoor gemiddeld duurder en leidt tot een lagere tevredenheid (NPS) bij de klant dan social media.
Bovendien is de drempel voor een moderne klant vaak groter om telefonisch zijn beklag te doen dan via een ‘appje’. Bied je die laatste mogelijkheid niet, dan blijft de klant dus zitten met zijn probleem en heb je als bedrijf te maken met een ontevreden klant zonder dat je het weet.
En daar zit de belangrijkste reden voor bedrijven om te starten met webcare: klanttevredenheid. Een tevreden klant levert immers meer herhaalaankopen en verlengingen op, en dus meer omzet.
Webcare is dus het behandelen van berichten via social media en messenger apps met als doel de klanttevredenheid te verhogen. Maar er zijn ook andere doelen die je indirect met webcare kunt behalen, zoals het beschermen of verbeteren van je reputatie.
Reputatiemanagement en webcare? Hoe zit dat? Dit heeft vooral te maken met het openbare karakter van social media. Een ontevreden klant die besluit niet bij jou terug te komen is natuurlijk vervelend voor je omzet, maar de impact wordt veel groter als hij zijn ongenoegen open en bloot deelt op internet.
Dan heb je niet meer te maken met één ontevreden klant, maar met een groot publiek dat ineens sceptisch en negatief naar jouw merk kijkt en er misschien zelf ook wel negatief over begint te praten. Een domino-effect ligt dan op de loer. Veel bedrijven kiezen er daarom voor om openbare gesprekken op social media voort te zetten via privégesprekken.
Als je er echter in slaagt om klachten openbaar op te lossen, kan dat juist ten goede komen van je merkreputatie. Dat (grote) publiek kan namelijk meelezen met jouw goede oplossing en zal nu juist eerder geneigd zijn om klant bij je te worden.
Welke weg je ook kiest, het is belangrijk om online klachten op te pakken omdat reputatieschade anders op de loer ligt.
Er is een verschil tussen online reageren om klanten te helpen of online reageren om je merk te profileren en mensen aan je merk te verbinden. De eerste categorie is webcare, de tweede noemen we community management.
De actie is hetzelfde, het doel is compleet verschillend. De twee begrippen kunnen daarom ook niet onderling uitwisselbaar worden gebruikt. Dus stel je een vraag aan Coolblue omdat je bestelling nog niet is gearriveerd? Dan krijg je te maken met webcare.
Reageer je op een grappige tweet van Netflix en krijg je daar reactie van Netflix op terug? Dat is community management. Met behulp van community management vergroten bedrijven hun online interactie, bereik en aantal likes of fans. Dit is met name gunstig voor marketing, omdat ze hun merk zo beter en aan een groter publiek kunnen presenteren.
Natuurlijk kunnen beide in de praktijk door dezelfde afdeling worden opgepakt, maar meestal is marketing verantwoordelijk voor community management, en het support-/service-/klantcontactteam voor webcare.
Goed, terug naar webcare nu. Hopelijk ben je overtuigd van het nut (of de noodzaak) van webcare en wil je direct aan de slag. Hoe pak je dat aan? Wij adviseren om stapsgewijs te starten. Begin klein en maak het eventueel groter als dat nodig blijkt te zijn. Er zijn drie fases waarin je webcare kunt oppakken.
In fase 1 ga je experimenteren met webcare. Hoe is het om te reageren op vragen en klachten via social media? Welk type vragen krijg je? Je kiest hiervoor één kanaal om het overzichtelijk en behapbaar te houden.
Je zet hier nog geen toegewijd team voor in, maar maakt het voorlopig onderdeel van de werkzaamheden van een bestaand team of bestaande rol. In deze fase is het waarschijnlijk nog best behapbaar om berichten gewoon via het platform zelf af te handelen.
In het whitepaper ‘Persoonlijke webcare in iedere organisatie’ laten we zien over welke stappen je nog meer zou moeten nadenken zodra je start met webcare.
Als je merkt dat fase 1 vlot verloopt, kun je webcare gaan uitbreiden. Je kunt dan mondjesmaat ook service gaan bieden via andere platformen. Maak dit expliciet duidelijk aan je klanten op bijvoorbeeld je website, zodat ze ook weten dat ze je via die nieuwe kanalen kunnen benaderen met vragen en klachten.
In deze fase ga je webcare een vaste plek in je organisatie geven. Je neemt het op in het takenpakket van bepaalde functies of je start een webcareteam. De verschillende kanalen kun je gaan managen met een webcaretool.
In de derde fase gaat webcare echt volwassen worden. Je breidt de online klantenservice verder uit, en gaat klantcontact bijvoorbeeld opslaan in een CRM-systeem voor een gedetailleerder beeld van de klant, om zo gepersonaliseerde reacties te kunnen geven.
Je kunt gaan overwegen om webcare ook proactief aan te bieden. Dat wil zeggen dat je ook gaat reageren op vragen en klachten die niet rechtstreeks aan je worden gericht. Dit kun je instellen in je webcaretool.
In deze fase kun je ook gericht gaan sturen op data. Stem je bezetting bijvoorbeeld af op de verwachte drukte. Kaart intern de klachten aan die het vaakst worden aangekaart, om ze te gaan oplossen en het aantal klachten te gaan verminderen. Analyseer in je webcareprogramma welke medewerkers snel en kundig gesprekken afhandelen en voor wie er nog aanvullende training nodig is.
Je kunt ook gaan overwegen om webcare binnen de hele organisatie te integreren, zodat iedere vraag op de juiste plek terechtkomt voor een gespecialiseerd antwoord. Vervolgens zou de implementatie van chatbots een logische stap zijn om veelgestelde standaardvragen af te vangen en je webcareteam te ontlasten.
Is webcare verplichte kost voor iedere organisatie? Nee. Maar er wordt hoe dan ook over je bedrijf of product gesproken. Je kan dus maar beter onderdeel worden van het gesprek, zodat je invloed krijgt op je klanttevredenheid.
Lees hier hoe Coosto kan bijdragen aan een hogere klanttevredenheid. Wil je weten hoe dat voor jouw organisatie werkt? Vraag een demo aan, en we laten je graag zien hoe je webcare professioneel kunt aanpakken in je organisatie.
Die term is echter vrij lang een taboe geweest in webcare. ‘Automatische antwoorden’ klinkt nu ook niet bepaald als de meest persoonlijke, klantvriendelijke maatregel die een bedrijf kan nemen. In de praktijk zien we echter dat automatische berichtjes enorm worden gewaardeerd en juist leiden tot hogere klanttevredenheidscijfers. Hoe kan dat?
“Jongens, het heeft haast!”
