Contentplanning: het verschil tussen succesvolle en falende contentmarketeers

Hoe belangrijk ook: een contentstrategie of contentplan heeft nog nooit één conversie, interactie of impressie opgeleverd. Meetbaar contentresultaat wordt geboekt met een daadwerkelijke uiting – content - die uit zo’n strategie of plan voortvloeit. Maar de totstandkoming van content is nog niet zo vanzelfsprekend. Wie moet ermee aan de slag? Wanneer is de deadline? En wie is verantwoordelijk voor verspreiding, promotie en analyse? Het zijn deze logistieke elementen van contentmarketing die we ‘contentplanning’ noemen; de basis van een vlekkeloos succesverhaal.

Wat is het verschil tussen een contentplan en een contentplanning?

Een contentplanning is onderdeel van een contentplan. Een contentplan vertelt hoe de bovenliggende contentstrategie vertaald wordt naar concrete contentuitingen. Je begint met een centraal verhaal, waarbij je ook oog hebt voor de uitwerking van dat verhaal. Je beschrijft in dat plan daarnaast de benodigde verspreiding, activatie én analyse om van je content een succes te maken. Vervolgens worden alle taken geplot op een tijdlijn. Die tijdlijn is de contentplanning. 

Waarom is een contentplanning belangrijk?

Een contentstrategie is de basis en een contentplan het vervolg. Toch gaat content pas leven bij de contentplanning-fase. Je gaat dan namelijk van een papieren werkelijkheid naar de ‘echte’ werkelijkheid. Maar los van het feit dat een contentplanning een logisch vervolg is op de voorgaande stappen, zijn er nog 3 andere essentiële voordelen van een contentplanning:

1. Samenwerken gaat vloeiender

Door met iedereen die betrokken is bij jouw contentmarketing een contentplanning vast te leggen, ga je de samenwerking direct verbeteren. Je maakt met een contentplanning namelijk inzichtelijk wie welke taken moet gaan uitvoeren. Daardoor creëer je duidelijkheid en verantwoordelijkheidsgevoel bij alle betrokkenen. 

Ook ga je knelpunten en problemen met behulp van een contentplanning beter herkennen. Misschien zijn er bijvoorbeeld onderlinge afhankelijkheden of andere projecten die ervoor zorgen dat taken meer tijd kosten dan je had ingeschat zonder contentplanning. Zo kan een contentdesigner soms pas aan de slag als de copywriter zijn deel heeft afgerond. Of is een copywriter afhankelijk van informatie vanuit een andere afdeling. Door dit van tevoren inzichtelijk te maken, schep je de juiste verwachtingen, wat de samenwerking ten goede komt. Het maakt bovendien dat je beter kunt inschatten in hoeverre deadlines realistisch zijn en hoeveel uur je moet uittrekken voor de afronding van een contentplan. 

2. Je kunt prioriteiten stellen

Een contentplanning helpt je bovendien bij het stellen van de juiste prioriteiten. Wie ad hoc met contentmarketing aan de slag gaat, loopt namelijk het risico dat de minst belangrijke taken eerst worden gedaan. Simpelweg omdat ze het gemakkelijkst uit te voeren zijn, of het leukst om direct op te pakken. Zodra tijd schaars wordt en je wordt gedwongen je werk af te ronden, heb je de nice-to-have content afgerond, maar ontbreekt de need-to-have content. 

Het voordeel van een contentplanning is dat je je werk kan structureren op basis van prioriteit. Plan de kern van je verhaal – met de belangrijkste content – eerst in. Als er daarna nog tijd over blijkt te zijn, kun je de ‘schil’ aan extra content creëren. Mocht die tijd er niet zijn, doordat het volgende project bijvoorbeeld alweer voor de deur staat, heb je in elk geval de basis van je verhaal staan.  

3. Je garandeert dat werk gedaan wordt

Vrijblijvendheid is het grootste gevaar van ieder team dat productief wil zijn. Je kunt nog zulke goede intenties hebben, als je taken niet daadwerkelijk inplant, is de kans klein dat ze gebeuren. Als puntje bij paaltje komt is er altijd wel iets dat urgenter is, of er komt een (content)project voorbij waar wél een duidelijke planning voor gemaakt is.

