1. Reageren op online koopintenties

Start met het monitoren van koopintenties. Consumenten plaatsen dagelijks miljoenen berichten op social media, blogs en fora. Met een mediamonitoringtool kun je uit al deze berichten precies de leads signaleren waarnaar jij op zoek bent. Je kunt bijvoorbeeld zoeken naar een bepaalde behoefte of probleem of zoeken op product- of merknaam.

Beide typen leads kun je benaderen door direct te reageren op hun online bericht. Maar let op, een consument die op zoek is naar een nieuwe smartphone met een goedkoop abonnement zit minder diep in de customer journey dan een consument die op zoek is naar de nieuwste iPhone. Zo zal de consument die op zoek is naar een nieuwe smartphone veel meer waarde hechten aan een conversatie waarin hij een aanbod krijgt van verschillende smartphones inclusief een voordelige bundel dan enkel een link naar de nieuwste iPhone.  

Het toevoegen van waarde aan een conversatie is essentieel om in de ogen van de consument niet als irritant (spam) te worden gezien. Zorg in eerste instantie dat je met jouw reactie de consument helpt met zijn vraag en kijk dan hoe je hem of haar via bijvoorbeeld een persoonlijke aanbieding kan overtuigen.  

2. Reageren op online klachten

Consumenten delen hun onvrede vaak online. Naast monitoring op koopintenties is het daarom nuttig om klachten te monitoren. Start met het monitoren van je eigen merknaam om een reputatiecrisis te voorkomen. Door te reageren op online klachten beïnvloedt je klanttevredenheid en merkevaluatie op een positieve manier.

Maar hoe pas je social selling toe? Speel in op het online klaaggedrag van consumenten en monitor de berichten over de producten of diensten van de concurrent. Zorg dat je tijdens de conversatie een goed alternatief biedt op basis van de consument zijn wensen en zorg dat hij of zij direct zijn transactie kan voltooien via bijvoorbeeld een link naar de betaal- of overstappagina.
 

Mogelijk is het vraagstuk van de consument te complex om online te beantwoorden. Je kunt dan vragen om een telefoonnummer, zodat je de consument beter te woord kan staan en kunt helpen. Het nadeel van deze methode is wel dat je het proces verplaatst van online naar offline terwijl je juist wilt zorgen dat het complete proces tot en met transactie via social media plaatsvindt.

3. Marktanalyses op geografische locatie

Bedrijven met meerdere vestigingen kunnen op basis van marktanalyses inzicht krijgen in online berichten over hun merk of product op basis van geografische locatie. Met name voor retailers biedt het uitstekende mogelijkheden om het online aanbod met het offline aanbod samen te laten komen. Als een consument die bijvoorbeeld op zoek is naar een donkere jeans van H&M online zijn maat niet meer kan vinden, kan H&M hierop inspelen door te kijken waar de dichtstbijzijnde vestiging is vanuit waar de consument zijn bericht plaatst. Mogelijk ligt de donkere jeans in deze vestiging nog op voorraad. Door het starten van een conversatie kan je de consument hiervan op de hoogte stellen. Eventueel kan je de jeans ook nog voor een korte periode reserveren, zodat hij/zij langs de winkel kan gaan om de jeans te kopen. Zo combineer je extra sales met klantenservice en creëer je online ambassadeurs.

4. Influencermarketing

Voor social selling worden steeds vaker influencers ingezet om een product of dienst op de kaart te zetten. Via een monitoringtool kun je een lijst samenstellen van auteurs op het hele sociale web die aan een bepaald profiel of buyer persona voldoen. Op basis van bereik- en invloedscores kun je de auteurs beoordelen. Deze auteurs kun je inzetten voor het promoten van producten of diensten. Het is een indirecte manier van social selling wat voornamelijk zorgt voor naamsbekendheid.  

5. Trending topics en bronnen

Door op je eigen merknaam of op concurrenten te monitoren kan je heel eenvoudig inspelen op de laatste trends die voor jouw organisatie interessant zijn. De automatisch gegenereerde trending topics en berichten vanuit een tool geven ontzettend veel informatie wat de doelgroep bezig houdt en waar jij later op kunt inspelen. Daarnaast laten tools ook zien op welke kanalen de doelgroep praat. Bij de inzet van social selling kan je hier rekening mee houden. 

In onderstaand voorbeeld zie je trending topics van het bedrijf Juniqe. Via de trending topics zien zij direct waar hun klanten het meest over praten.

In de trending topics komt duidelijk naar voren dat men veel praat over de premium posters. Via social media advertising spelen ze hier uitstekend op in. Zo biedt Juniqe de mogelijkheid aan de consument om de premium posters direct via Facebook te kopen door de inzet van Shopping Ads.
 

6. Social payment

Naast de inzet van social selling via een social-mediamonitoringtool kun je overwegen om een social payment proces te implementeren voor social selling. Het uiteindelijk doel van social selling is om de consument een transactie te laten doen via de website. Zo kun je met de consument een link delen via een direct message of privébericht.  De link verwijst naar een pagina waar de consument de transactie kan voltooien of naar een pagina waarin het aanbod opgenomen is waar hij/ zij geïnteresseerd in is.

Een goed voorbeeld van een bedrijf die het social payment proces op orde heeft is KLM. Klanten die op Twitter en Facebook aangaven dat ze tickets wilden boeken of extra’s wilden afnemen, werden voorheen nog gebeld door een klantenservicemedewerker om een creditcardbetaling te kunnen doen. KLM wilde de klant de mogelijkheid bieden om ook online hun transactie te kunnen doen. Daarom ontwikkelde KLM als eerste vliegtuigmaatschappij een methode om via social media transacties te kunnen afronden. KLM stuurt een link naar een klant in een privébericht op Facebook of Twitter. De klant kan via de link een voorkeur geven voor een betaalmethode en de transactie voltooien. De webcaremedewerker bij KLM ontvangt een bericht zodra de transactie voltooid is en de klant ontvangt op zijn beurt de betalingsbevestiging. De 130 social media service medewerkers bij KLM beantwoorden zo wekelijks 35.000 aanvragen via Facebook en Twitter.
 

Stel het beeld van je doelgroep scherp

Voordat je zomaar naar influencers gaat zoeken, is het belangrijk het beeld van je doelgroep scherp te stellen. Probeer buyer persona's (representaties van je doelgroep) op te stellen of bij te stellen met de nieuwste informatie. Zo krijg je een goed beeld van je doelgroep, wat later bruikbaar is om deze effectief te kunnen vinden.

Observeer hiervoor customer journeys in real life en vraag klanten om informatie. Vraag ze naar dagelijkse bezigheden, doelen, wensen, ervaringen en frustraties. Doe dit wel tijdens de aankoop, het beslissingsmoment of blootstelling aan reclame, zodat je de beste informatie krijgt.

Ben je niet in de gelegenheid dit te doen of wil je je persona’s niet baseren op de informatie van een klein aantal mensen, maak dan gebruik van de oceaan aan informatie die social media je biedt. Consumenteninterviews en social media zijn beide goede informatiebronnen om te gebruiken, omdat ze vaak completer en betrouwbaarder zijn dan antwoorden op een enquête. De informatie is namelijk in beide gevallen uit eerste hand en direct beschikbaar, gedurende of zeer kort na de ervaring gedeeld, er is context beschikbaar en het is niet eenzijdig of anoniem.

Met socialmedia-monitoringtools kun je de informatie van het hele sociale web gebruiken, zodat je een complete dataset krijgt om analyses op los te laten. Denk aan Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Pinterest, Google+, (consumenten)fora, nieuwssites en blogs.