Verplaats je even in een klant met een dringende vraag aan een bedrijf. Je stuurt een berichtje aan datzelfde bedrijf via WhatsApp. 5 minuten verstrijken, 10 minuten verstrijken. Je wordt wat ongeduldig en zit wat onrustig op je stoel: nog steeds geen reactie. Je kunt het maar niet loslaten en kijkt voor de zoveelste keer op je horloge.
Inmiddels is het bijna een uur geleden dat je het bericht hebt verstuurd. Je raakt wat gefrustreerd en bezorgd: zouden ze het misschien niet gezien hebben? Je besluit er nog een bozig berichtje achteraan te sturen: “Jongens, het heeft haast!”
Een automatisch antwoord heeft 3 belangrijke voordelen, die een situatie zoals hierboven voorkomen.
1. De klant weet waar hij aan toe is
Allereerst zorgt een automatisch bericht ervoor dat de klant weet waar hij aan toe is. Aangezien de meeste mensen slecht tegen onzekerheid kunnen, is dit belangrijker dan je denkt. Niet weten of en wanneer je geholpen gaat worden, is voor sommige klanten zelfs vervelender dan de wachttijd of klacht zelf.
Waar webcareteams vooral bezig zijn om een klant zo snel mogelijk inhoudelijk te helpen (terecht overigens), is het óók belangrijk om procesupdates te geven. “We hebben je bericht ontvangen. Het is op dit moment erg druk, dus de wachttijden zijn wat langer dan je van ons gewend bent. We komen zo snel mogelijk bij je.” Dit is precies wat een automatisch antwoord voor je kan betekenen in drukke tijden, of als je vragen krijgt terwijl er niemand is om webcare te bemensen.
Klanten die dit soort updates niet krijgen, zijn eerder geneigd negatief over het bedrijf te denken en op andere (online) plekken recensies achter te laten. Dat levert een organisatie slechte pr op, met alle gevolgen van dien.
Zie een automatisch antwoord als een digitaal nummertje trekken bij de bakker. Je moet even wachten voordat je aan de beurt bent, maar je wéét in elk geval dat je moet wachten. Uiteindelijk word je gewoon geholpen. Je kunt dus in alle rust naar de broodjes en gebakjes in de etalage turen.
2. Je gaat prettigere klantgesprekken voeren
Doordat een automatisch antwoord de frustratie tijdens het wachten sterk vermindert, ga je ook merken dat je klantgesprekken vlotter verlopen. Mensen komen minder vaak met tirades je webcaresoftware binnen, en zullen eerder geneigd zijn begrip te tonen. Want eigenlijk is het best logisch dat een webshop het wat drukker heeft rond Kerst, en dat je van een klein bedrijfje geen reactie hoeft te verwachten in het midden van de nacht, toch?
Het is bovendien veel gemakkelijker en sneller om klanten te helpen die begripvol zijn en willen meewerken. Dat is niet alleen fijn voor de klant, maar ook voor het werkplezier én de KPI’s van de webcare-agent.
3. Je krijgt niet onnodig extra berichten
Lange wachttijden kunnen procesmatig voor vervelende situaties zorgen. Denk aan klanten die uit ongeduld berichtjes blijven sturen, terwijl ze zich niet realiseren dat ze daarmee iedere keer opnieuw achter in de wachtrij aansluiten. Webcare-agents krijgen soms een onnodig lange gespreksgeschiedenis voor hun kiezen, waarbij ze goed moet zoeken wat de precieze vraag nu was.
Een automatisch antwoord kan de lucht op voorhand al klaren. Wanneer een klant namelijk weet dat zijn bericht in goede orde is ontvangen, heeft hij geen enkele reden om aan te nemen dat hij niet wordt geholpen. Zoals gezegd verminderen zijn frustratie en ongeduld, en hoeft hij er voor zijn gevoel geen berichtjes meer achteraan te sturen met ‘Ga ik nog geholpen worden!?’.
Automatische antwoorden blijken in de praktijk een ideale oplossing voor periodes waarin het je even niet lukt om binnen korte tijd te reageren op inkomende berichten. Of het nu in de weekenden, ’s nachts, of tijdens absolute piekmomenten is: een automatisch antwoord werkt positief voor de klant, voor de webcare-agent én voor de organisatie.
Coosto introduceert Automatische antwoorden
In Coosto is het nu mogelijk om automatische antwoorden voor inkomende privéberichten te gebruiken. Schakel je persoonlijke boodschap met één muisklik in via Projectinstellingen > Automatische antwoorden.
Ben je nog geen Coosto-gebruiker en wil je weten waarom Coosto de meest gebruikte webcaresoftware van Nederland is? Vraag een gratis demo aan, en we laten je zien hoe je jouw klanttevredenheid meetbaar verbetert met Coosto.
Welke factoren spelen een rol?
Iedereen in webcare en community management kan je vertellen dat er een heel klein verschil is tussen een reactie die positief wordt ontvangen en eentje die volledig in het verkeerde keelgat schiet. Het komt onder andere aan op timing, kanaalkeuze en eerder gevoerde gesprekken.
Het is belangrijk om zoveel mogelijk informatie te verzamelen rond een gesprek, omdat je anders zomaar tegen een #fail kan aanlopen. We delen in dit blog 3 lessen, met voorbeelden van missers die het belang van context in klantcontact aantonen.
1. Zorg dat je op de hoogte bent van wat er tegen een collega is gezegd
Als iemand zijn klacht, probleem of vraag heeft uitgelegd aan jouw collega, verwacht hij (terecht) dat ook jij op de hoogte bent van zijn verhaal. Zo’n klant praat voor zijn gevoel namelijk niet met Ruud, Ahmed of Isabella, maar met Merk X of Merk Y. Simpelweg reageren op het laatst verstuurde bericht is onvoldoende voor goede service. Pas als je de achtergrond kent en weet wat deze klant eerder tegen je collega heeft verteld, kun je hem écht goed helpen.
Niet alleen om een inhoudelijk gedegen antwoord te geven, maar ook om de klant de frustratie te besparen van het telkens herhalen van zijn vraag of probleem. De verhalen van telefonische klantenservices waar je je klacht oneindig moet herhalen, zijn bij iedereen ongetwijfeld bekend.
Het kan ook anders. Door je webcare te organiseren in een geavanceerde tool zoals Coosto, zie je het direct als een klant eerder contact heeft gehad met je collega’s. Het voordeel van social is dat je ook nog eens letterlijk de inhoud van die eerdere berichtenuitwisseling ziet en eventuele notities die je collega heeft gemaakt. Want zeg nu zelf, van een reactie zoals die van Ziggo, word je – ondanks je klacht - toch veel vrolijker?