Met een contentplanning reserveer je alvast een plekje in de agenda van alle betrokkenen, en je zorgt ervoor dat je intenties tastbaar worden. Je hebt zo de garantie dat het werk ook echt uitgevoerd gaat worden. 

Welke onderdelen bevat een contentplan?

Wie contentplanning zegt, denkt al gauw aan creatie: wie gaat de benodigde content wanneer maken? Toch zijn er meer elementen die je in je planning moet opnemen om er een succes van te maken. In totaal onderscheiden we 3 fases:

A. Creatiefase

Een contentplanning begint met de creatiefase. Hierin beantwoord je de volgende vragen:

•    Welke taken moeten er gedaan worden?
•    Wie gaat welke taak uitvoeren?
•    Wanneer kan de uitvoering van een taak beginnen?
•    Wanneer moet een taak af zijn?

Het is verstandig om alle taken uit te schrijven, deze toe te wijzen aan een persoon (of meerdere personen) en er vervolgens de juiste periode op te plakken. Onderlinge afhankelijkheden worden hierdoor duidelijk én inzichtelijk voor alle betrokkenen. Dat maakt het een stuk overzichtelijker. 

B. Activatie- en promotiefase

Contentmarketing is natuurlijk meer dan contentcreatie. Het gaat er ook om dat je met de gecreëerde content een publiek weet te bereiken. Met andere woorden, je moet je content gaan promoten. Toch gaat daar een andere fase aan vooraf: de activatiefase. 

Deze activatiefase is een interne fase waarin je ervoor zorgt dat alle stakeholders op de hoogte zijn van de gecreëerde content en de content ook daadwerkelijk kunnen gaan gebruiken. Dat kan de directe opdrachtgever zijn, maar bijvoorbeeld ook je sales- of marketingcollega’s. Alleen als zij de op de hoogte zijn en de content effectief kunnen inzetten, ga je maximaal effect met je content bewerkstelligen. 

In deze fase beantwoord je de volgende vragen:

•    Welke stakeholders moeten geïnformeerd worden?
•    Welke informatie hebben zij nodig om de content effectief te gaan gebruiken?
•    Wanneer moeten de stakeholders geïnformeerd worden?
•    Wie is hiervoor verantwoordelijk?

Pas als iedereen intern op de hoogte is en klaar is om de content te gaan inzetten, kan de promotiefase van je contentplanning starten. In deze fase ga je de content extern verspreiden om zoveel mogelijk mensen uit je ideale publiek te bereiken. 

Daarvoor moet je in jouw contentplanning antwoord geven op de volgende vragen:

•    Via welke kanalen gaan we de content verspreiden?
•    Wie is verantwoordelijk voor welk kanaal?
•    Wanneer wordt de content verspreid op ieder kanaal?

Tip: om de antwoorden op deze vragen in één document overzichtelijk samen te vatten, biedt een contentkalender uitkomst. 

C. Analysefase

Last but not least: de analysefase. Deze fase wordt niet vaak meegenomen in een contentplanning, en dat is een onverstandige keuze. Je loopt namelijk het risico dat de analyse ondersneeuwt of zelfs helemaal niet gebeurt, doordat je hem simpelweg uit het oog verliest. Wie heeft er tenslotte ad hoc tijd om een uitgebreide analyse te doen? De ervaring leert dat de contentanalyse er dan vaak bij inschiet. 

Door ook de analyse in te plannen, maak je de cirkel rond. Je weet zeker dat je inzicht gaat krijgen in de resultaten, zodat je die kunt gebruiken voor een volgend contentplan. Beantwoord daarvoor deze vragen:

•    Wie is verantwoordelijk voor de analyse van alle resultaten?
•    Wanneer moet de analyse plaatsvinden?
•    Met wie worden de uitkomsten gedeeld?

Zo zie je dat het maken van een contentplanning tal van voordelen heeft. Door op voorhand stil te staan bij de creatie-, activatie- en analysefase, ga je beter samenwerken, kun je prioriteiten stellen en heb je de garantie dat taken daadwerkelijk worden uitgevoerd. Ga direct zelf aan de slag met een contentplan en onderliggende contentplanning met behulp van het template hieronder.