Een voorbeeld: je bent een reisbureau en wilt weten wie zich ook buiten de vakanties met reizen bezighoudt. Met socialmedia-monitoringtools bouw je eenvoudig een zoekopdracht op basis van het onderwerp en de tijdsperiode. Omdat je op zoek bent naar mensen en niet naar onder andere bedrijven en websites, zoek je bovendien enkel naar berichten van auteurs die herkend worden als man of vrouw.

Ruim 2 miljoen berichten met de woorden travel, reizen, vakantie en vakanties werden over een periode van 2 jaar (zomermaanden uitgesloten) online geplaatst. Eventuele irrelevante berichten kun je wegfilteren door naar de trending topics of auteurslijsten van deze berichten te kijken en vervolgens grote stoorzenders uit te sluiten.
 

De automatisch gegenereerde trending topics en berichten geven ontzettend veel info over de doelgroep. Ze laten zien wat de doelgroep bezighoudt en waar jij later op kunt inspelen. Daarnaast laten tools ook zien op welke platformen de doelgroep praat.

Als je eenmaal een redelijk algemene karakteristiek hebt ontdekt in de trending topics, kun je een lijst samenstellen van auteurs op het hele sociale web die aan dat profiel voldoen. Hiermee kun je nog preciezer kijken met welke onderwerpen deze mensen zich bezighouden, enzovoort. Een influencer kiezen voor onderwerpen als ‘food’ en ‘cosmetica’ is erg simpel, maar als je een complexer product of dienst verkoopt, is dit vaak nodig.

Een derde manier voor input voor het vormgeven/updaten van je personas is engagement op LinkedIn Groups. Zoek naar relevante groepen, wordt lid en praat met je doelgroep. Zo leer je ze beter kennen en ben je in staat om je persona te testen of uit te breiden. Houd in de gaten dat persona’s met de tijd veranderen. Persona’s zijn een afspiegeling van je doelgroep en dienen met regelmaat herzien te worden. Sla zoekopdrachten in je socialmedia-monitoringtool daarom op en monitor op veranderingen. Blijf daarnaast continu in dialoog met je doelgroep om trends te spotten.

Vind relevante influencers

Tijd om influencers te zoeken. Een mogelijkheid is handmatig socialmediaberichten over bijvoorbeeld reizen te scannen om vervolgens hopelijk een interessante influencer te vinden. Dit kan gelukkig veel sneller en efficiënter met tools. De eerder geschreven persona’s geven je gedetailleerde informatie over je doelgroep. Waar praat deze over, waar is deze (online) te vinden, is deze overwegend mannelijk of juist vrouwelijk en praat deze veel of juist weinig op social media platformen? Informatie waar natuurlijk perfect op te filteren is zodat je direct de mensen vindt die in dit plaatje passen.

Bij het voorbeeld van het reisbureau zijn blogs een belangrijke bron. Door blogs als type platform toe te voegen aan de zoekopdracht, vind je 47.702 bloggende auteurs, die te sorteren zijn op het aantal retweets en reacties. Auteurs waarvan jij weet dat deze goed in jou doelgroep passen omdat deze zichtbaar overeenkomsten tonen met de eigenschappen die in jou persona beschreven zijn. Door te sorteren zie je direct de berichten van populaire auteurs. De kans is groot dat deze van influencers komen. Hierdoor ontstaat een top-10.
 

De auteurs in deze lijst hebben in veel gevallen een eigen blog waarop ze over reizen praten. Maar omdat je ook direct ziet wat deze mensen op andere blogs zeggen, is te zien met welke andere mensen, vaak medereisliefhebbers, ze praten. Door deze blogs te noteren, ontstaat al snel een lijst met bloggende influencers die geschikt kunnen zijn voor jouw doelen. Ken je al interessante blogs, fora of influencers? Kijk dan vooral ook naar de reacties van anderen op deze bronnen en welke content hier veel gedeeld wordt.

Voor Twitter-auteurs is het mogelijk om naar de invloedsscore te kijken. Deze invloedsscore geeft de mate van dialoog weer die een auteur weet te genereren met zijn of haar social posts onder zijn of haar volgers. Erg nuttig, omdat een influencer die veel dialoog weet te creëren onder zijn/haar volgers duidelijk invloed heeft op het netwerk. Door hierop te sorteren en vervolgens te kijken naar auteurs die regelmatig over het onderwerp spreken, zijn al snel influencers te vinden. Door de doelgroep te monitoren en te volgen op social media, zie je al snel welke onderwerpen, berichten en merken zij interessant vinden en of deze persoon bij jouw merk past.

Relevante LinkedIn-groepen, Instagram en YouTube zijn ook interessante plekken om influencers te vinden. Met je tool zie je gemakkelijk welke auteurs discussie weten op te wekken en wie er met antwoorden op prangende vragen komen. Mogelijk zijn deze mensen ook op andere platformen actief en bereiken ze daar een groot deel van de doelgroep.

Nog twee tips bij het vinden van influencers. Ten eerste: blijf altijd denken aan de interesses van je doelgroep. Misschien schrijft de doelgroep over andere onderwerpen dan de onderwerpen waaraan je zelf dacht. Ten tweede is het belangrijk een lijstje van meerdere influencers op te stellen. In de praktijk is niet altijd iedereen uit deze analyse een perfecte match en staat niet iedereen open voor (meerdere) commerciële betrekkingen.

Zoek contact met je influencers

Beschrijf waarom de influencers op je lijstje zo goed bij jouw merk passen. Bepaal wat jouw merk de influencer kan bieden. Dat kan een (passende!) financiële vergoeding zijn voor de diensten, maar ook netwerkmogelijkheden, grotere bekendheid, een groter bereik of een levering in producten. Probeer on- en offline een band op te bouwen. De vraag naar een samenwerking kun je het beste niet openbaar stellen, maar via een privébericht, e-mail, telefonisch of face-to-face. Soms werken influencers via bureaus en loopt het contact via hen.
Waarschijnlijk ben jij niet de eerste die wil samenwerken met je gevonden influencers. Om die reden is het belangrijk om credibility op te bouwen, bijvoorbeeld met sterke content die influencers weet te overtuigen van de match met jouw merk. Gebruik de eerder opgedane kennis om content te schrijven die de doelgroep vindt - en daarmee ook de influencers. Zo verhoog je de kans op samenwerking en bereik je de doelgroep beter.

300.000x sorry door bedrijven

In totaal zijn er 300.000 excuses te lezen van bedrijven op X en Facebook in het afgelopen half jaar. De mea culpa van PostNL was het vaakst terug te lezen op sociale media. Zij verontschuldigden zich voor de stakende postbezorgers. Naast de honderdduizenden excuses valt er ook 100.000x te lezen dat een organisatie iets vervelend vindt (koploper: KLM) en 11.000x te lezen dat een organisatie zegt erop terug te komen.

Zo zeggen organisaties sorry op sociale media:

Ik bied onze excuses aan

Als organisaties in contact staan met hun klanten op sociale media, wordt er in 88% van de gevallen voor gekozen om "ik" te zeggen en in 12% van de gevallen "wij". Dat lijkt een zeer bewuste strategie van veel organisaties, omdat ook 800.000 tweets worden afgesloten met een naam of initialen (^RD / ^Rens) en 300.000 Facebookreacties worden afgesloten met "Groetjes, ...". Maar als er excuses moeten worden aangeboden, vervalt de meerderheid in "onze excuses" in plaats van "mijn excuses". Ook bij een belofte als "ik kom erop terug" vs. "wij komen erop terug" wordt vaker gekozen voor de wij-variant.