2. Bekijk de volledige gesprekshistorie
Soms is er nog niet eerder contact geweest met een collega, maar is het toch belangrijk om even de berichtgeschiedenis te bekijken. Voordat een merk op social media gementiond wordt met een vraag of klacht, zie je namelijk vaak dat er toch al een hele discussie aan voorafgegaan is. Zoals in het voorbeeld hieronder.
Kijk je in dit gesprek puur naar het bericht dat aan het merk wordt gericht (“Goed bezig jongens!”), zoals in veel webcaresoftware standaard is, dan ontgaat het sarcasme van deze reactie je volledig. Maar door een tool te gebruiken die de volledige gesprekshistorie inlaadt, en door een snelle blik te werpen op de context van het bericht, zie je dat hier juist kritiek wordt gegeven.
Als je dit weet, kun je natuurlijk een veel betere reactie geven. Uitleggen waarom je geen reanimatiecursussen vergoedt bijvoorbeeld, je excuseren, of aangeven dat je de feedback zal aankaarten.
3. Houd zicht op meerdere kanalen
In klantcontact anno 2020 is de klant koning. Als de klant bijvoorbeeld besluit om halverwege zijn klacht- of vraagafhandeling ineens een ander kanaal te gebruiken, is dat zijn keuze. Het is aan organisaties om daar een passend antwoord op te vinden. Maar hoe houd je het overzicht van alle reacties op meerdere kanalen? Hoe voorkom je verschillen in de antwoorden die je geeft per platform? Hoe maak je de ervaring voor de klant zo vlot mogelijk?
Het wordt een beetje eentonig, maar ook in dit geval helpt een webcare-oplossing je al meteen verder. In zo’n tool heb je namelijk niet iemand die specifiek het Facebook-account beheert en een ander die reacties geeft op Twitter. Je beheert vanuit één omgeving alle social media kanalen; WhatsApp, Facebook (Messenger), Twitter, Instagram en YouTube.
Daardoor volg je gesprekken cross-platform en kun je snel schakelen als een klant ineens terugkomt op een vraag die hij veel eerder of op een ander platform heeft gesteld. Snelle standaardantwoorden en gespreksnotities helpen je om verschillen in reacties te voorkomen. Zo krijgt iedere klant op elk platform het juiste, duidelijke antwoord waar hij recht op heeft.
Als je echt de volgende stap wilt zetten in klantcontactervaring, kun je ook overwegen je webcare-software te koppelen aan een CRM-systeem. Zo zie je niet alleen eerdere klantgesprekken op verschillende social-media-kanalen, maar ook bijvoorbeeld e-mail en telefonische gesprekken. Lekker overzichtelijk, alles in één omgeving. Een 360-graden klantbeeld noemen we dat. Voor Coosto is bijvoorbeeld een Salesforce-app beschikbaar die deze connectie realiseert.
Zorg voor goede voorzieningen
Foutjes en missers zijn nooit helemaal te voorkomen, ook niet binnen klantcontact. Je kunt de kans gelukkig wel sterk verkleinen en klanten een positieve ervaring bieden. Daarvoor heb je goede kennis en kunde nodig, én je moet beschikken over faciliteiten die je daarbij ondersteunen. Geavanceerde webcare-software zoals Coosto is onmisbaar. Wil je meer weten? Vraag een gratis demo aan, en we laten je graag zien wat de voordelen voor jou zijn.
Het algoritme van Facebook geeft voorrang aan content die 'betekenisvolle interactie' uitlokt. Dat betekent dat posts die bewezen waardevol zijn voor een lezer of kijker, vaker vertoond worden. In een eerder blog over het Facebook-algoritme schreven we hoe bepaald wordt of een post 'waardevol' is. Het komt erop neer dat Facebook berekent of een post betekenisvolle interactie oproept. Dat doet Facebook met behulp van 2 factoren: passieve en actieve signalen.
Een voorbeeld van zo'n passief signaal is weergavetijd (hoe lang kijkt een Facebook-gebruiker naar je post?). Een voorbeeld van een actief signaal is - je voelt hem aankomen - het aantal comments.
De logica daarachter? Een post met veel reacties is kennelijk de moeite van het reageren waard. De post 'doet' blijkbaar iets met de personen die hem onder ogen krijgen, en is dus waardevol. Facebook laat die post daarom automatisch aan meer mensen - vaak vrienden van de personen die reageren - zien.
Gelukkig kun je dit concept niet misbruiken door zelf zo vaak mogelijk te reageren onder je posts om zo je bereik te vergroten. En volgens mij zou je dat ook niet moeten willen. De reacties moeten authentiek zijn, van gebruikers zelf komen. Toch is het slim om zelf wel degelijk te reageren op comments.
Jouw reactie staat namelijk niet op zich. Want als je hem uitdagend of vragend genoeg formuleert, kun je met jouw antwoord een nieuwe reactie uitlokken. En Facebook telt die nieuwe reactie dan weer wél mee als signaal van betekenisvolle interactie. Je post wordt als gevolg vaker en aan meer mensen getoond.
Deze slimme manier van community management zorgt dus voor meer bereik van je posts, en we weten allemaal dat bereik de motor is van andere conversies - clicks, likes en daar heb je hem weer: comments. Het extra goede nieuws is dat dit niet alleen geldt voor je organische posts. Ook je ads worden vaker vertoond als er veel engagement op plaatsvindt
Je kunt op deze manier in sommige gevallen zelf een domino-effect creëren:
bereik > eerste comment > reactie op comment > meer comments > meer bereik > meer comments, enzovoort.
Bol.com is bij uitstek een merk dat opvallend vaak op Facebook-comments reageert, zonder dat er duidelijk om hulp of antwoord wordt gevraagd. In het voorbeeld hierboven gaat Bol.com in op de eerste comment, waarmee het merk zorgt voor meer interactie en daarmee nieuwe comments.
Als je deze vorm van community management structureel toepast, merk je als het goed is al gauw een positieve boost op je bereik. De kans voor je merk om écht viral te gaan, neemt bovendien toe.
Er is nog een andere, meer voor de hand liggende reden om vaker te reageren op comments, niet eens alleen Facebook-comments. Het antwoorden op comments is namelijk een ideale manier om je volgers meer bij je merk te betrekken. Met een herkenbare tone-of-voice in je content en reacties kun je werken aan merkambassadeurs en - zoals hierboven bij Bol.com te zien is - 'topfans'.
Interactie op social media is de perfecte gelegenheid om je ware merkidentiteit te laten zien. Hoe zweverig het ook mag klinken, met community management krijgt je merk een persoonlijkheid en een gezicht.
Meer bereik én een kans om je merk van zijn beste kant te laten zien: door vaker te reageren op social media sla je twee vliegen in één klap!
Met Engage worden automatisch alle comments op je Facebook-posts én ads in één overzicht geladen (+ die van je andere social platformen, als je die hebt gekoppeld). Je kunt er dan vanuit een handig overzicht op reageren. Je hoeft dus niet de hele dag al je Facebook-notificaties te volgen (zoals 'je advertentie is goedgekeurd') voor die ene melding waar je iets mee kunt.
Als we webcare onder de loep nemen, moeten we natuurlijk verder kijken dan het aantal gebruikers van een platform. Daarom bekijken we in Coosto de 50 meest actieve Nederlandstalige webcare-afdelingen op Twitter*. Hoe heeft webcare zich daar ontwikkeld in de afgelopen jaren?
Dalende activiteit
Op het eerste oog zien we een bevestiging van het beeld dat heerst over Twitter: na 2015 is er een afname in het aantal inkomende gesprekken. Waar de 50 onderzochte organisaties 4 jaar geleden gezamenlijk nog bijna 900.000 openbare inkomende gesprekken te verwerken kregen, is dat inmiddels nog slechts 550.000; een daling van ruim 37 procent. Het aantal geholpen klanten daalt echter veel minder hard, met zo’n 25% naar in totaal 185.000 per jaar. Er blijkt dus nog steeds een aanzienlijke markt te zijn voor Twitter-webcare.
Grafiek 1. Twitteractiviteit op 50 webcare-afdelingen
Webcare steeds vaker privé
Daarnaast is dalende activiteit niet het volledige verhaal. Want het gaat hier om openbare gesprekken, terwijl ons onderzoek laat zien dat Twittergesprekken in veel gevallen privé plaatsvinden. Tekenend is het dat inmiddels in ruim 22% van de webcare-reacties gevraagd wordt om het gesprek via DM voort te zetten. Een belangrijk deel van de daling van openbare Twitter-webcare is dus te verklaren door de opkomst van privé Twitter-webcare.
Grafiek 2. Webcare via DM voortzetten
Stijging van het aandeel vragen
Los van de aantallen zijn er ook andere ontwikkelingen die aantonen dat webcare via Twitter verre van dood is. Zo zien we dat tweets aan bedrijven steeds vaker een vraag bevatten. In 2014 stond in 45,1% van de tweets een vraag, nu is dat al 50,8%. Dit is een belangrijke ontwikkeling, omdat vragen – veel meer dan ‘gewone’ mentions – bij uitstek een kans zijn voor merken om zich te profileren als dienstbare organisaties. Een snelle en behulpzame reactie kan dan rechtstreeks bijdragen aan klanttevredenheid. Kortom: de kwantiteit van openbare inkomende daalt dan wel, de kwaliteit voor webcare-afdelingen lijkt juist toe te nemen.
Grafiek 3. Percentage inkomende tweets dat een vraag bevat
Webcare steeds professioneler
Het goede nieuws over dat stijgend aandeel vragen op Twitter? Ze worden ook steeds vaker beantwoord. Inmiddels krijgt 85,7% van de vragen een reactie, terwijl dat in 2015 nog slechts 78% was. De grootste winst werd al geboekt in 2014, toen veel merken met webcaretools begonnen en hun webcare daardoor konden opschalen. Onderstaande grafiek laat zien dat deze professionalisering doorzet. Steeds minder mensen vallen tussen wal en schip en steeds vaker krijgen ze antwoord op hun vraag.
Grafiek 4: Percentage Twittervragen waarop gereageerd wordt
Webcare via Twitter draait dus nog altijd op volle toeren. Hoewel het aantal openbare gesprekken sterk terugloopt, blijft het jaarlijks aantal geholpen klanten substantieel. Daarnaast vinden steeds meer gesprekken via DM plaats, waardoor de daling sterker lijkt dan hij in de praktijk is. De openbare Twitter-gesprekken die overblijven, bevatten vaker (relevante) vragen voor webcare-afdelingen. Bovendien is de kwaliteit van webcare op Twitter, het percentage mensen dat daadwerkelijk antwoord krijgt, de afgelopen jaren alleen maar verder gestegen. Webcare op Twitter is terug van nooit weggeweest.
* De 50 meest actieve Nederlandstalige webcare-accounts op Twitter
1. NS (@NS_online)
2. PostNL (@PostNL)
3. Ziggo (@ZiggoWebcare)
4. KPN (@KPNwebcare)
5. Arriva (@Arriva_NL)
6. Bol.com (@bol_com)
7. Telenet (@Telenet)
8. T-Mobile (@tmobile_webcare)
9. NMBS (@NMBS)
10. Albert Heijn (@albertheijn)
11. Vodafone (@vodafoneNL)
12. ING (@ingnl)
13. KLM (@KLM)
14. Samsung (@Samsung_NL)
15. ABN AMRO (@ABNAMRO)
16. Efteling (@Efteling)
17. DHL (@DHLNL)
18. Rabobank (@Rabobank)
19. Tele2 (@Tele2Nederland)
20. Rijkswaterstaat Verkeersinformatie (@RWSverkeersinfo)
21. Belastingdienst (@Belastingdienst)
22. Coolblue (@Coolblue_NL)
23. DUO (@Duostudent)
24. De Lijn (@delijn)
25. De Bibliotheek (@bibliotheek)
26. Telfort (@Telfort)
27. GVB (@GVB_klanten)
28. Ikea (@IKEAhelpt)
29. Mediamarkt (@mediamarkt_nl)
30. Connexxion (@Connexxion)
31. Pathé (@Pathe)
32. RET Rotterdam (@RETRotterdam)
33. Nuon (@Nuon)
34. Jumbo Supermarkten (@JumboSupermarkt)
35. Schiphol (@Schiphol)
36. Rijkswaterstaat (@Rijkswaterstaat)
37. HEMA (@HEMA)
38. Transavia (@transavia)
39. OV-chipkaart (@OVchipkaart)
40. Proximus (@proximus)
41. Lidl (@LidlNederland)
42. Ticketmaster (@Ticketmaster_NL)
43. Feyenoord (@VraagFeyenoord)
44. Wehkamp (@wehkamp)
45. ANWB (@ANWB)
46. Gemeente Utrecht (@GemeenteUtrecht)
47. Kamer van Koophandel (@KvK_NL)
48. Thuisbezorgd (@thuisbezorgd)
49. Mobile Vikings (@mobilevikingsBE)
50. UWV (@UWV_Webcare)
Jarenlang vormden technische mogelijkheden de enige limiet om rekening mee te houden in het verbeteren van service. Webcare moest en zou steeds persoonlijker worden, steeds meer afgestemd op de wens en persoonlijkheid van de klant. Hoe meer je wist over een klant, hoe beter je hem kon helpen.