Tutoyeren

SWOCC constateerde eerder niet alleen dat excuses aanbieden goed is voor je reputatie, maar ook dat persoonlijk en informeel reageren positief afstraalt op je merk. Ze lieten zien dat steeds meer merken een informele toon gebruiken. Dat zie ik ook terug in de Coosto-data: 90% van de organisaties spreekt haar klanten online aan met je/jij en slechts 10% met u.

Online klantenservice wordt volwassen en dus zie je ook dat klantenserviceteams niet bang zijn om excuses aan te bieden. Daarnaast is te zien dat webcareteams informeler en persoonlijker worden. Bij de combinatie tussen het persoonlijke en het aanbieden van excuses wringt hem de schoen: velen verschuilen zich toch nog achter de organisatie bij het geven van een excuses. Laat dat een leerpunt zijn voor alle online klantenserviceteams.

Het onderzoek

De wetenschappelijke studie onderzocht of en wanneer de social media activiteiten van een bedrijf gerelateerd zijn aan corporate reputation en wat de rol hierin is van online engagement. Daarbij kozen ze voor KLM als voorbeeldbedrijf, omdat dit bedrijf zeer actief is op social media, een grote fanbase heeft en als voorloper gezien wordt op het gebied van social.

Ze ondervroegen klanten en niet-klanten van KLM. Het betrof een representatieve afspiegeling van de bevolking, deelnemers aan het loyalty programma Flying Blue van KLM en fans en volgers van KLM’s social media kanalen. Ze vroegen daarbij naar hun social media gebruik, hun engagement met KLM's social media activiteiten en hun beeld van KLM’s reputatie. 

Online engagement met het bedrijf bleek de perceptie van de bedrijfsreputatie onder consumenten te verbeteren, waarbij het effect sterker was onder niet-klanten. Natuurlijk was het wel zo dat hoe meer men met social media deed, hoe meer engagement er was en hoe beter de reputatiescore. 

Waarom social media engagement tot een betere reputatie leidt

KLM plaatst net als andere bedrijven voornamelijk deelbare en aantrekkelijke content, prijsvragen en goed nieuws op hun Facebook- en Twitterkanalen. De positief gekleurde uitingen op de social media kanalen van KLM geven als het ware kleur aan het beeld dat iemand heeft van de organisatie. Op die manier zorgt social media engagement voor een betere reputatie onder de mensen die eraan zijn blootgesteld. Omdat niet-klanten nog redelijk blanco zijn -ze hebben geen eigen ervaring met het bedrijf en weinig eerdere interacties gehad- wordt hun beeld meer ingekleurd dan dat van klanten.

Berichten van het publiek over bedrijven en merken zijn voor meer dan 50% positief. Hoewel de 10% negatieve berichten -in dit geval bijvoorbeeld over verloren bagage en vertraagde vluchten- schade kan toebrengen aan de reputatie, hebben we zelf wetenschappelijk bewezen dat openbare reacties door het bedrijf (op de goede manier geschreven) dit negatieve effect te niet doet.

Waarom een goede reputatie tot meer winst leidt

Een goede reputatie zorgt op meerdere manieren voor een hogere opbrengst in je bedrijf. Ten eerste zorgt het ervoor dat meer potentiële klanten kiezen voor jouw product of dienst. Bovendien zijn zij bereid meer te betalen. Daarnaast vormt een goede reputatie een drempel voor markttoetreding en houdt deze zo het aantal concurrenten laag. Ten slotte zullen mensen die al klant zijn eerder opnieuw bij jou kopen en minder snel overstappen naar de concurrent. Social media engagement zorgt dus voor een hogere klantloyaliteit en klantretentie.

Conclusie

Tijd om actie te ondernemen dus. Moet je nog beginnen met het professioneel aanpakken van social media engagement? Hopelijk vormt dit artikel een reden om meer resources vrij te maken voor deze werkzaamheden. Ook al heb je al voldoende resources allocated en een goed team zitten, het kan altijd beter. 

Het begon op 10 juli met deze tweet van Bart Nijman. Vervolgens verzamelde GeenStijl 10.000 handtekeningen en gaf de Kiesraad op 13 augustus groen licht. Dat betekende: als op 28 september 300.000 geldige handtekeningen zijn verzameld, is het referendum een feit.

Oplopende buzz

In de eerste campagneweek werden 7.500 online berichten verstuurd over GeenPeil en sindsdien nam dat aantal berichten iedere week gestaag toe. Het hoogtepunt was afgelopen week met zo’n 50.000 social media berichten. In totaal verschenen er in zes weken tijd ruim 100.000 berichten.

Nieuwssites praten niet over GeenPeil

Onder deze kleine 50.000 berichten in de afgelopen week tellen we de sociale netwerken mee (zoals X en Facebook) en ook nieuwssites, blogs en fora. Opvallend is dat er de afgelopen week maar 147 online nieuwsberichten over GeenPeil verschenen. Onder de traditionele landelijke media (NRC, Volkskrant, Metro, RTL, BNR, NOS, Telegraaf, AD, ND, NU.nl, Reformatorisch Dagblad, Spits!, Parool en Trouw) waren dit maar 22 berichten. Het lijkt erop dat traditionele media het niet hebben meegekregen of het initiatief niet belangrijk genoeg vonden om over te berichten.

Het is extra opvallend wanneer je de vergelijking maakt met andere nieuwsitems deze week: Volkswagen en Volkert. Zij worden absoluut én relatief veel meer besproken op nieuwssites. In onderstaande afbeelding zie je links het aandeel berichten op sociale media (publieke agenda) en in de middelste en rechtergrafiek op nieuwssites. Het is duidelijk dat het aandeel oranje (GeenPeil) in de linkergrafiek stukken groter is dan in de andere twee.

GeenPeil werd wél veel besproken op sociale netwerken, maar in vergelijking met Volkswagen en Volkert veel minder op nieuwssites.

Influencers (earned media)

De vraag rijst op: hoe zorg je er dán voor dat 300.000 mensen tekenen? Dat is het beste uit te leggen aan de bekende verdeling tussen earned en owned media. Earned is het aandeel dat GeenPeil heeft ontvangen, gratis door mensen die het initiatief steunen. In de campagnetijd zijn zo’n 100.000 berichten verstuurd over GeenPeil door 16.710 auteurs. Dit heeft 164 miljoen impressies opgeleverd. Het zijn niet alleen veel mensen die het initiatief delen, maar ook veel invloedrijke X-ers met veel volgers (bijvoorbeeld BN’ers) die hebben gezorgd voor extra bekendheid. Dit zijn de X-ers met de meeste volgers:

Ook 13 Kamerleden spraken over GeenPeil: 5 van de SP, 2 van de PVV + PvdD en één van CDA, D66, ChistenUnie en 50+. Niemand van de coalitiepartijen dus. De bewindspersonen brandden er hun tweetende vingers niet aan.

Thunderclap en owned media

Tot zover de earned media, mensen die uit pure goodwill over GeenPeil praten. Dan is er ook nog owned media: het bereik van de initiatiefnemers zelf. Met name bij GeenStijl zit het wel goed qua bereik. Iedere dag besprak GeenStijl op hun site de tussenstand en ze maakten zelf enorm veel social content. Een zeer succesvol idee was de thunderclap: je kon je aanmelden en dan werd er om 14.00u op donderdagmiddag 24 september een tweet verstuurd (voorbeeld). Dit leverde een paar honderd tweets op in enkele seconden en 2,4 miljoen bijbehorende X-impressies.