Die trend gaat echter gelijk op met een snel groeiende behoefte aan privacy. Mensen zijn in toenemende mate huiverig om meer persoonlijke gegevens af te staan dan hoogst noodzakelijk. Inmiddels is de algemene consensus dat we graag gepersonaliseerd worden geholpen, maar dat we daarvoor niet te veel data willen prijsgeven.
De komende jaren is het dus zaak om de balans te houden tussen personalisatie en privacy. De uitdaging daarbij: webcare zo persoonlijk mogelijk maken, zonder daarbij extra gegevens van je klant te vragen. Het kan wel degelijk, met behulp van deze 3 tips:
Hoe meer je weet van vorige gesprekken met je klant, hoe nauwkeuriger je hem kunt helpen. Zie je dat hij al eerder geklaagd over hetzelfde probleem? Zeg meteen dat het je spijt dat het nog steeds niet is opgelost. Heeft een klant in een eerder gesprek aangegeven welke wensen hij heeft bij de aanschaf van een product? Gebruik deze kennis om hem een gepersonaliseerd aanbod te doen.
Als je webcare uitvoert via social media platformen zelf, is dit een kansloze missie. Ieder bericht komt daar namelijk binnen als een compleet nieuw gesprek. Het is dan onmogelijk om erachter te komen of je eerder contact hebt gehad met je klant. Zorg daarom dat je een webcaretool gebruikt die de gehele gesprekshistorie voor je bundelt en overzichtelijk weergeeft, zodat je er gemakkelijk op kunt inhaken.
Voorbeeld van Coosto Engage, waarin gespreksgeschiedenis standaard wordt getoond.
De echt interessante inzichten ontstaan als je jouw webcare-gesprekken opslaat in een CRM-systeem (Customer Relationship Management). Dan kun je klantdata namelijk combineren en er interessante inzichten uit halen. Er ontstaat een zogenaamd 360-graden klantbeeld. Je weet welke producten een klant heeft aangeschaft, waarover hij contact met je heeft opgenomen en welke mails hij heeft ontvangen of geopend. Je begrijpt zo beter hoe tevreden een klant is en waar hij mee bezig is of mee worstelt. Dat betekent logischerwijs dat je hem ook beter en gerichter kunt helpen.
Bron: Stand van webcare 2018
Op dit moment slaat een derde van de organisaties webcare-gesprekken op in een CRM-systeem. Slechts 8% laat dit automatisch en real-time invoeren. Vanzelfsprekend is dit dus een manier om je met klantenservice in de komende jaren te onderscheiden.
Informatie is het meest waardevolle dat je van je klant in gebruik hebt. De rechten van die gegevens blijven echter bij de klant liggen, dus het is belangrijk om er respectvol en verantwoord mee om te gaan. Met de intrede van de privacywet AVG werd dat belang ook juridisch onderstreept. Verantwoord omgaan met data betekent onder andere dat je data ordent en beveiligt. Een consument heeft bovendien het recht om zijn persoonsgegevens in te zien en om vergeten te worden. Het willekeurig laten rondslingeren via webcare op social media platformen hoort daar niet bij. Er zijn webcaretools zoals Coosto Engage, die klantinformatie voor je organiseren, en die het verwijderen van klantinformatie faciliteren. Hierdoor kun je voldoen aan de eisen van de wetgeving én de verwachtingen van de consument die veel waarde hecht aan privacy.
Kortom: het combineren van (beperkte) data helpt je om patronen zien, zodat je met respect voor privacy toch gepersonaliseerde service kunt bieden. Je hoeft daarvoor niet per se méér gegevens te vragen; het draait om het beter gebruiken van de data die je toch al krijgt als mensen contact met je opnemen.
Bron: Stand van webcare 2018
34% van de organisaties hanteert deze aanpak al, maar alles wijst erop dat deze trend steeds belangrijker wordt in de komende jaren. Zet hier dus zelf ook op in, om te voorkomen dat je service biedt die achterloopt op de steeds hoger wordende verwachtingen van de consument.
Eerst moeten we de basis op orde stellen. Waar in de organisatie beleg je het (nieuwe) webcareteam? Welke functies passen daarbij en welke doelstellingen gelden voor dit team?
In meer dan 90% van de gevallen starten organisaties met webcare vanuit het oogpunt van klantenservice. Logisch, want daar zit absoluut de kracht van webcare. Het doel? Klachten en vragen oplossen, complimenten oppakken en hierdoor de klanttevredenheid verhogen. Er starten ook veel organisaties met webcare vanuit het oogpunt van public relations. Door middel van webcare hopen zij hun merkreputatie te verbeteren en te beschermen. Als dat laatste je doel is, heb je zeker een nauwe samenwerking met communicatieadviseurs.
Webcare wordt vaak ondergebracht bij de customer service afdeling of het klantcontactcentrum. Naast deze afdeling zie je dat communicatie ook vrijwel altijd betrokken is bij het uitvoeren van webcare. Volgens het onderzoek van Upstream en HAN Hogescholen, ‘Stand van Webcare 2018’, zorgt dit soort samenwerkingen ervoor dat deze afdelingen steeds dichter naar elkaar toe groeien. Bedenk bij het inbedden van webcare in je organisatie dat deze disciplines met elkaar zullen afstemmen en dat dit mogelijk gemaakt moet worden. Ook betekent dit keuzes maken in wie wat doet en afbakening in taken.
Via welke kanalen je klantenservice moet aanbieden, is voornamelijk afhankelijk van het mediagebruik en de wensen van je klant en je eigen gekozen strategie. Het is misschien een cliché, maar webcare begint met luisteren en analyseren. Waar is jouw doelgroep actief? Via welke social media ontvang je vragen en klachten? Laten jouw klanten reviews achter over je producten of merk?
We zien een groei in gebruik van Facebook Messenger en Whatsapp als het gaat om vragen van klanten. Steeds meer consumenten gebruiken deze privékanalen om contact op te nemen met een bedrijf. Kijk waar jouw klanten zich bevinden en ga het gesprek met ze aan!
Overal actief zijn is echter niet altijd de juiste keuze. In de praktijk is het wel zo dat klantenservice altijd via belangrijke communicatie- en marketingkanalen moet worden ingezet. Stem daarom goed af met de marketing- en communicatieafdeling. Vraag jezelf goed af of het kanaal naar keuze bij jouw organisatie past.
Na het maken van deze drie keuzes heb jij de basis op orde en kun je verder bouwen aan een goede online klantenservice.
Wil je meer weten over de vormen en toepassingen van webcare? Lees hier waar je allemaal aan kunt denken.
1. Verras je klant en verbeter je online klantenservice
Consumenten hebben de weg naar de online wereld allang gevonden. Als organisatie is het daarom belangrijk dáár te zijn waar je consumenten ook zitten. Door webcare in te zetten, ben je niet alleen sneller maar ook vaker én beter in staat om je klanten te verrassen. Het beantwoorden van een vraag of het oplossen van een vervelende klacht: het zijn soms de kleine dingen die het doen. Daarbij zal je zien dat je ook vragen krijgt die anders niet gesteld worden.
En dat doen ze op social.
2. The Fear Of Missing Out
Een klacht blijft helaas beter hangen dan een compliment. Veel organisaties starten daarom ook met online webcare, omdat ze klachten, vragen of tips niet willen missen.
In de meeste gevallen is het heel goed mogelijk om een klacht snel op te lossen. Wist je dat de meeste vragen via social media gesteld worden? Zodra je deze berichten misloopt, kan dat nogal een nadelig effect hebben op je totale merkreputatie.
3. A happy customer a day, keeps a bad reputation away
We kunnen er niet omheen: de hele wereld kan zien hoe jij als organisatie er al dan niet in slaagt om klanten verder te helpen. Big Brother is watching you en dan wil je er natuurlijk wel goed uitzien. Klinkt misschien als een bedreiging, maar het biedt vooral een kans. Spring in op de juiste momenten, bereid medewerkers goed voor en voorkom mogelijke crisissituaties. Alleen zo zorg je ervoor dat je reputatie wordt beschermd én verbeterd.
Er wordt nou eenmaal over je bedrijf of product gesproken. Dan kun je maar beter deelnemen aan het gesprek.
4. Een dag zonder webcare, is een dag niet geleefd
Je weet misschien nu waar je klant zich online bevindt en hoe deze over je praat, maar kén je ‘m ook? Bij veel organisaties is dit helaas niet het geval. Gelukkig zijn er webcaretools die dit inzichtelijk maken. Informatie als voorgaande correspondentie, demografische gegevens en de invloed van een persoon binnen zijn netwerk helpen je bedrijf om de klant beter van dienst te zijn. Heeft de klant zich in het verleden vaak negatief uitgelaten over je merk? Dan weet je dat je voorzichtig moet zijn in de aanpak en tone-of-voice.
Daarnaast verzamel je nog meer relevante informatie. Misschien ontvang je dagelijks dezelfde vragen of suggesties. Dat kan de moeite waard zijn om je webcare agent hier een FAQ over te laten schrijven óf meer prio te geven aan de productverbeteringen waar veel vragen over komen. Zo leer je dus van je klanten, speel je gemakkelijk in op hun behoeftes én geef je ze wat ze willen. Of dat nou meer informatie, een antwoord of een oplossing is.
Klantenservice toegespitst op klantgroep
Wie zijn je klanten? Met welke generatie heb je te maken? Er is namelijk een verschil per generatie wat de verwachting is van klantenservice, maar ook de voorkeur voor het kanaal. De veelbesproken Millennials (22-36 jaar) zijn digitaal het meest actief. In hun drukke leven staat ‘snel’ en ‘praktisch’ centraal. Dit verwachten ze dan ook van klantenservice. De generatie Babyboomers (57-72 jaar) hebben een duidelijke voorkeur voor telefonische klantenservice, al zijn ze wél actief op internet via hun smartphone. Het gebruik en de voorkeur van WhatsApp en Chatservices neemt toe, met name bij Millennials.
Het maakt dus uit met wie je te maken hebt. Weet wie je voor je hebt en wie jouw doelgroep is. Wil je jouw klantenservice verbeteren, bekijk dan welke stijl past bij jouw klanten en welke kanalen de voorkeur hebben bij het stellen van vragen.
Bron: Ruigrok NetPanel, What’s Happening Online 2018
Gebruik messaging groeit
Millennials willen snel en online communiceren. Het gebruik van social media-kanalen past daarbij. Klanten maken steeds meer gebruik van social media om contact op te nemen met een organisatie. Het aantal vragen dat online wordt afgehandeld groeit dan ook. Ondanks de groei van chatservices, zoals Facebook Messaging en WhatsApp, zien we dat de meeste reacties binnenkomen via Facebook openbaar, Twitter openbaar en, op de derde plaats, WhatsApp.
Het lijkt zo logisch: als je klanten wilt helpen, moet je daar zijn waar je klant is. Nou, die klant lijkt de komende jaren massaal op Whatsapp aanwezig te blijven. Als we de chatapp scharen onder social media, is hij meteen de onbetwiste nummer één. Steeds meer bedrijven verlenen daarom service via WhatsApp en wij zijn fan: het werkt over het algemeen snel, is nóg laagdrempeliger dan de andere kanalen en de kans is groot dat je persoonlijk wordt geholpen. ABN-AMRO en OHRA Verzekeringen zijn voorbeelden van hoe je webcare via Whatsapp persoonlijk aanpakt.
Goed dus om daarin te investeren. Zorg dat je al klantberichten snel kunt behandelen en voorzien van een reactie, retweet, like of share in één overzicht. Je kunt daarvoor het best een social media tool gebruiken, zoals Coosto Engage. Daarmee help je klanten snel en efficiënt en dat draagt natuurlijk bij aan de klanttevredenheid van je merk.
Chatbots
Dit is een ontwikkeling waar enorm veel over wordt gesproken en we niet meer echt omheen kunnen. Het gebruik van chatbots groeit, maar of dit de klantenservice echt verbetert, is wat ons betreft nog steeds de vraag. Het klinkt geweldig: een chatbot die de meest gestelde vragen voor je beantwoordt op dezelfde vriendelijke manier als jij dat zou doen. De klant is tevreden en jij hebt meer tijd voor de ingewikkelde vragen. Het klinkt als een win-win.
Helaas blijkt uit onderzoek dat chatbots vaak nog steeds niet intelligent genoeg zijn om de vragen zo goed te beantwoorden als dat jij zelf zou doen. Ze lopen vaak vast en kunnen niet verder helpen. Ook gaat het mis wanneer ze een vraag moeten doorspelen naar hun ‘menselijke’ collega-agent. De klant moet in veel gevallen de informatie die hij aan de bot gegeven heeft, herhalen. Zonde, want dat betekent dat wat eerst leek op tijdswinst uiteindelijk niet heel veel meer oplevert. Als het al iets oplevert, is het frustratie bij de klant. En…aan het eind van de dag gaat het om de klant, niet alleen om jouw tijdswinst.
De techniek is er zeker een om te blijven volgen, maar er gaat niets boven de persoonlijke benadering van mensen J.
Conclusie: Uiteindelijk willen we snel en persoonlijk geholpen worden. En daarvoor moet je weten wie je doelgroep is, welke kanalen hij gebruikt en moet je zorgen dat jij adequaat op vragen kunt reageren. Je klanten worden blijer, wij zijn ervan overtuigd.