Voor de communicado’s die de cirkel owned-earned-paid willen rondmaken: er werd ook nog een klein beetje gebruik gemaakt van paid media.

Plasterk was er vrijdag al op voorbereid: hij gaat ervoor zorgen dat het referendum dit voorjaar plaatsvindt. Hoewel de bewindspersonen er niet om staan te springen, staat één ding als een paal boven water: GeenPeil heeft helemaal op eigen kracht (zonder budget, zonder veel media-aandacht) het benodigde aantal stemmen binnengehaald. Voor een groot deel dankzij social media.

De meest populaire platformen om emoji’s te gebruiken zijn Facebook, X en Instagram. Vrouwen gebruiken daarbij meer emoji's dan mannen. We zijn overigens geneigd om emoji’s vooral te gebruiken in positieve situaties. En eigenlijk is de emoji daar oorspronkelijk ook voor bedoeld. Professor Scott Fahlman introduceerde de tekencombinatie :) in 1988 namelijk om aan te geven dat een bericht een grap was.

Het is vandaag dus een echte feestdag, maar laten we vooral niet té emojioneel worden. Ze zijn namelijk leuk, maar emoji’s worden vaak anders geïnterpreteerd dan hoe ze in eerste instantie zijn bedoeld. Zo kan de knipoog-emoji een tikkie flirterig zijn, maar ik gebruik ‘m zelf vaker om cynisme te duiden. Er zijn echter 7 emoji’s die écht een hele andere betekenis blijken te hebben. En ik heb ze dus al die tijd verkeerd gebruikt.

1. De ‘ik-heb-net-een-grapje-gemaakt-wat-ben-ik-toch-een-lolbroek’ emoji

“Of ik de leukste ben thuis? Neh, das de deurklink. Die geeft iedereen een hand hahahaha...”

Maar deze emoji is niet echt bedoeld voor de grapjassen onder ons. De officiële naam is ‘Face Savouring Food’, wat zoiets betekent als het genieten van heerlijk eten. Come to mama!

‍

2. De “Surf’s-up-dude!” emoji

Ja. Dat had je dus gedacht. Deze emoji wordt vaak geassocieerd met de surfcultuur (of de shaka-groet), maar niets is minder waar. De ‘Call Me Hand’ gebruik je als je wilt dat iemand je belt. Wie heb ik aan de lijn, hallo hallo?

3. De ‘ik-voel-me-zo-beroerd-dat-ik-thuisblijf-vandaag’ emoji

Iedereen voelt zich wel eens als een slappe vaatdoek, maar als je deze emoji gebruikt dan is het écht erg (lees: druipende snotterbel). Helaas. Maak kennis met de ‘Sleepy Face’. En die snotterbel? Dat wordt in Anime en Manga gebruikt om slaap uit te drukken.

4. De ‘Lalalalalaaaa-ik-weet-van-niks!’ emoji

De titel zegt ’t eigenlijk al: een fluitende emoji die één en al onschuld laat zien. Maar dit is dus de ‘Kissing Face’. Spreekt voor zich.

5. De “Vandaag-helaas-weer-een-dagje-in-het-ziekenhuis” emoji

We laten ons al snel verleiden door die grote ‘H’, maar niets is minder waar. Love Boat move over: maak kennis met het Love Hotel! Een hotel waar je kamers huurt per uur, in plaats van per nacht. Dat dus.

6. De ‘School-Of-Rock’ emoji

Zo’n groot instrument op de voorgevel: dat móét wel een muziekschool zijn! Nope. Dit is een postkantoor, European Style. Dat ding op de voorgevel is een zogenaamde posthoorn: een instrument waarmee postbodes vroegâh lieten weten dat ze arriveerden. Weer wat geleerd.

7. De ‘Ik-zal-voor-je-bidden-en-een-kaarsje-opsteken’ emoji

Dit is een typisch gevalletje van een emoji die zich niet in hokjes laat plaatsen. In de Japanse cultuur betekenen de twee handjes ‘alsjeblieft’ of ‘dankjewel’. Maar het wordt ook vaak gebruikt als twee biddende handen. Óf als een high-five. Net waar je zin in hebt.
‍
Flirterig, hongerig, verliefd, boos, grappig of sarcastisch: er zijn duizenden emoji’s en nog véél meer interpretaties en betekenissen. Een ding is in ieder geval zeker: emoji’s zijn prachtige manieren om je boodschap meer kracht bij te zetten. Als je ze goed gebruikt tenminste.

Strooi er vandaag dus mee alsof het je lieve lust is!

UTM-trackingcodes

Door UTM-codes toe te voegen aan je URL's, zorg je ervoor dat je websitebezoekers kunt herleiden naar de content die je gepubliceerd hebt. Dat gaat als volgt. De UTM-generator voegt een vraagteken en stukjes tekst toe aan je URL. Het programma waarmee je jouw webstatistieken analyseert - bijvoorbeeld Google Analytics - herkent deze stukjes tekst en wijst de meegegeven bron, medium en campagne toe aan de bezoeker. Zo kun je direct zien welke content tot het meeste bezoek leidt en welk gedrag deze mensen vertonen op jouw website.

Wanneer je bovendien ook nog doelen hebt ingesteld in jouw webanalysetool kun je zelfs zien of de bezoeker die via een tweet op jouw site komt daadwerkelijk jouw gewenste doel behaalt, bijvoorbeeld een conversie.

Zo maak je via Coosto een UTM code:

• Klik vanuit de publicatiemodule op UTM genereren
• Voer de URL in die je wilt posten via social media
• Vul een medium in, bijvoorbeeld ‘content’ of ‘socialmedia’
• Vul een campagnenaam in, bijvoorbeeld ‘hypotheek’ of ‘spaarrekening’
• Vul een bron in. Wij hebben dit voorgedefinieerd op respectievelijk Twitter en Facebook, maar dit kun je natuurlijk wijzigen
• Dan kun je optioneel nog kiezen voor de velden campagneterm en campagne-inhoud, maar die laat ik nu even achterwege
• Voeg de URL toe aan je bericht door te klikken op de blauwe knop

Fictieve case: Rabobank

Ik heb 4 landingspages en dus 4 verschillende URL’s: rabobank.nl/actiepagina1, rabobank.nl/actiepagina2, rabobank.nl/actiepagina3 en rabobank.nl/actiepagina4. Ik gebruik voor al mijn berichten het medium ‘content’. Ik kies bewust niet voor ‘socialmedia’, omdat ik wellicht in de toekomst ook wil adverteren via social media en dan de naam ‘paid’ wil gebruiken. Ik heb twee campagnes lopen (‘hypotheek’ en ‘spaarrekening’) en twee bronnen (‘twitter’ en ‘facebook’). Ik heb deze 4 combinaties (hypotheek x twitter, hyptheek x facebook, spaarreking x twitter, spaarrekening x facebook) allemaal 12x gebruikt, verspreid over de 3 landingspages.

Ik wil van deze 48 (4x12) berichten weten welke campagne het best aanslaat. Niet zozeer qua likes, shares, retweets en favorites (die vind ik op de statistiekenpagina), maar ik wil de conversie op mijn eigen site weten. Ik heb in Google Analytics de doelen ingesteld en dit is het resultaat:

Hier zie ik in één oogopslag het resultaat. De actiepagina’s 2, 3 en 4 van de ‘spaarrekening’-campagne converteren niet. Twitter converteert beter dan Facebook in de hypotheekcampagne, hoewel actiepagina’s 2 en 4 minder geschikt blijken.