De klant is koning
Als het gaat om klantenservice dan is dit toch wel regel nummer 1: de klant is koning. Dat betekent ook dat je soms zelf de hulpvraag moet kunnen signaleren. Wat is het fijn om te zien dat er zo veel organisaties zijn die via het web adequaat en snel reageren. Kijk maar eens naar de reactie van Albert Heijn in onderstaande post. Die kersverse moeder verdient zeker iets extra’s, leuk gedaan!
Reageren zonder @-mention
Zou je iemand op straat helpen die in de problemen is, om hulp roept, maar niet expliciet jouw naam roept? Natuurlijk doe je dat. Toch gebeurt dit op social media nog veel te weinig. We meten alleen al op X elke maand bijna 1 miljoen vragen, maar slechts een fractie daarvan krijgt daadwerkelijk antwoord. Hoe dat komt? Veel merken antwoorden alleen als ze uitdrukkelijk worden aangesproken. Terwijl je als merk echt punten scoort als je proactief gaat reageren op vragen die niet per se aan jou gericht zijn. Zolang je het niet te opdringerig of te veel gericht op verkoop aanpakt, is proactieve webcare altijd een goed idee. Zoals in dit voorbeeld van Microsoft. Klasse!
Is het gelukt dit op te lossen? Probeer eens de cel volledig leeg te maken en opnieuw de formule in te voeren.
Als dit niet helpt, stuur ons dan alsjeblieft een privébericht met een screenshot van hoe dit er uit ziet, liefst zodat de formule en het resultaat te zien is. ~PJ
— Microsoft Helpt (@MicrosoftHelpt) May 2, 2019
Helpen als je niet kan helpen
Zelfs als je denkt dat je niets kan doen, kun je vaak tóch helpen. Dat bewijst de NS maar weer. Tijdens flinke sneeuwval in januari hielpen ze reizigers door middel van #stormpoolen om elkaar te vinden en te carpoolen. Hoewel de NS door het noodweer zelf geen treinen kon inzetten, zorgden ze er met deze samenwerkingen toch voor dat iedereen veilig thuis kwam: missie geslaagd.
Met Coosto behandelde @NS_online tijdens een januaristorm de drukste webcare-dag ooit zonder problemen. Sterker nog, ze startten de hashtag #StormPoolen en in samenwerking met de reizigers zorgden ze ervoor dat iedereen veilig thuis kwam. #SSC18 #ServiceDoeJeSamen pic.twitter.com/ltSJ3izkJr
— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 29, 2018
Belofte maakt schuld
Wanneer je iets belooft, dan moet je ook woord houden. Dit voorbeeld gaat niet echt over dienstverlening aan klanten, maar het bewijst wel hoe fijn het voelt als jouw vraag of opmerking niet vergeten wordt. Zelfs als er een lange tijd overheen gaat.
Raymond Klompsma van de reisorganisatie sprs.me beloofde tijdens een webcare-congres in 2017 via X dat de organisatie in 2018 stappen zou ondernemen in milieuvriendelijkheid. Een jaar later reageerde hij op de tweet dat hij het niet vergeten was, en liet hij zien wat hij in de tussentijd voor elkaar had gekregen. Dat zijn de oprechte reacties!
Belofte maakt schuld ?. Trots dat het eerste project uit onze sustainable roadmap live staan! https://t.co/jpHTXdGy9d
— Raymond Klompsma (@raymondklompsma) September 26, 2018
Goed is goed
Soms is goed ook gewoon goed. Uiteindelijk draait het om het helpen van klanten, beantwoorden van vragen of mensen geruststellen. Op tijd reageren, vriendelijk blijven en iemand vooruithelpen. Niet iedere reactie hoeft spitsvondig te zijn of een nominatie voor beste webcare te verdienen. De beste webcare-medewerkers zetten de klant centraal en hoeven zelf niet zo nodig in de schijnwerpers te staan. Als de klant tevreden is, mag jij dat ook zijn.
Hey El, goede vraag die je hier stelt. Je kan zeker bij ons een avondlevering aangeven. Het is wel zo dat deze extra kost. Heb je verder nog andere vragen?
— Coolblue (@Coolblue_NL) May 16, 2019
De perfecte webcare-medewerker is:
1. Empathisch
Dit eerste punt is meteen een absolute must. Zonder inlevingsvermogen ga je het echt niet redden in webcare. Waar je in telefonische gesprekken door intonatie meestal nog wel een aardige indruk van de klant krijgt, moet je op social media genoegen nemen met veel beperktere informatie. Korte klachten zonder nuance of uitleg zijn eerder regel dan uitzondering.
Het komt dus in veel gevallen aan op de empathie van de webcare-agent. Hij moet begrijpen waar een klant nu echt mee zit, waarom de klant problemen ervaart en hoe dat impact heeft op de klant.
2. Nieuwsgierig
Alleen empathisch zijn is niet genoeg. Een medewerker die aannames doet op basis van onduidelijke klantberichten slaat de plank vaak mis. Nieuwsgierige webcare-medewerkers vragen door, willen zeker weten dat ze hun klant goed begrijpen en kunnen helpen.
Ze zijn over het algemeen ook beter op de hoogte van actualiteiten, trends en de tijdgeest. Ze voelen beter aan welke antwoorden wel en niet door de beugel kunnen, waardoor onbedoelde blunders voorkomen kunnen worden.
3. Technisch onderlegd
Webcare draagt pas echt bij aan loyaliteit als je klanten ook daadwerkelijk snel en naar tevredenheid helpt. Zonder een tool die de berichten van alle kanalen voor je samenbrengt, is dat onbegonnen werk. Je kunt gewoonweg niet continu al je kanalen in de gaten houden. Een tool als Coosto Engage maakt het werk behapbaar, doordat je vanuit één plek efficiënt alle social media berichten aan je organisatie kunt behandelen.
Dat werk wordt nog wat gemakkelijker als je een beetje technisch onderlegd bent, zodat je jezelf met behulp van technologie vlot een weg baant door alle klantvragen en -opmerkingen.
4. Bescheiden
Webcare-afdelingen zijn de laatste jaren meer en meer een pr-uithangbord van organisaties geworden. Met behulp van gevatte reacties en vlijmscherpe grappen proberen merken zich in de kijker te spelen en likes te scoren.
Maar overdaad schaadt en bescheidenheid siert de mens. Een goede webcare-medewerker begrijpt wat zijn allerbelangrijkste taak is (klanten helpen) en hoeft niet zonodig continu in de schijnwerpers te staan.
5. Geduldig
Het liefst zou je elk klantgesprek afronden met een snel berichtje, zodat je KPI’s niet in gevaar komen en je zoveel mogelijk mensen kunt helpen. Maar iedereen die ook maar een beetje ervaring heeft in webcare, weet dat het in de praktijk zo niet gaat.