Kortom, door een UTM-code aan je bericht toe te voegen zie je direct het gedrag op je website. Door dit te koppelen aan je CRM-systeem, ziet sales ook direct welke bezoekers vanuit welk medium of campagne kwamen. Maar denk verder dan aankoopconversies: een doel kan natuurlijk ook een bouncepercentage of de tijd op je site zijn.

Bitly

Een groot nadeel aan UTM-codes is dat je URL langer wordt en er dus minder fraai uit gaat zien. Dit kan Bitly oplossen: Bitly verkort je URL en je kunt zelf tekst toevoegen zoals: bit.ly/2procent-rente. Je kunt zelf ook het domein veranderen: wij gebruiken bijvoorbeeld coos.to. Maar je gebruikt het niet alleen voor het uiterlijk; je wilt als social media marketeer cijfers zien. De belangrijkste functie van Bitly is het meten van de kliks op jouw link. Je ziet, als je in Bitly kijkt, direct hoeveel mensen op de URL hebben geklikt en wanneer ze dat hebben gedaan. Zie hier:

In dit geval zie ik dat een tweet die ik op 28 januari heb geplaatst, op 29 januari veel meer kliks kreeg dan op 28 januari. Dit komt doordat het toen 3x werd geretweet. Dat leverde op 30 januari nog een klik op en op 31 januari een stuk meer. Niet verwonderlijk: toen heb ik de tweet namelijk nogmaals geplaatst.

Het enige dat je in Coosto moet doen om Bitly-statistieken te verkrijgen, is jouw account koppelen (klik rechtsboven op het tandwiel, Projectinstellingen, Apps) en het vinkje aan te zetten tijdens het publiceren.

Hopelijk geeft deze blog je de inspiratie om niet alleen de engagement en het bereik van je social media content door te meten, maar ook het gedrag en de conversie. Succes met meten!

Hoe vaak zijn de Rolling Stones afgelopen weken online besproken?

Hiervoor gebruik je de zoekopdracht rolling, typ dan een spatie, en dan stones. Je vindt dan alle berichten waarin zowel de woorden rolling als stones voorkomen.

Vaak wordt het woord Rolling Stones niet voluit geschreven en wordt er gesproken over de Stones. Je kunt de zoekopdracht daarom gemakkelijk verbeteren door alleen op het woord stones te zoeken. Dan vind je alle berichten waarin het woord stones voorkomt. De berichten van onze eerste zoekopdracht zitten daar ook in.

Deze zoekopdracht levert bijna 29.000 berichten op, flink veel meer dan in onze eerste zoekopdracht. Natuurlijk kan het gebeuren dat er hierdoor ook berichten meegenomen worden die niet over de Rolling Stones gaan. Om te kijken of dat het geval is kun je altijd de berichten onderaan de pagina bekijken. Een steekproef binnen dit resultaat leert dat dat in dit geval erg meevalt. Dan heb je ook nog sociale media (met name Instagram en X) waarin mensen veel met hashtags delen en dus rollingstones als één woord noemen. Omdat wij hashtags automatisch meenemen, volstaat een zoekopdracht waarin je zoekt op stones óf op rollingstones:

Buzz rondom Pinkpop

Naast de popgroepen, wil je misschien ook wel meten hoe vaak er over Pinkpop is gesproken afgelopen weekend. Pinkpop is een unieke naam, dus door te zoeken op pinkpop krijg je schone resultaten:

In de bronnen-tab, zie je dat een groot deel van de buzz zich afspeelt op X. De meest gebruikte hashtag was #pp14, dus deze wil je ook meenemen in je meting. Daarbij spraken veel mensen tegen het officiële account van Pinkpop (@pinkpopfest), dus wil je deze berichten ook meenemen. Dan wordt dit je nieuwe zoekopdracht:

Dan zijn er wellicht ook nog mensen die Pinkpop met een spatie ertussen schrijven: pink pop. Als je zoekt in Coosto op pink pop, krijg je ook resultaten zoals dit (de woorden Pink en Pop staan er immers in). Door het tussen aanhalingstekens te zetten, optimaliseer je jouw zoekopdracht:

Het zijn niet veel extra berichten, maar het zorgt ervoor dat de buzz het magische getal van 100.000 passeert :-)!

Zon, regen en onweer: vergelijkingen

Inzicht in het aantal berichten is mooi, maar deze getallen krijgen veel meer betekenis als je zoekopdrachten gaat vergelijken. Door op het plusje achter de zoekbalk te klikken kun je tot 3 zoekopdrachten met elkaar vergelijken. Een simpel voorbeeld:

In de grafiek hieronder zien we dat er op 18 mei vooral over zon werd gesproken, op 27 mei werd er meer over regen gesproken en op 9 juni was onweer het meest besproken woord van de drie.

Dit zijn met name leuke voorbeelden. Maar bedenk eens wat je ermee kunt vergelijken: drie telefoons waartussen jij kiest, enkele stervoetballers van het Nederlands Elftal of natuurlijk je eigen merk vs. je grootste concurrenten.

Foto’s en video’s van onweer

Onder de zoekresultaten vind je altijd de gevonden berichten terug. Sommige berichten bevatten naast tekst ook foto’s of video’s. Deze kun je meteen zien door rechtsboven de berichten op het tandwiel te klikken en vervolgens "media" te selecteren.
‍

Als je dit doet voor het zoekwoord onweer OR noodweer op zondag 10 juni levert dat onderstaande plaatjes op:

Altijd op de hoogte

Wij begrijpen dat je niet de hele dag de tijd hebt om te zoeken in Coosto om op de hoogte te blijven. Typ een zoekopdracht in en stel met het wekkertje achter de zoekbalk een alert in. Wij sturen je dan direct een mail als er berichten verschijnen met daarin je zoekterm.
‍

Tip: Maak een zoekopdracht met je eigen naam, die van je bedrijf, je band of je vereniging. We sturen je dan direct een mail als er berichten verschijnen met deze naam erin.

Tot slot

Bovenstaande zoekopdrachten zijn bedoeld ter inspiratie. Ga je zelf aan de slag en wil je weten hoe onze zoektaal exact werkt? Door rechts van de zoekbalk op het lampje te klikken vind je alle zoektips.
‍

Veel plezier!

Vanaf vandaag hebben we PR-waarde toegevoegd in Coosto! Ons datascience team heeft een formule ontwikkeld waarmee we in Coosto een geldwaarde toekennen aan ieder bericht. Deze geldwaarde geeft aan wat het had gekost om hetzelfde bereik in te kopen aan advertenties. De som van de waarden per bericht waarin je merk genoemd wordt, vormt de PR-waarde van jouw merk.\

‍

Nog geen Coosto-gebruiker en geïnteresseerd in PR-waarde? Vraag een demo aan!

Nieuwssites, blogs, fora

Voor blogs, nieuwssites en fora is een formule ontwikkeld op basis van onder andere:

• Paginaweergaven van de website.
• Unieke bezoekers van de website.
• Totaal aantal artikelen op de website: hoe meer artikelen een website publiceert, hoe minder vaak een artikel waarin jouw merk wordt genoemd zal worden gelezen.
• Aantal reacties op een artikel: dit toont de populariteit van een artikel, want veel reacties geven doorgaans een indicatie van een goed gelezen artikel. Daarnaast zorgt veel interactie voor een hogere plek in zoekmachines. Voor fora weegt deze factor zwaarder omdat een topic waar veel reacties staan, ook altijd bovenaan staan.
• Plaats van het merk in het artikel: als je merk in de titel of in de eerste zin van een artikel staat, heeft dat meer waarde dan dat het aan het einde staat tussen haakjes.
• Aantal keren dat een merk is genoemd in een artikel: als je merk 5x wordt genoemd in het artikel is het meer waard dan dat je één keer wordt genoemd.
  ‍

Deze cijfers zetten we af tegen de advertentiekosten en wetenschappelijke cijfers over banner blindness. Voor nichesites (nieuwssites die zich richten op een niche, zoals Emerce, VI of IEX) is er een factor toegevoegd, omdat deze nieuwssites doorgaans een relevanter publiek bereiken dan algemene nieuwssites.
‍

De meeste cijfers zitten al sinds 2009 in Coosto, maar om per site het aantal unieke bezoekers, paginaweergaven en unieke bezoekers te weten, is een team fulltime bezig geweest met het benaderen van uitgevers om deze informatie te verzamelen van honderdduizenden websites wereldwijd.

Sociale netwerksites

Voor sociale netwerken is onder andere gekeken naar interactie, bereik en invloed, wederom afgezet tegen advertentietarieven. Middels een representatieve steekproef hebben we onderzocht wat adverteerders gemiddeld betalen per weergave op ieder netwerk. Het interactieratio, de invloedscore van de auteur en het sentiment van het bericht - er wordt een correctie uitgevoerd bij neutrale auteurs - hebben allemaal invloed op de score.

Sentiment

We hebben aan verschillende experts in het vakgebied gevraagd hoe de PR-waarde idealiter berekend zou moeten worden. Dit is leidend geweest in de formules die we hebben gedefinieerd. Uit deze gesprekken met experts kwam ook naar voren dat het niet zinvol is om te werken met positieve en negatieve PR-waarde, omdat het ene bedrijf meer waarde hecht aan hun imago en het andere bedrijf juist werkt met de vuistregel “there is no such thing as bad publicity”.
‍

Ohra maakte de afgelopen maanden al gebruik van Coosto's PR-waarde. Iris Wezenberg, Social Business Specialist bij Ohra: “Wij gebruiken de PR-waarde van Coosto om content te meten en te optimaliseren. De formule geeft ons inzicht in de berichtgeving over ons merk en onze eigen berichten en geeft een duidelijke waarde-indicatie waar we periodiek mee kunnen vergelijken.”

‍Wat kun je ermee?

We zijn ons ervan bewust dat de formule aan discussie onderhevig is, maar we zijn ervan overtuigd dat we gebruik maken van veel relevante en waardevolle statistieken. We geloven erin dat deze PR-waarde je kan helpen betere beslissingen te maken voor jouw merk. Het is een nieuwe manier om je earned media (o.a. free publicity) en owned media (o.a. je eigen posts op social) te meten.
‍

Alle Coosto-gebruikers kunnen gratis de PR-waarde van hun eigen merk monitoren. Je vindt de zoekopdracht onder je opgeslagen zoekopdrachten. Nog geen Coosto-gebruiker en geïnteresseerd in PR-waarde? Vraag een demo aan!
‍

Wat kun je meten?

Je meet alle relevante dagelijkse webcarestatistieken van 0.00u tot 23.59u lokale tijd. De volgende statistieken zijn zichtbaar in het dashboard: binnengekomen berichten, verstuurde/voltooide/openstaande reacties, servicelevel en de gemiddelde reactietijd. Je kunt deze statistieken van je hele team zien én per webcaremedewerker. Je kunt de statistieken sorteren per social media platform of per label dat je zelf hebt ingesteld. 

KPI’s

Het is natuurlijk interessant om jouw statistieken te meten, maar je wilt dit ook direct relateren aan je KPI’s. Zéker als je besluit het dashboard op te hangen op kantoor. Daarom kun je via projectinstellingen jouw KPI’s instellen voor je reactietijden, openstaande berichten en servicelevel (voltooide of gereageerde berichten binnen de deadline). Zo wordt in het dashboard direct zichtbaar hoe je scoort ten opzichte van je KPI’s en is het makkelijk om direct bij te sturen.

Het webcaredashboard is voor alle webcaregebruikers beschikbaar. Als je een dashboard publiceert, is het verplicht om het met een wachtwoord te beveiligen, zodat we zeker weten dat het dashboard door niemand aangeroepen kan worden voor wie het niet bedoeld is. Vragen? Richt je dan tot ons support center of klik op de groene knop in Coosto!

Eenmalig je basiszoekopdracht veranderen

Rondom je organisatie heb je altijd een basiszoekopdracht staan. Deze basiszoekopdracht bestaat in essentie vaak uit je organisatienaam en eventuele spelvarianten daarop, je X-account, je Facebookpagina en eventueel de berichten vanuit de organisatie zelf via de ‘author:’ operator.  Deze basiszoekopdracht is in principe altijd je vertrekpunt en heb je gecombineerd met andere opgeslagen zoekopdrachten. Voor Albert Heijn zou dit betekenen dat die zoekopdracht er als volgt uitziet:

albertheijn OR “albert heijn” OR “albert hein” OR “albert heyn” OR site:facebook.com/albertheijn OR author:albertheijn,”Albert Heijn”

Coosto plaatst automatisch een @-mention of #-hashtag voor zoektermen waarbij dit van toepassing is. Dus voor de zoekterm albertheijn geldt dat Coosto ook @albertheijnen #albertheijn vindt. Deze basiszoekopdracht rondom Albert Heijn combineer je met andere opgeslagen zoekopdrachten over bijvoorbeeld de moestuintjescampagne en de hamsterweken etc.
 

Mocht je als Albert Heijn merken dat je nog veel berichten mist, omdat mensen het in hun social media berichten vaak over “de appie” hebben dan kan je dit nu eenvoudig aanpassen. Door eenmalig de zoekterm “de appie” aan de basiszoekopdracht toe te voegen en deze te overschrijven wordt dit ook automatisch aangepast in de zoekopdrachten waarin je de albert heijn-zoekopdracht als filter gebruikt.

Snel kunnen schakelen als de situatie erom vraagt

Organisaties hebben te maken met situaties die zich continu voordoen, situaties die zeker elk jaar weer terugkomen en situaties die zich onverwachts kunnen voordoen. Voor elke situatie geldt dat je zo goed mogelijk voorbereid wilt zijn en de ontwikkeling van zo’n situatie met behulp van social media monitoring inzichtelijk wilt maken. Op het moment dat je als organisatie een set standaardzoekopdrachten hebt klaarstaan rondom deze verschillende situaties ben je in staat om hier eenvoudig combinaties van te maken en als de situatie zich ernaar voordoet snel te kunnen handelen.

Er vinden jaarlijks verschillende terugkerende evenementen plaats waar je je bijvoorbeeld als gemeente goed op kunt voorbereiden. Denk aan een evenement als Koningsdag, waarbij je social media monitoring wilt inzetten om op de hoogte te zijn van alle activiteiten in jouw gemeente. Door eenmalig een zoekopdracht rondom koningsdag te maken kun je deze elk jaar weer eenvoudig toevoegen aan de basiszoekopdracht rondom jouw gemeente.