Klanten hebben vervolgvragen, zijn niet tevreden met een reactie, of je moet intern wachten op een antwoord. Goede webcare-medewerkers kunnen daar mee omgaan, zijn geduldig en vooral niet opdringerig.
6. Netwerker
De tijd dat webcare-teams alleen een doorgeefluik van vragen en klachten waren, is lang en breed voorbij (als hij ooit heeft bestaan). Moderne webcare-medewerkers kennen de organisatie en weten exact bij wie ze moeten zijn voor bepaalde onderwerpen. Hoe meer ze vervolgens zelf kunnen beantwoorden, hoe meer ze de rest van de organisatie ontlasten.
7. Taalvaardig
Rot, naar, vervelend, balen, beroerd, hinderlijk, frustrerend, onaangenaam, lastig, onprettig…
De ideale webcare-medewerker heeft een indrukwekkende woordenschat. Hij kent synoniemen op z’n duimpje en voelt nuances in betekenisverschillen haarfijn aan. Daardoor weet hij telkens precies de woorden te kiezen die een situatie nodig heeft. Zo is elk antwoord weer net iets anders opgebouwd en komen antwoorden oprecht en gemeend over. Een belangrijk punt, want juist deze persoonlijke service is één van de weinig punten waarmee webcare-teams zich nog écht kunnen onderscheiden.
8. Stressbestendig
“Kun je dit nog even voor me schrijven?” “Heb je die concurrentie-analyse nu al voor me?” “Waar blijft mijn kwartaalrapport?” Je moet sterk in je schoenen staan, als je deze vragen dagelijks krijgt naast je verantwoordelijkheid voor de webcare van je merk.
Het kan in piekuren echt behoorlijk hectisch worden, zelfs als je je wel fulltime met webcare bezig kunt houden. Natuurlijk zou je dat kunnen ondervangen met extra hulp tijdens drukke uren, maar een goede dosis stressbestendigheid is nooit weg.
9. Probleemoplossend
Een invoelende persoonlijkheid is natuurlijk prettig, maar een klant is niet geholpen met medewerkers die blijven hangen in medelijden. De ideale webcare-medewerker weet van wanten en is creatief in het zoeken naar oplossingen waar ze op het eerste gezicht niet zijn.
Hij beseft als geen ander dat voor een blije klant vooral aanpakkers en probleemoplossers nodig zijn. Soms moet je mensen gewoon even goed laten klagen en hun hart laten luchten, maar vervolgens moet wel de knop om: problemen zijn er om op te lossen.
10. Nauwkeurig
Een webcare-professional hoeft geen perfectionist te zijn. Tijdens piekmomenten is daar de tijd vaak ook gewoon niet voor. Maar een goede webcare-agent heeft wel oog voor detail. Hij snapt dat kleine details in bewoordingen het verschil kunnen maken tussen een ellenlang vraaggesprek en een kordate oplossing. Hij of zij schrijft foutloos, en geeft daarmee een professionele indruk van het merk. Niets zo frustrerend voor een woedende klant als het idee dat hij op een amateuristische manier geholpen wordt – zelfs als dat in werkelijkheid niet zo is.
11. Behulpzaam
Misschien een open deur, maar wel een belangrijke open deur, die het vermelden waard is. Bij punt 7 noemden we al dat taalvaardige medewerkers oprechter overkomen. Toch is oprecht overkomen niet voldoende: de hulp moet ook oprecht zíjn.
De allerbelangrijkste voorwaarde voor een webcare-medewerker is namelijk dat hij plezier haalt uit mensen helpen. Dat hij de lol inziet van boze klanten blij maken. Dat hij net een stapje verder gaat dan een ander om problemen van een klant op te lossen. Hij vindt de balans tussen de belangen van de klant en van het merk, en doet dat vol overgave.
Met Coosto behandelde @NS_online tijdens een januaristorm de drukste webcare-dag ooit zonder problemen. Sterker nog, ze startten de hashtag #StormPoolen en in samenwerking met de reizigers zorgden ze ervoor dat iedereen veilig thuis kwam. #SSC18 #ServiceDoeJeSamen pic.twitter.com/ltSJ3izkJr
— Coosto Nederland (@CoostoNL) 29 november 2018
12. Zelfverzekerd
Hoe goed je hulp ook is, soms moet je mensen teleurstellen. Je kunt ze helaas (nu) niet naar tevredenheid helpen. Vaak is dat een kwestie van overmacht. Meestal hebben klanten daar begrip voor.
Maar soms ook niet. Iedere webcare-medewerker krijgt vroeg of laat te maken met woede en scheldkanonnades. Een goede professional laat zich daardoor niet van zijn stuk brengen, staat stevig in zijn schoenen en gaat gewoon door met waar hij goed in is: mensen helpen.
13. Optimistisch
Ontdek de verschillen:
“Nee, sorry. Dat product is nu helemaal uitverkocht en komt op z’n vroegst volgende maand pas weer binnen.”
“Tof dat je interesse hebt! Volgende maand hebben we het product waarschijnlijk weer op voorraad. Zal ik hem meteen voor je reserveren?”
Elke situatie kan op verschillende manieren benaderd worden. Met een optimistische houding en dito taalgebruik vind je nieuwe klanten en behoud je je huidige klanten.
14. Gedisciplineerd
Hoe leuk het werk ook is, soms heb je gewoon een baaldag. Verslapen, natgeregend op de fiets, een zieke collega en daardoor extra drukte op het werk. Het gebeurt ons allemaal weleens. Of je staat na een zware dag op het moment om naar huis te gaan en er komt in verband met een storing een karrevracht aan nieuwe klachten aan. Allemaal over hetzelfde onderwerp: niet bepaald spannend werk, dus.
De kunst is om je eigen gemoedstoestand dan niet te laten doorklinken in de reacties die je online geeft. Zodat je de 100e klant net zo vriendelijk en uitgebreid helpt als de 1e. Dat is allerminst gemakkelijk en vereist discipline (en behulpzaamheid natuurlijk, zie punt 11).
15. Leergierig
Ze zeggen dat een voetballer op zijn best is rond z’n 27e. Dan heeft hij er meestal ruim 20 jaar aan trainingen op zitten. Ook in webcare geldt dat iemand na een maandje training niet meteen voldoet aan alle verwachtingen en foutloos zal zijn. Het belangrijkste is dat een medewerker vooral vooruit wil, beter wil worden. Zoek daarom iemand die wil leren van zijn meer ervaren collega’s (als die er zijn) en inspiratie vindt in de manier waarop andere succesvolle bedrijven hun webcare aanpakken.