Maar hetzelfde geldt voor situaties die zich meer onverwacht kunnen voordoen. Stel dat er plotseling hevige sneeuwval en ijzel ontstaat en de wegen binnen je gemeente onbegaanbaar aan het worden zijn. In zo’n situatie wil je snel kunnen schakelen en via social media monitoring de situatie inzichtelijk maken om de veiligheid te kunnen waarborgen. Het enige wat je nu hoeft te doen is je basiszoekopdracht te openen en je eerder opgeslagen zoekopdracht rondom ‘gladheid’ hieraan toevoegen.    

Organisaties met meerdere merken

Sanoma is een organisatie waar veel grote merken (LINDA., Donald Duck, Autoweek, VTWonen etc.) onder vallen. Voor elk merk geldt dat er een aantal overkoepelende thema’s terugkomen, zoals de abonnementsprijs, de bezorging van het magazine of bijvoorbeeld abonnees die een wijziging willen doorgeven. Op het moment dat je voor elk thema een zoekopdracht hebt klaar staan is deze zoekopdracht nu eenvoudig bij elk merk in of uit te sluiten.

Stel dat je als Sanoma voor elk merk wilt weten hoeveel social media berichten er rondom de abonnementsprijs worden geplaatst en wat het sentiment daarvan is. Omdat je al een generieke zoekopdracht rondom de abonnementsprijs klaar hebt staan hoef je deze alleen nog maar te koppelen aan de zoekopdracht van het merk. Maar andersom kan natuurlijk ook. Op het moment dat je een social media analyse wilt maken over een merk, maar berichten over de abonnementsprijs niet relevant zijn, dan kan je nu eenvoudig in één keer al die berichten uitsluiten.

Voordelen van de filterzoekopdracht

Door gebruik te maken van deze nieuwe feature bespaar je veel tijd en is het mogelijk snel te schakelen als de situatie erom vraagt. Je hoeft geen nieuwe zoekopdracht meer te maken of een oude zoekopdracht te zoeken, omdat je vanuit de ‘Filter’-opties bij de zoekopdracht zelf direct een eerder opgeslagen zoekopdracht kan selecteren en combineren door deze in of uit te sluiten.

Daarnaast levert een combinatie van zoekopdrachten zeer betrouwbare zoekresultaten op, omdat je in één keer een hele set zoekresultaten uitsluit of juist toevoegt.  

Om deze nieuwe feature goed te kunnen gebruiken is het van belang om een set zoekopdrachten klaar te hebben staan die verschillende thema’s en situaties dekken, waarvan je weet dat je deze wilt kunnen combineren wanneer de situatie erom vraagt. Neem gerust contact op indien wij je hier mee kunnen helpen en een monitoring omgeving voor je kunnen inrichten waarmee je op een snelle en eenvoudige manier verschillende situaties kunt monitoren.

Niettemin zien we nog altijd een worsteling. Sommige bedrijven zijn angstig om de eerste stappen te zetten naar klantenservice via social media. Ook is er twijfel waar ze de werkzaamheden moeten onderbrengen: valt het onder de afdeling Communicatie of Klantenservice? De heilige graal is er niet, ieder bedrijf richt het op zijn eigen manier in. Feit is wel dat webcare steeds meer professionaliseert. Wil je starten met webcare of je webcare optimaliseren en toewerken naar die 100% klanttevredenheid? Hier lees je 9 tips en aanbevelingen hoe je webcare het beste in kan zetten voor customer support.

1. Verhoog de snelheid met workflowinstellingen

Natuurlijk, persoonlijk contact is superbelangrijk bij klantenservice, maar efficiëntie ook. We hebben namelijk net al gezien dat er steeds meer gestuurd wordt op service level en reactietijden. Hoe rijm je die efficiëntieslag met het persoonlijke contact?

Hiervoor hanteer je de digitale instellingen om een automatische workflow te gebruiken die aansluit bij jouw serviceproces. Je kunt automatisch de berichten of klantcases laten verdelen door engage feeds die je in kan stellen per onderwerp, platform, prioriteit, sentiment of auteurstype. Deze wijs je dan toe aan bepaalde personen. Laat ze daarnaast verschijnen in verschillende kolommen gesorteerd op onderwerp, prioriteit, product, klantgroep of social media platform. Stel van tevoren in wie met welke social media accounts mag reageren, wie goedkeuring nodig heeft op zijn berichten en hoe de automatische handtekening van je medewerkers eruit moet zien. Grote én kleine klantenserviceteams kunnen op deze manier snel reageren op online berichten en klachten afhandelen.

Bij onze gebruikers zien we dat een bepaalde handeling heel vaak wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld: er komt een vraag binnen die jij als webcaremedewerker niet kunt oppakken en die moet worden opgepakt door iemand van de afdeling ‘Hypotheken’. Je wilt het bericht dus toewijzen aan Jeroen van het klantenserviceteam Hypotheken, je wilt het label ‘Vraag’ en ‘Hypotheken’ toekennen, je wilt de memo ‘Hoi Jeroen, kun jij hiernaar kijken’ toevoegen en je wilt naar de vraagsteller reageren “bedankt voor je vraag, ik heb het doorgezet naar Jeroen van ons klantenserviceteam en hij reageert binnen 3 uur! ^TR”. Daarnaast wil je elk bericht dat je het label ‘Compliment’ toekent ook liken op X, Facebook en Instagram. Zulke handelingen zijn redelijk arbeidsintensief, terwijl je deze handeling misschien wel twintig keer per dag uitvoert. 

Met macro’s kun je één handeling of meerdere handelingen opslaan als één macro. Dat kan een standaardreactie zijn, dat kan het toekennen van een label of toewijzing aan een persoon zijn. Hiermee is je webcare semi-geautomatiseerd: je voert zelf de regie, maar kunt wel zelf op een knop drukken waarmee je heel veel handelingen tegelijk uitvoert.

2. Schat het humeur van je klant in

Met webcare kun je de klant in veel gevallen zelfs beter helpen dan via de telefoon. Je hebt namelijk alle informatie die je nodig hebt om een klant te helpen direct bij de hand. Profielinformatie vanuit het sociale web, maar ook klantinformatie vanuit je CRM-systeem en de gesprekshistorie is direct zichtbaar wanneer je een bericht in je webcare-inbox bekijkt. Zo hoef je klanten nooit meer te vragen naar eerdere contactmomenten en klantnummers, zodat je samen met je gesprekspartner kunt focussen op het oplossen van een probleem of het geven van de gewenste informatie.

Check het sentiment van je klant. Is het een notoire zeur? Of is het niet per se een zeur, maar zijn wel alle berichten over jouw product, dienst of winkel negatief? Misschien kun je iets extra’s doen om deze persoon tevreden te stellen of iemand zo aardig mogelijk te bejegenen in je taalgebruik.

Ook kan het interessant zijn om naar de combinatie van sentiment en CRM-info te kijken. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een vaste klant die klaagt op X direct op te bellen.

3. Zorg voor een vast contactpersoon per klant

Een conversatie met een klant is een verzameling van publieke berichten en privéberichten tussen jou en één auteur over een bepaald onderwerp. Deze kan dus ook bestaan uit 100 berichten, waardoor deze mogelijk ook honderd keer in de webcare-inbox van je medewerkers verschijnt. Je behandelt nooit per ongeluk dezelfde klantcase wanneer je gebruik maakt van automatische case management. Op het moment dat een klant overschakelt naar een ander type bericht (“Bedankt voor het oplossen van m’n WiFi-probleem, alleen nu stoort de digitale tv”), kun je gewoon een nieuwe case starten. Als je een case afsluit en iemand start na een week weer een nieuw gesprek, wordt dit gezien als nieuwe case. Zo heeft elke klant een vast contactpersoon en ben je als contactpersoon als enige verantwoordelijk voor de afhandeling.

Het is bovendien bevorderend voor de workflow van het hele team. Jij bent de enige die de bijbehorende berichten ziet, zodat jij en je collega’s overzicht kunnen houden. Wanneer je een case actief overdraagt ziet de ander direct alle klantinformatie, zoals gesprekshistorie, algemeen sentiment, lijstlidmaatschap of memo’s van andere teamleden in beeld en wordt de case van jouw inbox naar die van de ander overgezet. Nadat je gereageerd hebt, verdwijnt de case automatisch uit je inbox naar ‘in afwachting’. De discussie verschijnt pas weer in je webcare-inbox als de klant een reactie daarop verstuurd. Voor de klant is het beter dat hij maar door één persoon geholpen wordt en voor de agent is het beter dat hij niet de hele tijd om een nog niet afgehandelde discussie heen moet werken.

4. Meet hoeveel klanten je hebt geholpen

Een vraag aan de telefoon is meestal aan het eind van het gesprek beantwoord, terwijl een vraag via sociale media soms enkele berichten duurt. Daarbij start de discussie vaak openbaar en wordt het gesprek via privéberichten afgerond. Kortom, één telefoontje staat niet gelijk aan één social media post. We merken dat veel agents daarom geneigd zijn om auteurs te tellen in plaats van berichten, maar beide is suboptimaal. Eén auteur heeft –zeker gedurende een lange periode- vaak meerdere vragen gesteld. Het is realistischer om het aantal cases te meten in plaats van het aantal berichten, omdat je dan meet hoe vaak een team of een teamlid mensen daadwerkelijk geholpen heeft. Je kunt zo ook de reactietijd niet alleen per bericht, maar ook per case meten. De klantenservicemanager kan bovendien op het real-time dashboard de status beter meten op basis van het aantal openstaande en gesloten cases. Daarom is het niet alleen prettig voor de workflow om met cases te werken, maar ook voor het meten van je klantenservice-performance.

5. Werk samen als je het even niet meer weet

Heb je een bericht waarvan je niet meteen weet hoe je erop moet reageren? Wijs gemakkelijk berichten toe aan andere teamleden, stel anderen op de hoogte per e-mail of vraag goedkeuring aan je teamleider via een knop bij je bericht. Als manager van je klantenserviceteam wil je natuurlijk snel berichten kunnen goedkeuren of afkeuren. Je stelt bijvoorbeeld in dat je van vijf medewerkers, die nog geen twee maanden in dienst zijn, de antwoorden wilt lezen voor ze eruit gaan. Zij kunnen dan de reactie geven, terwijl jij als manager alleen maar op goedkeuren of afkeuren hoeft te klikken, eventueel voorzien van uitleg. Zo hou je de kwaliteit en de snelheid in de hand.

6. Interpreteer KPI's en stuur live bij

De statistieken in een rapportage zijn voor jou en voor het hoger management handig om beslissingen op te maken. Maar je wilt ook real-time inzicht in de performance van de customer service hebben. Monitor daarvoor de performance via real-time dashboards die je ophangt op de hele afdeling op basis van responstijd, openstaande cases en klantsentiment. Met de uitgebreide rapporteerfuncties en het performance dashboard kun je de webcare-agents, supportafdelingen en het volledige webcareteam voortdurend monitoren en evalueren. Loopt het uit de hand? Dan kun je bijvoorbeeld zelf bijspringen of anderen inschakelen. Zo heb je continu de controle over jouw online klantenservice.
 

Om nog gemakkelijker je servicelevel, reactietijden en maximaal aantal openstaande berichten te monitoren kun je als beheerder nu ook KPI’s instellen. Je kunt dan direct in het live dashboard en je rapportages zien hoe je scoort ten opzichte van je KPI’s en of je je KPI’s die dag behaalt. Zo kun je live zien waar je op moet bijsturen. 
Dat kun je zien voor je hele team, voor delen van je team en per medewerker. Zo kun je reactietijd, het aandeel reacties en voltooide berichten binnen de deadline en maximaal aantal openstaande berichten per medewerker instellen. Om de KPI’s goed te kunnen berekenen, vul je ook de werktijden van de agents in bij de instellingen. Zijn er agents die trager reageren dan de rest en minder berichten afhandelen? Waar ligt dat aan? Je kunt bijvoorbeeld nieuwe medewerkers andere KPI’s geven dan je topmedewerkers. Wil je liever niet dat je medewerkers zien hoe ze ten opzichte van elkaar scoren? Binnen het dashboard stel je in of deze KPI’s wel of niet weergegeven moeten worden.
Naast de medewerkers en de tijd kan het platform ook verschillen: een bericht op Klacht.nl beantwoord je bijvoorbeeld uitgebreider dan een tweet en duurt daardoor langer. Tot slot is er ook nog het onderwerp dat van betekenis kan zijn: worden de vragen over Onderwerp X altijd trager beantwoord dan vragen over Onderwerp Y? Kijk dan of je daar iets aan kunt doen. 

7. Schat je bezetting in op basis van data

Door data-analyse is het steeds eenvoudiger om drukte te voorspellen. Hiervoor analyseer je de tijden waarop consumenten het vaakst een gesprek aanknopen. Wanneer word je ge@-mentioned, er op je Facebookpagina geschreven, Whatsapp-berichten naar je verstuurd, berichten over je gepost op klachtenfora of op je eigen klantenforum gekeken en geschreven? Is dit om 8 uur of
16 uur? Maandag of donderdag? In welke maanden is het niet druk en op welke dagen van de maand juist wel? Met Coosto zie je dit direct terug op je tijdswidget. Zo weet je precies of je de klantenservicetijden voor webcare moet aanpassen, verschuiven, verruimen of verkorten en kun je online zijn wanneer je doelgroep dat is. Ziggo gebruikt de tijdsanalyse in Coosto regelmatig om de bezetting van de klantenservice te plannen. Is de woensdagavond bijvoorbeeld altijd druk? Dan kun je ervoor kiezen je openingstijden te verruimen. Beginnen consumenten in de zomer een uurtje eerder tegen jouw merk te praten? Dan is het voor jou interessant om een uur eerder te beginnen met terugpraten. Is de buzz in december een stuk hoger dan in januari, maar stoppen de berichten met kerst? Hou hier dan rekening mee in de bezetting. Als we ’s middags trager reageren dan ’s ochtends, dan is het wellicht raadzaam te schuiven in de bezetting.
 

8. Stuur ook proactief berichten

Reageer ook op social media berichten die niet direct aan jou gericht zijn (proactieve webcare). Zoek buiten je eigen Facebookpagina en klantenforum op berichten waarin je wel genoemd wordt, maar geen @mention of hashtag bevat. Zo kun je ook mensen helpen die daar niet expliciet om gevraagd hebben en maak je nog meer mensen blij. Vermeld altijd wel in je eerste berichtje hoe en waarom je hun bericht hebt gevonden.

9. Deel social media berichten met collega's

Laat het hele bedrijf meegenieten van de complimenten op social media via een live dashboard in de kantine of de lift. Toon ook de meest gestelde vragen en ook het aantal klachten. Deze transparantie zorgt ervoor dat anderen in het bedrijf meer binding met de klant krijgt en meer waardering voor de klantenservice. Met Coosto stel je gemakkelijk je eigen real-time dashboard samen.